Conformité en milieu de travail au Québec : comment respecter les exigences de la Loi 96 en 2026

La conformité à la Loi 96 n'est pas une formalité à remplir une fois. C'est une pratique de tous les jours.

La plupart des employeurs québécois savent que la Loi 96 existe. Beaucoup moins ont vérifié si leurs offres d'emploi, leurs contrats et leurs communications courantes la respectent vraiment. C'est dans l'écart entre « on connaît la loi » et « on est conforme » que les problèmes commencent.

Ce guide vous propose un audit pratique en six étapes, que vous pouvez mener dans votre propre organisation. Il couvre aussi l'étape que la plupart des listes juridiques oublient : s'assurer que vos employés peuvent réellement travailler en français. C'est là qu'intervient la formation en français des affaires.

Table des matières

• La conformité est une pratique quotidienne, pas une formalité ponctuelle
• Étape 1 : corrigez vos offres d'emploi et vos documents d'embauche
• Étape 2 : passez en revue les contrats et les documents RH
• Étape 3 : faites du français la langue par défaut des communications internes
• Étape 4 : protégez vos employés contre la discrimination fondée sur la langue
• Étape 5 : formez les gens, pas seulement les documents
• Étape 6 : documentez tout avant votre prochain rapport
• Votre liste de vérification de 10 minutes
• Questions fréquentes

La conformité est une pratique quotidienne, pas une formalité ponctuelle

S'inscrire auprès de l'Office québécois de la langue française (OQLF) est une étape importante, mais ce n'est pas la ligne d'arrivée. La loi veut que le français soit la langue normale et habituelle du travail, et cela se joue dans des dizaines de petites décisions que votre équipe prend chaque semaine.

Selon les indications de l'OQLF pour les entreprises, la francisation porte sur la façon dont votre organisation fonctionne réellement, pas seulement sur ce que vous avez déposé. Voilà pourquoi un projet de traduction ponctuel règle rarement le problème. Les étapes qui suivent traitent la conformité comme une habitude continue, que votre équipe RH peut vérifier régulièrement.

Étape 1 : corrigez vos offres d'emploi et vos documents d'embauche

L'embauche est souvent l'endroit où les employeurs trébuchent sans s'en rendre compte. Les offres d'emploi pour des postes au Québec doivent être disponibles en français. Si vous publiez une version dans une autre langue, la version française doit paraître en même temps, avec au moins la même visibilité.

La règle la plus délicate concerne les exigences linguistiques. Si un poste exige l'anglais ou une autre langue, vous devez pouvoir justifier pourquoi. Il faut montrer que vous avez pris des mesures raisonnables pour éviter cette exigence, par exemple en vérifiant si les tâches l'imposent vraiment. « Nous préférons des candidats bilingues » ne suffit pas comme justification.

Commencez par rassembler toutes vos offres actives et tous vos modèles d'offres. Pour chacune, posez-vous deux questions : existe-t-il une version française, et puis-je expliquer par écrit pourquoi une exigence dans une autre langue est vraiment nécessaire?

Étape 2 : passez en revue les contrats et les documents RH

Les lettres d'offre, les contrats individuels de travail, les avis de mutation et de promotion et les autres documents RH du même type doivent être remis en français. Les employés peuvent demander de les recevoir dans une autre langue, mais la version française vient en premier. On ne peut ni l'omettre, ni la traiter en second plan.

Si vous offrez aussi des formulaires de candidature, des documents sur les conditions de travail ou des manuels de formation en anglais, les versions françaises doivent être offertes à des conditions au moins aussi avantageuses. Concrètement, cela veut dire aucun délai supplémentaire, aucune étape de plus et aucune qualité moindre pour la copie française.

Un formulaire d'accusé de réception, court et simple, est une mesure que bien des employeurs adoptent. Il consigne le moment où un employé choisit de recevoir ses documents dans une autre langue, ce qui permet de démontrer que le choix venait de lui, et non d'une langue imposée par défaut.

Étape 3 : faites du français la langue par défaut des communications internes

Les communications écrites adressées aux employés (mises à jour de politiques, annonces des RH, matériel de formation) devraient être en français par défaut. L'anglais peut suivre sur demande, mais il ne devrait pas remplacer l'original français.

La communication orale est plus difficile à vérifier, mais c'est elle qui façonne la vraie langue de votre milieu de travail. Si les réunions de tout le personnel, les séances d'accueil et les rencontres avec les gestionnaires se déroulent discrètement en anglais, votre conformité sur papier aura meilleure allure que votre pratique réelle.

Posez-vous une question bien simple : un employé francophone pourrait-il faire tout son travail ici sans avoir besoin de l'anglais? Si la réponse est « pas tout à fait », voilà votre prochain chantier.

Étape 4 : protégez vos employés contre la discrimination fondée sur la langue

Les employeurs ont aussi l'obligation de prendre des mesures raisonnables pour protéger leurs employés contre la discrimination ou le harcèlement fondés sur l'usage du français. Cette obligation s'ajoute aux règles sur les documents, et elle passe facilement inaperçue, puisqu'elle touche la culture de travail plutôt que la paperasse.

Concrètement, il faut une politique interne claire, des gestionnaires qui la comprennent et un moyen pour les employés de signaler leurs préoccupations. Une politique enfouie dans un guide de l'employé que personne ne lit ne prouvera pas grand-chose si une plainte survient.

Étape 5 : formez les gens, pas seulement les documents

Vous pouvez traduire tous vos documents et passer quand même à côté de l'esprit de la loi si la moitié de votre équipe ne se sent pas à l'aise de travailler en français. C'est l'angle mort des listes de vérification juridiques. On traduit des documents en une semaine, mais les compétences linguistiques se bâtissent en plusieurs mois.

Voilà pourquoi une formation linguistique en entreprise bien structurée a sa place dans une stratégie de conformité. Les programmes efficaces s'appuient sur le vocabulaire et les situations que vos employés vivent réellement : appels de clients, réunions d'équipe, rapports écrits, terminologie propre à votre industrie. Des cours de conversation génériques y arrivent rarement.

Le format de la formation doit aussi s'adapter à la réalité de votre entreprise. Elle peut se donner à vos bureaux, dans un centre de formation au centre-ville ou en ligne, de l'accompagnement ciblé pour quelques employés jusqu'au déploiement à l'échelle de l'entreprise.

Étape 6 : documentez tout avant votre prochain rapport

Les organisations en démarche de francisation font rapport à l'OQLF selon un cycle régulier, et de bons dossiers rendent ces rapports beaucoup plus faciles à produire. Conservez des copies des documents traduits, des politiques mises à jour, des inscriptions aux formations et de toute décision concernant les exigences linguistiques dans vos offres d'emploi.

Une bonne documentation vous protège aussi si une plainte est déposée. Pouvoir montrer ce que vous avez changé, quand et pourquoi est bien plus convaincant que d'expliquer vos intentions après coup. Un dossier partagé contenant des preuves datées suffit pour commencer.

Votre liste de vérification de 10 minutes

Servez-vous-en comme point de départ rapide. Chaque « non » devient une tâche pour votre prochaine rencontre RH.

• Chaque offre d'emploi active existe-t-elle en français, publiée en même temps que toute autre version?
• Pouvez-vous justifier par écrit chaque exigence linguistique autre que le français?
• Les contrats et les lettres d'offre sont-ils remis d'abord en français?
• Les versions françaises des documents RH sont-elles offertes à des conditions au moins aussi avantageuses que les autres?
• Tenez-vous un registre des employés qui ont demandé des documents dans une autre langue?
• Les communications écrites au personnel sont-elles envoyées en français par défaut?
• Existe-t-il une politique interne claire contre la discrimination fondée sur la langue?
• Vos employés peuvent-ils faire tout leur travail en français sans compter sur l'anglais?
• Vos employés non francophones ont-ils accès à une formation en français structurée?
• Vos dossiers sont-ils bien organisés et prêts pour votre prochain rapport à l'OQLF?

Si plusieurs de vos réponses sont « non », vous n'êtes pas seul. L'objectif, c'est un progrès constant et documenté, pas un score parfait dès le premier jour. Pour les employeurs établis à Montréal, Berlitz Montréal peut vous aider à démarrer avec le volet formation.

Questions fréquentes

Toutes les offres d'emploi au Québec doivent-elles être en français?

Oui. Les offres d'emploi pour des postes au Québec doivent être disponibles en français. Si une version dans une autre langue est publiée, la version française doit paraître en même temps, avec au moins la même visibilité, et toute exigence d'une langue autre que le français doit être justifiée.

Les employés peuvent-ils quand même recevoir des documents en anglais?

Oui, s'ils en font la demande. La version française doit toutefois être remise en premier, et les versions anglaises ne doivent pas être offertes à de meilleures conditions que les versions françaises.

Traduire nos documents suffit-il à nous rendre conformes?

Pas à lui seul. La traduction règle la paperasse, mais la loi vise aussi à ce que le français soit réellement la langue de travail, ce qui dépend de la communication quotidienne et des compétences linguistiques de vos employés.

Comment la formation linguistique peut-elle appuyer la conformité à la Loi 96?

Une formation structurée en français aide les employés non francophones à travailler à l'aise dans cette langue, ce qui appuie l'objectif de la francisation. Elle est plus efficace quand elle est adaptée à chaque rôle et à chaque industrie, plutôt que donnée sous forme de cours génériques.