会議のファシリテーターとは?

会議のファシリテーターとは、「会議なスムーズな進行実現をサポートする人」のことを指します。

司会者のような役割を果たしたり、会議に参加した人たちの意見を聞いてそれらを分かりやすくかみ砕いて説明したりして、会議を滞りなく進める役割を担うのです。

他にも、

  • 発言者や意見の偏りをなくす
  • 議論がおかしな方向に向かうと修正する
  • 会議の内容が議題やテーマから外れないようにコントロールする

などの重要な役割を果たします。

ところで、ファシリテーターと議長を混同する方がいますが、その違いをご存じでしょうか?

答え:

  • 議長:会議の参加者の意見を集めて、自ら最終判断を下す(自分の意見を述べる)
  • ファシリテーター:中立的な立場で会議の円滑な進行を支援する(原則、自分の意見を述べない)

です。

あくまでも会議を円滑に進行させるために、参加者や議長を黒子のようにサポートするのがファシリテーターの役割です。

それでは、次に会議でなぜファシリテーションを導入することが必要なのか? それを導入するメリットについて説明します。

ファシリテーションを行うメリット

多くの人が参加する会議では、誰かがその進行を見届けて管理しないと収拾がつかなくなりがちです。

そのため、参加者からさまざまな意見や考えを引き出し、それらをまとめあげたうえで、最終的に合意を得るまでの一連の作業を支援するファシリテーションが重宝されるのです。

中でも、

  • 短い時間で多くの議題について話し合ったり
  • 多くの人から意見を聞いて、革新的なアイデアを生み出すことを目的としたり
  • 複雑なテーマであるために、全員が納得し、合意を得るにはハードルが高い

ような会議では、ファシリテーターの活躍が期待されます。

議題が複雑になるほど、高い結果が求められるほど、そして多様な意見が集まるほど、ファシリテーションの必要性が高まるのです。

ただでさえ難しい会議のファシリテーションですが、それを英語で行うことができる人は、とても貴重な人材とみなされ、その能力が人脈の構築やキャリア形成に大きく役立つことは間違いありません。

それでは、具体的にどういうことをすれば会議でファシリテートをする技術が高まるのか?覗いてみましょう。

会議を上手くファシリテートするための7つのルール

ここでは、会議を上手くファシリテートするのに必要な7つのルールについて解説します。

7つのルールとは、

  1. 事前準備をする
  2. 基本運営ルールを作る
  3. 中立的な立場でいる
  4. 参加者全員を議題に集中させる
  5. 参加者全員の参加を促す
  6. ミーティング後にすべきことを示す
  7. わかりやすくまとめる

です。

それぞれ、具体的にはどういったことを行うのでしょうか? 以下をご覧ください。


1. 事前準備をする

ファシリテーターには、会議の参加者の中で、最も時間をかけて丁寧に準備をすることが求められます。

具体的には、会議が開催されるまでに、

  • 会議の目的を理解し、
  • 会議で話す内容に精通し、
  • 議論がどのように行われるかあらかじめ想定しておくこと

が必要です。

これらの準備を一つでも怠ると、会議の収拾がつかなくなることがあります。

逆に、十分な事前準備をすると、参加者全員の動きに十分な注意を払うことと、参加者同士で何が話し合われているかを理解することが可能になり、会議の運営をうまくサポートできるようになります。

ファシリテーターを務める人は、必ず時間をかけてしっかりと事前準備を行うようにしましょう。


2. 基本運営ルールを作る

ファシリテーターは、会議を運営するうえで行動の規範となる基本運営ルールをあらかじめ決めておくことが必要です。

基本運営ルールがなければ、参加者は自分に求められている役割を理解できず、会議が円滑に進行できない可能性が高まります。

基本運営ルールは、個々の会議の種類や目的によって柔軟に変更することが必要な点に気をつけて、作るようにしましょう。


3. 中立的な立場でいる

ファシリテーターは公平であるべきです。

また、自分の意見が通るように会議を仕切ってはいけません。

あくまでも中立的なポジションを守り、議論が建設的になるようにこころがけましょう。


4. 全員を議題に集中させる

時に会議中に、議論していることが本題から横道に外れて、進行がくるうことがあります。

ファシリテーターは、参加者全員が議題に集中できる環境を構築するようにこころがけ、議論が脱線しそうになれば軌道修正することが必要です。


5. 全員の参加を促す

ファシリテーターは、参加者全員が積極的に会議に参加しているかどうかを常に確認し、積極的でない参加者に発言を促す役割を担います。

また、多様な意見が生まれるように心がけて、特定の参加者が議論を支配するのを防ぐこともファシリテーターの仕事です。


6. 会議の後にやるべきことを示す

会議の中で最も重要な作業でありながら、しばしば忘れ去られてしまうのが、行動リストを作成することです。

ファシリテーターには、行動リストが作成され、個々の課題を解決する責任者と解決までの期限が明確になるようにフォローする責任があります。

これができると、すべての参加者が会議の後に取るべき行動が明確になります。


7. わかりやすくまとめる

ファシリテーターは、複雑な意見にも耳を傾け、会議で話された内容を適宜、簡潔に要約し参加者全員に伝えることも行います。

また、会議で話された重要なポイントをまとめることで、一度止まってしまった議論を復活させたり、収拾がつかなくなっていた議題を結論づけたりもします。

会議の内容をわかりやすくまとめられると、これまでに結論がでなかった議題でも参加者全員が納得して合意できたり、解決策が見つからなかった議題にも打開策が出てきたりします。

英語の会議でファシリテーターを務める際に役立つフレーズ集

ここでは、英語で会議を進行する際にファシリテーターがよく使うフレーズを紹介します。

  1. 会議を始めるとき
  2. 疑問を解決したいとき
  3. 議論を活発にしたいとき
  4. 会議の進行を早めたいとき
  5. 会議の内容を要約するとき

の状況ごとにまとめましたので、ぜひ参考になさってください。


1. 会議を始めるとき

ファシリテーターは導入部で、その会議が開かれる理由や目的を説明します。

例えば、以下のようなフレーズで会議を始めると良いでしょう。

Thank you all for coming. The purpose of today’s meeting is to discuss …
皆様、お集まりいただきありがとうございます。本日の会議では...について議論させていただきたく...

Since everyone is here, let's get started with today’s agenda …
皆様にお集まりいただきましたので、早速本日の議題...について始めましょう。

The first item on the agenda today is …
本日、我々が最初に議論すべき事柄は...


2. 疑問を解決したいとき

時々、専門家にしか理解できない複雑なアイデアが会議で取り上げられることがあります。

そのようなとき、ファシリテーターは、会議についていけていない人をケアする必要があります。

疑問を持つ人の代わりに、一度会議の進行を止めましょう。

そして、以下のように発言者に質問を投げかけて、より分かりやすい説明を得ることで、会議をスムーズに進行させるようにしましょう。

I’m sorry but I’m not sure I understand what you mean by X. Could you please explain that again?
申し訳ありませんが、どういう意味であなたがXとおっしゃっているのか理解できません。恐れ入りますが、それについて少し説明していただいてよろしいでしょうか?.

Sorry but I don’t quite follow what you’re saying …
申し訳ありませんが、私はあなたが何をおっしゃっているのかよく分からないので....

Excuse me. Could you run that by me again please?
すみません。もう一度説明してくれませんか?


3. 議論を活発にしたいとき

時々議論を活発にしなければならないことがあります。

それは、議題にあがったことが十分に話し合われなかったときや、重要な事柄が見落とされたときです。

そのような場合、次のようなフレーズを投げかけてみましょう。

Before we move on, I think we need to look at …
先に進む前に、... についての考察が必要です。

I’m sorry, but I don’t believe we’ve talked about …
申し訳ありませんが、私たちは”... "について話していないと思います。

One minute please, I think we need to discuss X a little more …
ちょっと待ってください、我々はXについてもう少し議論をする必要があると思うのですが...


4. 会議の進行を早めたいとき

計画よりも会議の進行が遅れるときがあります。

そんなとき、以下のようなフレーズを投げかけて会議の進行を早めることが大事です。

Let’s move on to … issue.
...に関する話題に移りたいと思います。

Is everyone feeling comfortable with this? Are we ready to move to Y?
皆さん、違和感はありませんか? Yについて話し合う準備はできていますか?

So, if there is nothing else we need to discuss about A, I’d like to move on to B …
もしAについてお話しすることがないようでしたら、Bについて話し合いたいのですが...


5. 会議の内容を要約するとき

会議を終える前に、ファシリテーターは会議の内容を要約することがあります。

これを行うことで、会議中にリストアップされた個々の課題と、それを解決する責任者と、解決までの期限を明確にするのです。

次のようなフレーズを用いて要約すると良いでしょう。

This is what we’ve agreed on: ...
我々は以下を合意しました。...(合意したことを述べていく)

Before we close, let me summarize the main points.
会議を終える前に、重要な点について要約させてください。

May I please conclude the meeting by listing up what we discussed?
最後に、今回お話したことを列挙して、会議を終了してよろしいでしょうか?

まとめ

いかがでしたか?

英語の会議を効率的に回すにはコツがあることがおわかりいただけましたでしょうか?

ぜひここで紹介した7つのファシリテーションルールと役立つ英語フレーズを用いて、実務に活かしていただければ幸いです。

ファシリテーションスキルが向上することで、あなたの人生が豊かになることを祈っております。

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