英语学习 | 如何写出漂亮的信件与Email?

作者

Karolina Assi

编辑

贝立兹中国

对非英语母语人士来说,撰写英文信件和电子邮件可能有些困难,但对许多人而言,这是工作中不可避免的。

如果你在工作中需要用到英语,或是在英语国家生活,你就需要学会如何用英语写邮件。

虽然困难,但好处在于,一旦你掌握了标准的信件格式,比如问候语和结束语,如何排版内容,写起来得心应手。

我们想通过这份指南让你学会如何撰写英文信件,包括常见表达和一些有用的小技巧。

目录

Learn how to write a letter or email in English.


为什么要学习写英文信件?

为什么要努力学习用英语写信和电子邮件呢?因为英文信件是很多人日常生活的一部分。

你经常需要书面沟通:找工作的时候要写英文求职信,工作时需要发英文邮件。

和跨国同事交流或者想要谋得与英语相关的工作机会时,也需要出色的英文信件写作技巧。掌握这门艺术不仅会让你更专业,还会帮助你更准确地表达自己。

Mastering the art of letter writing will make you appear more professional.

需要记住的重要信件词汇

在正式分享前,我们应确保对于一些有关信件的术语理解是一样的。

英语国际音标定义
A4 size/ˌeɪ ˈfɔːr saɪz/A4尺寸,许多国家使用的标准纸张尺寸为 210 × 297 毫米。
Envelope/ˈɛnvəˌloʊp/信封
Letterhead/ˈlɛtərhɛd/信件抬头
Email/ˈiːmeɪl/电子邮件
Post mail/poʊst meɪl/邮政信件
Salutation/ˌsæljuˈteɪʃən/信件或电子邮件开头的问候语,如 "你好 "或 "嗨"。
Body/ˈbɒdi/正文部分
Signature/ˈsɪɡnətʃər/签名落款
Formal/ˈfɔːrməl/正式文体,用于专业或官方函件中。
Informal/ɪnˈfɔːrməl/非正式文体,用于个人信件。
Attachments/əˈtætʃmənts/附件
Complimentary closing/ˌkɒmplɪˈmɛntəri ˈkloʊzɪŋ/用于结束信件的礼貌用语,如 "致上"。
Reply/rɪˈplaɪ/邮件回复
Subject line/ˈsʌbdʒɪkt laɪn/邮件主题
CC/ˌsiːˈsiː/"carbon copy" 简写,抄送。
BCC/ˌbiːˈsiːˈsiː/"blind carbon copy" 简写,密送。
Draft/dræft/草稿
Urgent/ˈɜːrdʒənt/紧急,需要即刻关注


如何用英语写正式或商务信件

用英语写正式信件需符合商务英语规范,并熟练运用企业用语。无论是表扬信还是投诉信,都要以礼貌且专业的态度表达。

而且,在写正式或商务信件时,必须遵循特定的格式,比如将地址和日期等信息放在纸张的特定位置。

下面将讲解如何撰写正式信件,信件如何开始和结束。

Be professional and polite when writing a formal letter.

正式信件格式

正式邮件遵循简单的问候 - 正文 - 结尾的格式,正式信件的格式稍微复杂一些,需要额外写一些寄件人、收件人信息。

英文信件在整体布局上有一定灵活性,但通常,正式信件应在纸张的左上角写明寄信人详细信息(如姓名、地址、电子邮件和电话号码),而收件人详细信息则写在右下方。在这两部分下方,信件才正式开始。

看看这个例子,了解正式信件的格式。

Ethan Thompson
456 Oak Avenue,
Sunnyville, USA
ethan.thompson@example.com

Samantha Reynolds
123 Maple Street,
Anytown, USA
sam.reynolds@example.com
June 15, 2023

Dear Mr. Thompson,

… and then continue your letter.

If you’re writing a letter regarding a job application or a specific issue, you’d want to include the job application number or the reference number. The best place to put those numbers is before the greeting. In that case, your letter layout might look like this:

Ethan Thompson
456 Oak Avenue,
Sunnyville, USA
ethan.thompson@example.com

Samantha Reynolds
123 Maple Street,
Anytown, USA
sam.reynolds@example.com
June 15, 2023

Re: Job application no. AAA000

Dear Mr. Thompson,

Formatting a formal or business letter in English.

英文信件如何标注日期

在用英语写信时,日期的规则取决于信件的类型和国家。

在正式信件中,应始终以完整的形式写日期,避免使用缩写。比如29-06-2023或2023/06/29。在美国,可以写:June 29th, 2023,在世界其他国家,可以写:29 June 2023(不用逗号)。在一些亚洲国家,也可以写成2023 June 29(没有逗号)。

在非正式信件中,日期可以缩写。在美国,可以这样缩写:29-06-2023(日-月-年)。在其他国家,可以如此倒过来写:06-29-2023(月-日-年)。在数字之间,你还可以使用斜线(/)或句点(.)代替破折号(-)。


正式信件称呼

信件开头尽可能写明收信人是谁。

但许多情况下,你可能不知道对方的姓名或性别。这种情况下,你可以使用更通用的开头。

以下是你可以根据写信对象选择的收信人称呼。

英语

目标受众

Hello一般通用。
To whom it may concern收件人未知时使用。
Dear Sir/Madam不知道收件人名字和性别时使用。
Dear Mr. [Last Name]在称呼男性收件人时,前提是知道其的姓氏。
Dear Mrs. [Last Name]在称呼已婚女性收件人时,前提是知道其姓氏。
Dear Ms. [Last Name]在称呼女性收件人时,但不知道她们是已婚还是未婚,也不知道她们是否喜欢这种称呼方式。
Dear Mr./Ms. [Last Name]在称呼性别未知的收件人时,或者你希望使用中性的称呼方式时。
Dear [Recipient's Full Name]当你知道收件人的全名并想让收件人感到这是个人信件时。
Dear Dr. [Last Name]在称呼博士学位获得者时,不分性别。
Dear Professor [Last Name]在称呼有"教授"职称的收件人时。
Dear [Job Title] [Last Name]在称呼收件人时使用其专业职称,如 "尊敬的史密斯主任 "或 "尊敬的约翰逊经理"。
Dear Hiring Manager在求职申请或求职信中称呼招聘经理时。
Dear Human Resources Director在向人力资源总监提出与就业相关的问题时。
Dear [Company/Organization Name] Representative在向特定公司或组织的代表写信时。
Dear Customer Service向客户服务部门咨询或投诉时。
Dear [Event/Occasion] Organizer向特定活动或场合的组织者写信时。
Dear Board of Directors写信给董事会时。
Dear [Government Agency/Department]向特定政府机构或部门提出公务请求时。
Dear [Educational Institution] Admissions Office向特定教育机构的招生办公室咨询入学相关事宜时。
Dear Editor给刊物编辑写信或投稿时。


正式信件如何开头

现在你知道如何称呼收信人了。接下来,我们学习如何开头。

俗话说万事开头难。只要开头处理好了,其余部分就水到渠成。

我们列举了下面的表格,提供了不同情境信件的开头。

求职信的开头

求职信开头要在雇主面前留下难忘的第一印象、打造自己专业而有能力的人设。

英语

使用情景

I'm writing in the application of…求职时。
I am writing to apply for the position of…对某个具体岗位表示有意申请时。
I am submitting my application for…正式提交申请。
I am interested in applying for the position of…对某个岗位表示有兴趣。
I am writing to express my strong interest in the position of…表达自己对这个岗位的热情和兴趣。
I would like to be considered for the position of…申请某个特定岗位时。
Please accept my application for the position of…正式提交申请。
I would like to apply for the position of…对某一岗位表达渴望。
Having seen the job posting for…, I’d like to express my interest in the position.对某一岗位表达兴趣。
After reviewing the job description for…, I’d like to express my interest in the position.表示你已经看过岗位描述,并对此岗位很有兴趣。


询问信

无论是在寻找关于特定事项的详细信息,还是求问某种情况背后的原因,你的询问信件都应该是礼貌且开门见山的。

英语

使用情景

I'm writing to inquire about...寻求信息或澄清具体问题时。
I'm writing to enquire in regards to...询问更多细节。
I'm reaching out to find out...搜集信息或是更新信息。
I would like to inquire about...对某问题存疑。
Could you please provide information on...寻求细节或数据。
I am interested in learning more about...想要了解更多情况。
I hope you can assist me with...就某事寻求帮助。
I am writing to seek clarification on...需要澄清或解释时。
I would appreciate it if you could provide...要求提供具体信息或文件时。
Can you please provide me with details on...需要细节信息。
I am contacting you to inquire about...发起询问。
I'm interested in finding out...寻求细节信息。
I am writing to inquire whether...就某事需要别人确认。
Could you please let me know...寻求信息或更新。


投诉信

写一封投诉信是需要下决心的。你可能担心显得粗鲁,或伤害到别人的情感,也可能难以恰当和专业地表达愤怒或沮丧。以下是一些示例,教你如何让投诉读上去既不失礼又保有威严。

英语

使用情景

I am writing to express my dissatisfaction with...表达不满。
I am writing to lodge a formal complaint about...正式投诉。
I would like to bring to your attention that...希望引起别人注意。
I am writing to register a complaint regarding...正式投诉。
I feel compelled to express my concern about...表达你的关切。
I wish to voice my disappointment with...表达失望。
I am writing to express my strong dissatisfaction with...表达强烈不满。
I am extremely dissatisfied with the...表达及其不满。
I am writing to bring to your immediate attention...突出紧急情况。
I am compelled to write this letter of complaint due to...不得不写投诉信时。
I regret to inform you that...遗憾告知收件人某事。
I have encountered a significant issue with...告知收件人重大事件。
I am writing to express my discontent with...表达不满。
I am disappointed with the level of service provided in relation to...表达对服务或产品的不满。
I am writing to raise a formal complaint regarding...正式投诉。


道歉信

“抱歉”是很难说的词。但不管说这个词有多难,道歉在很多情况下是必要的。你可能需要为某个简单的误解或未按时完成项目而道歉。以下表格会教你如何写一封真挚和友善的道歉信,你还可体会,如何用书面语言,让对方感受到你的诚挚歉意。

英语

使用情景

I am writing to apologize for...表达道歉。
I would like to extend my sincere apologies for...表达真挚的道歉。
I am deeply sorry for...表达深深的歉意。
Please accept my apologies for...请求对方接受道歉。
I would like to offer my apologies for...提出道歉。
I wanted to reach out and apologize for...承认错误。
I am writing to express my regret and offer my apologies for...表达遗憾。
I would like to express my sincere apologies for...表达诚挚道歉。
I want to apologize for...表达歉意。
I would like to apologize unreservedly for...表达强烈而明确的歉意。
I am truly sorry for...诚挚道歉。
I feel deeply remorseful for...表达深深悔恨。
I would like to take this opportunity to apologize for...表达想抓住机会道歉。
I am writing to express my sincere regret and offer my apologies for...表达真诚歉意。
I want to convey my apologies for...表达歉意。
I am sorry to inform you that...告知收信人不好的消息。


回复咨询的信

有时,你可能需要回复别人的询问或解决其问题。下面教你如何回复客户或同事的询问信,以个人名义或公司名义皆可。

英语

使用情景

Thank you for your email regarding…回复一般信息或询问时。
In response to your email from [date]...回复某个日期的特定信件或电子邮件时。
I appreciate you reaching out to me/us regarding...对收件人的来信表示感谢。
I am writing in reference to your question...解决收件人提出的具体问题。
I have received your inquiry and...确认收到询问。
I would like to thank you for bringing [matter] to my/our attention...感谢对方提醒注意某事。
I am writing in regards to the issue you raised...处理收件人提出的具体问题或事项。
I/We appreciate your interest in my/our product/service and...回应客户对产品或服务的兴趣。
Thank you for your recent inquiry about...确认和回复最近的请求或询问。
I am writing to provide you with the requested information regarding...满足收件人对特定信息的要求。
I would like to address the concerns you raised in your email...具体解决收件人提出的问题。
I am pleased to respond to your question regarding...答复具体询问或问题。
I/We have reviewed your email and...表示已了解收件人传达的信息。
Thank you for taking the time to write to me/us...对收件人的来信表示感谢。
I am writing to respond to your email regarding...确认收到并回复收件人信息。
I have carefully considered the issues you raised in your email...表达对收件人提出问题的审慎考虑。
I/We appreciate your feedback regarding...对收件人的反馈表示感谢。
I am writing in response to your question about...对收件人的具体询问或问题作出答复。


广告信

撰写一封能抓人眼球的广告信可不容易。此类信函通常由专业撰稿人负责撰写,利用文案和心理学原理抓住潜在客户的兴趣点,说服人们购买广告信中的产品或服务。

英语使用情景
Introducing our latest [product/service]...向潜在客户介绍新产品或服务。
We are excited to announce our special promotion...宣布特别促销或优惠。
Discover the exclusive benefits of our [product/service]...突出产品或服务的独特优势。
We're delighted to present our new [product/service]...介绍新推出的产品或服务。
Take advantage of our limited-time offer...促销限时或季节性产品。
We have an exciting opportunity for you...向潜在客户提供独特的机会或产品。
Get ready for our biggest sale of the year...提醒重大促销或活动。
Join us in celebrating the launch of our new [product/service]...邀请客户庆祝新产品或服务的推出。
Discover the secret to [desired outcome]...强调产品或服务的优势或解决方案。
You're invited to our exclusive [event]...邀请客户参加独家的特别活动或聚会。
Elevate your [experience/lifestyle/business] with...强调产品或服务如何提升客户体验、生活方式或业务。
Unlock the potential of your [area/industry] with...推广产品或服务时,应使特定领域或行业受益。
Transform your [activity/task] with...展示产品或服务如何改变特定活动或任务。
We have something special in store for you...制造期待感和预告即将推出的产品或公告。
Reimagine [activity/task] with our revolutionary...突出某项产品或服务为特定活动或任务带来新视角或创新。
Discover the power of [product/service]...强调产品或服务的影响力或有效性。
Welcome to a world of [benefits/features] with...邀请客户探索产品或服务的优势和特点。


如何结束正式信件

结尾部分要专业有礼貌,并非每种结束方式都适用于正式信件,这取决于开头部分如何称呼对方。

下面是一张关于正式信件最常见结束语的表格,并附有使用情景。

在结束语之后,你还可以选择添加一个附言(PS)。

PS(或P.S. - 两种形式都是正确的,取决于你是否想使用点号)是拉丁语post scriptum的缩写,意为“在文字之后”。这是你在信件结束后添加的评论,用于添加额外信息。

这是强调你在信中提到的某事、提及额外细节或简单为你的信件添加个人风格的好方法。

英语

使用情景

Yours faithfully以 "Dear Sir/Madam" 或 "To whom it may concern" 开头时。
Yours sincerely以具体人名开头时。
Kind regards表达友善语气。
Best regards表达专业且友好的语气。
Yours truly表达真诚。
Respectfully表示尊敬。
Thank you表达感激。
Sincerely表达正式、专业的语气。
With warm regards表达友善。
Cordially表达礼貌和正式的语气。
With best wishes表达美好祝愿。
Yours faithfully/Truly在以更传统或更正式的文体书写正式信函时。
Best让落款简明扼要。
With appreciation表达感激。
Warmest regards传达友善语气。
Wishing you the best表达祝愿。
Many thanks表达感激。
Sincerely yours表达正式和尊重的语气。
Best wishes表达美好祝愿。
With kindest regards表达友好而真挚的情感。


如何用英语写非正式信件

毫无疑问,写非正式信件比写正式信件要容易得多。与正式信件不同,非正式信件不需要显得专业有礼或流利运用商务英语

非正式信件可用于讲述最近发生在你身上的事情、与朋友和熟人分享大小新闻、邀请人参加聚会,或仅仅是与许久没联系的人打个招呼。

下面,我们将分享一些用英语开始和结束非正式信件的方法。

Write an informal letter about your travels in Finland.

非正式信件称呼

非正式信件的称呼方式有很多,你的选择应取决于你与对方的亲近程度。

给你最好的朋友写信时,你可以轻松地开始,比如“Hey girl”(嗨,姐妹)或“Hey buddy”(嘿,朋友)。但是给一个较为疏远的熟人写信时,你应该以稍微正经点的方式开始,比如一个经典的“Hello”(你好)。可以参考这里100+种用英语说“你好”的表达。

一个安全的经验法则是:如果你不太了解对方,但关系友好,可以选择一个更普适的问候,如简单的“Dear [First Name]”(亲爱的[名字])。

英语

使用情景

Hi/Hello [First Name]给好友或关系一般的人写信。
Hey there!/Hi there!以友好、随意的方式写信给某人。
Dear [First Name]给朋友、家人或熟悉的人写信时。
Dear [Nickname]/Hey [Nickname]写信给好友或你知道对方昵称的人。
Dear [Mom/Dad/Brother, etc.]写信给好友或家庭成员
Hey [Name], long time no see!/Hi [Name], it's been a while!给许久未见或未联系的朋友写信。
Greetings from [Location]!/Hello from [Location]!在特定地点写信并表达问候。
Hey there, stranger!写信给很久没有联系的朋友或熟人。


非正式邮件如何开头

非正式信件的开头没有固定标准,可以按照你的想象力和创造力来写。正式信件通常使用标准的商务用语,而非正式信件在结构和内容上更加灵活,可以根据情境和与对方的关系随意些来写非正式信件。

英语

使用情景

Long time no see!/It's been ages since we last talked!与朋友或很久没联系的人重新建立联系。
Just wanted to say hi!在写一封随意而友好的信。
How have you been?真诚关心收信人近况如何。
Guess what happened today!/You won't believe this!以令人兴奋或惊讶的轶事作为信件的开头。
I've been thinking about you lately and wanted to check in.表达最近一直想起收信人。
It's been too long since we caught up!表达与朋友重逢和叙旧的愿望。
You'll never guess what happened!以近期发生的一件轶事作为信件的开头。
Tell me all the news!表达对收信人近况的关心。
I'm so excited to share some big news with you!以兴奋的心情分享重大事件开头。
Just wanted to say thanks for being an awesome friend!向朋友表达谢意。
Can you believe it's already [Current month]? Time flies!表达时间飞逝。
Remember that funny story I told you? I have an update!提及以前的趣事有进展。


非正式信件如何结束

非正式信件通常以轻松、温暖和随意的方式结束。可以选择从标准的“Cheers”(祝好)或“Best”(祝好)的结尾,到更亲密的“xoxo”(抱抱你)或“Hugs and kisses”(亲吻与拥抱)。

最随意和温暖的结束语,可以留给最亲密的朋友和家人,而对于那些关系友好但不是很亲近的人,可以使用更通用的结束语,比如“Best”(祝好)或“Warm regards”(热忱问候)。 在这里了解,用英语说再见的各种方式。

英语

使用情景

Cheers以随意友好的方式结束信件。
Take care表达对收信人的关心。
Lots of love/Love写信给近亲或感情深厚的人。
Hugs and kisses/XOXO以温暖深情的语气结束信件。
Your friend/Your pal以朋友或关系亲密者的身份落款。
Catch you later以轻松愉快的方式结束信件。
Until next time期待下次联系。
Thinking of you表达一直惦记着收件人。
With love以真挚深情的情感落款。
Stay awesome以积极、轻松的语气结束信件。
Best wishes/Warm wishes传递美好祝愿。
Keep in touch希望保持联系。
Yours truly真诚落款。
With all my heart/With affection表达深厚爱意。
Yours forever/Yours always以坚定的承诺和忠诚落款。
Sending you positive vibes表达祝福。
With a big hug表示热情和亲切。


如何用英语写Email

用英语撰写电子邮件要注意收件人和使用场合,不要向过于严肃的老板发送过于随意的电子邮件。

Man working remotely.

除此之外,还有一些撰写电子邮件的普遍规则需要注意:

  • 使用专业的电子邮件地址和用户名,放弃你年少时创建的令人尴尬的电子邮件地址和用户名吧!
  • 邮件主题力求清晰简洁,用几个词总结你此封邮件的来意。
  • 避免在电子邮件中使用过于随意或非正式的语言、俚语或缩写,除非收件人是好朋友。
  • 避免使用太多表情符号。如果你认为必要,可添加一两个。表情符号是为Email增添青春活力和轻松氛围的好方式,只是不要过多使用。
  • 注意文化差异,不同的文化可能有不同的沟通风格和讲究。熟悉受众的文化期望,确保邮件是尊重他人和适当合宜的。
  • 段落文字尽量短,没人愿意读冗杂的长字经。
  • 使用视觉上易读的字体,如Arial、Times New Roman或Calibri,字号在10到12之间。避免使用过多的颜色或花哨的字体,它们会分散注意力且难以阅读。
  • 当然,记得使用恰当的问候语和结束语。


让人眼前一亮的落款

刚刚介绍了很多用英语写信和电子邮件的开头和结尾方式,但这并不意味着你只能按部就班照做。其实你想怎么写都是可以的,这代表你的个人风格,而你的落款也可以恣意发挥。


Toodaloo!(再见啦!)

看完这份详尽的信件称呼、开头和结束语教程后,希望你在撰写下一封信件、商务Email、情书或求职信时,会更有信心!

如果你想用更多的英语词汇来丰富自己的邮件和信件,欢迎查看我们的英语博客

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