6 exemples de différences culturelles dans la communication d'entreprise

Berlitz -

Que vous travailliez à l'étranger ou que vous soyez en contact avec des collègues ou des partenaires commerciaux basés ailleurs dans le monde, savoir communiquer efficacement avec des personnes issues d'autres cultures est une compétence professionnelle essentielle, et de plus en plus importante dans l'environnement de travail actuel.

Il est parfois difficile de trouver un terrain d'entente avec des collègues ou partenaires issus d'autres cultures, surtout lorsque leurs coutumes et pratiques commerciales semblent étrangères aux vôtres. Voici donc quelques exemples de différences culturelles en matière de communication sur le lieu de travail, ainsi que quelques conseils simples pour vous aider à mieux comprendre vos homologues étrangers.

1. Les e-mails et les appels téléphoniques

Les conférences téléphoniques peuvent être très efficaces pour faciliter la communication d'entreprise et la coopération au sein d'entreprises multinationales. Cependant, des problèmes peuvent également survenir lorsque les participants n'ont pas les mêmes attentes.

Voyons comment différentes cultures peuvent aborder ce type de communication interculturelle. Les Brésiliens, par exemple, peuvent avoir besoin d'établir un contact personnel avant d’entrer dans le vif du sujet. Ils aiment également que l'on situe une demande dans son contexte.

Les petites discussions informelles sont souvent importantes pour nouer des relations de travail avec des Américains. Les Britanniques, quant à eux, aiment faire preuve d'humour dans leurs échanges professionnels, tandis que leurs collègues chinois ont pour coutume de consulter le groupe ou leur patron avant de répondre à une question.

Avant tout échange de fond sur un sujet, il est généralement préférable d'envoyer un e-mail pour communiquer en amont les informations importantes, en prenant soin de respecter les différences culturelles lorsque l'on s'adresse aux gens (par exemple, en utilisant les prénoms aux États-Unis et les titres en Autriche).

Prenez-soin de faire suivre vos e-mails par des communications téléphoniques ou en face à face, en particulier lorsque vous coopérez avec des cultures qui favorisent les contacts humains.

La conférence téléphonique en elle-même doit avoir une structure claire, et permettre à chaque participant de prendre la parole. Assurez-vous que tout le monde soit impliqué en consultant toutes les personnes concernées, et souvenez-vous que certains doivent peut-être recueillir l'avis d'un groupe ou d'un supérieur hiérarchique avant d'exprimer leur opinion.

Les événements se dérouleront beaucoup plus aisément si tout le monde se sent bien informé et impliqué.

2. Les présentations

Prenez en compte la façon dont les gens issus de pays différents abordent les objectifs fixés. Les cultures orientées vers l'avenir comme la culture nord-américaine, aiment se projeter dans le futur en spéculant sur les avantages potentiels d'un produit, tandis que des personnes issues de culture qui valorisent le passé, comme les personnes venant d'Inde ou de Chine, sont plutôt convaincus par la fiabilité d'un produit qui a déjà fait la preuve de ses performances. C'est pourquoi les styles de présentation varient d'une culture à l'autre. De la même façon certains préfèrent se concentrer sur la "vue d'ensemble" avant de se concentrer sur les détails, ou inversement. Certains apprécient les interactions avec les participants, d'autres pas. Ou encore des présentations réalisées par des personnes dont la culture n’incite pas à replacer les discussions dans un contexte se concentreront uniquement sur les faits. 

Une conférence internationale réussie repose donc sur la capacité à transmettre l'information d'une manière qui plaise à tout le monde - renseignez-vous et pensez à votre style de communication, à vos gestes et à votre langage corporel lorsque vous présentez votre sujet.

3. Les réunions (et comment les rendre plus productives)

Les grands événements comme les réunions commerciales internationales sont vite susceptibles de mener au chaos si la communication entre les groupes de chaque pays est insuffisante. Par exemple s'il n'y a pas de programme précis, les participants risquent d'arriver en retard ou de repartir trop tôt, et une certaine frustration peut apparaître s'il reste trop peu de temps pour couvrir tous les sujets. Certains participants ne seront peut-être pas assez concentrés pendant les présentations, ou ne se rendront pas aux repas comme prévu.

Évitez les malentendus en définissant clairement les objectifs d'une réunion et en précisant aux intervenants ce qui est attendu d'eux. N'oubliez pas que la perception des participants peut être très différente de la vôtre - il est très important de tenir compte des exigences linguistiques, pensez aux services d'interprétation et de traduction, ainsi qu'aux différents régimes alimentaires, s'il y a lieu.

Durant la réunion, prévoyez suffisamment de temps pour permettre des échanges et des interactions sociales. Définissez ce qui est attendu des participants et gardez l'esprit ouvert en tenant compte de leurs préférences culturelles.

4. Les interactions sociales

Les cultures fortement axées sur l’individu trouvent les interactions sociales très importantes. En effet, apprendre à connaître autrui est nécessaire pour faire des affaires ensemble. Vous pouvez être invité à sortir dans de nombreux pays, et souvent dans des endroits quelque peu surprenants pour vous - comme un bar karaoké au Japon ou un sauna en Finlande.

Essayez de vous renseigner sur les coutumes avant un voyage, et profitez de ces invitations pour mieux faire connaissance et créer un climat de confiance. Non seulement cela vous sera profitable sur le plan professionnel car vous vous ferez de nouveaux contacts, mais vous vivrez également quelque chose de nouveau ! En manifestant de l'intérêt, vous pourrez beaucoup plus facilement vous concentrer sur des négociations d'affaires le moment venu.

5. Les négociations

Les négociations commerciales s'avèrent souvent délicates, mais elles le sont encore plus en cas d'incompréhensions culturelles. Par exemple, la culture chinoise valorise l'hospitalité et la nécessité de mieux connaître ses partenaires commerciaux avant de conclure un accord - il est donc très important de participer à des repas ensemble, et plus généralement il faut du temps avant que les accords ne soient pris. Pour un visiteur américain, cette approche pourrait au contraire sembler contre-productive.

Pensez à ce que serait le meilleur environnement pour les négociations, aux personnes à impliquer, et même à d'autres détails comme les vêtements et l'aménagement de la pièce - comme pour beaucoup des scénarios ci-dessus, être sensible à des facteurs culturels comme ceux-ci peut faire toute la différence lorsque vous créez des relations.

6. Les équipes

La communication est grandement facilitée lorsque les rôles et les attentes sont clairs et qu'une formation à la communication interculturelle a été mise en place. Cela est particulièrement important pour la gestion d'équipes venant du monde entier. Soyez attentifs aux différents styles de communication - certains peuvent être plus directs que d'autres.

Prenez le temps d'établir des relations en face à face avant de passer à la communication virtuelle, et assurez-vous d'inclure tous les membres de l'équipe dans la prise de décision à tous les stades du projet. Une fois que vous avez identifié les différences culturelles qui pourraient conduire à des problèmes de communication ou à des malentendus, trouvez un terrain d'entente et décidez de la manière dont vous voulez travailler ensemble.

Comme dans tous les aspects des affaires, une bonne communication facilite grandement le travail. Même si cela peut sembler décourageant d'avoir affaire à des collègues si culturellement différents, il est important de vous former, vous et vos employés, à la manière d'aborder toute situation potentiellement délicate.

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