6 eksempler på kulturelle forskelle i virksomhedskommunikation

Uanset om du arbejder i udlandet eller skal kommunikere med kolleger eller forretningspartnere i andre lande, så er det vigtigt at forstå, hvordan du effektivt kommunikerer med andre mennesker fra hele verden. Et internationale arbejdsmiljø er nemlig en ting, der hele tiden bliver mere og mere vigtig.

Det kan være svært at forstå folk fra andre lande, især når deres skikke og forretningspraksis virker så forskellige fra dine egne. Derfor har vi her nogle eksempler på kulturelle forskelle, og hvordan de bliver tydelige på arbejdspladsen. Du finder også nogle tips til, hvordan du bedre forstår dine internationale kolleger.

1. E-mails, telefonmøder og -samtaler

Telefonmøder kan være meget effektive for internationale virksomheder. Men nogle gange opstår der problemer, når deltagerne ikke ved, hvad de kan forvente af hinanden.

Forskellige kulturer griber denne form for kommunikation an på forskellig vis – ofte har brasilianere fx brug for den personlige kontakt, eller de skal vide, hvad de informationer de giver, skal bruges til. Small talk kan være meget vigtigt for amerikanere for at opbygge relationer. Mens briterne ofte bruger humor, og kinesiske kolleger skal tjekke med gruppen eller chefen, før de svarer.

Hvis der ikke er følsomme emner involveret, er det en god ide, på forhånd, at sende e-mails med de vigtigste oplysninger. Husk, at respektere kulturelle forskelle, når du skriver (fx. brug af fornavne i USA og titler i Østrig).

Sørg for at følge dine e-mails op med en telefonsamtale eller et videoopkald, især når du samarbejder med kulturer med høj personorientering.

Selve telefonmødet skal have en klar struktur med tid til, at alle får taletid. Sørg for, at alle er involveret ved at bede om feedback fra enkeltpersoner, og husk på, at nogle måske skal tjekke med en gruppe eller chefen, før de siger deres mening.

Møder går meget lettere, når alle føler sig informeret og involveret.

2. Præsentationer

Folk fra forskellige lande arbejder sig hen imod deres mål på hver deres måde. Folk fra fremtidsorienterede kulturer, som fx USA, vil høre om de potentielle fordele ved et produkt, mens folk fra fortidsorienterede kulturer, som fx Indien eller Kina, mest stoler på et produkt ud fra dets tidligere præstation. Derfor bør indholdet variere på tværs af kulturer – for nogle kan lide at fokusere på 'det store billede', mens andre har brug for at gå i detaljer. På den anden side skal folk fra lavkontekstkulturer blot have fakta.

Så nøglen til et vellykket internationalt møde, er evnen til at give information, der appellerer til alle – tænk her også over din kommunikationsstil, gestus og kropssprog, når du præsenterer.

3. Møder og hvordan de bør gennemføres

Større begivenheder som internationale salgsmøder kan hurtigt blive uorganiserede og miste retning, hvis der er grupper fra forskellige lande. Deltagerne kan komme sent og gå tidligt, hvis der ikke er nogen klar tidsplan, og frustration kan opstå, hvis der er for lidt tid til at dække alle emnerne. Måske har nogle kolleger ikke fokus på præsentationerne eller deltager ikke i måltiderne som planlagt.

Undgå misforståelser ved klart at definere målene for et møde og fortælle foredragsholderne, hvad der forventes af dem. Husk, at mødekulturen for deltagerne kan være meget forskellig, og det er vigtigt at overveje sprogkrav som tolknings- og oversættelsesfaciliteter samt særlig kost, hvis der bliver leveret mad.

Sørg for at der er nok tid til interaktion og et socialt program omkring mødet. Undersøg, hvad deltagerne forventer, og vær åben overfor deres kulturelle præferencer og forskelligheder.

4. Socialisering

Meget personorienterede kulturer finder socialt samvær særdeles vigtigt, for her skal man kende hinanden, før man kan lave forretninger sammen. Du kan blive inviteret ud i mange lande, ofte til steder, du måske aldrig havde forventet – som en karaokebar i Japan eller en sauna i Finland.

Undersøg et lands skikke før din rejse, og vær imødekommende når du bliver inviteret ud, så der opbygges tillid. Det vil være en fordel for dig at møde nye mennesker – ikke kun professionelt, men også privat! Ved at vise interesse, bliver det nemlig meget lettere at forhandle, når den tid kommer.

5. Forhandlinger

Forhandlinger kan være svære, og de bliver meget sværere, hvis der også er kulturelle misforståelser. For eksempel er gæstfrihed vigtig i den kinesiske kultur og at lære forretningspartnere bedre at kende, før der bliver aftalt noget – at spise sammen er meget vigtigt, og det kan tage lang tid, før der tales forretninger. For en amerikaner kan denne tilgang virke meget lidt produktiv.

Tænk over, hvad der vil være det bedste forhandlingsmiljø, fx: Hvem bør involveres, passende tøj og hvordan skal bordplanen være. Disse faktorer kan gøre hele forskellen.

6. Ledelse af teams

Kommunikationen bliver meget bedre, når roller og forventninger er afstemt, og kulturtræning er gennemført. Dette er især vigtigt, når du leder teams fra hele verden. Vær opmærksom på forskellige kommunikationsstile – nogle kan være mere direkte end andre, eller giver kun feedback på bestemte tidspunkter i processen.

Brug tid på at opbygge relationen face-to-face, før du skifter til virtuel kommunikation, og sørg for at inkludere alle teammedlemmer i beslutningerne på alle stadier af projektet. Når du har identificeret de kulturelle forskelle, der kan føre til misforståelser, kan du finde en fælles måde at arbejde sammen på.

Alt bliver nemmere med god kommunikation. Selvom det kan være ømtåleligt, når du har med kolleger med forskellige kulturelle baggrunde at gøre, så er det vigtigt, at du uddanner dig til at kunne håndtere forskellighederne.

Få mere information om, hvordan vi kan hjælpe dig eller dine medarbejdere, få mere at vide om os her eller kontakt.