休暇にまつわる上司と部下の英語コミュニケーション13の音声付き文例集

2. 部下から上司へのコミュニケーション

もし外国人の上司と休暇取得について話し合う際は、理由をきちんと説明しなければならない他、希望する日での休暇取得が難しい場合は交渉しなければなりません。だからと言ってメールでのやりとりで済まそうとしてしまうと、メールが何往復もすることになり、返って大変です。この章では理由を添えて許可を取る方法と、交渉をする方法を見て行きましょう。

2-1. 理由を添えて休暇の許可を取る

休暇を取る理由は様々ですが、海外のほとんどの国では、有給取得は労働者として当然の権利と考えられているので、「最近疲れているから」といった理由でも正直に話すといいでしょう。以下の会話例を通して、色々な理由での休暇取得の切り出し方を見てみましょう。

休暇の許可を取る時は、このようなフレーズを使います：
「I’d like to take a day off. (一日お休みをいただきたいです)」
「I’d like to take 3 days off. (3日間お休みをいただきたいです)」
「I’d like to take a week off. (一週間お休みをいただきたいです)」

ここではMayumiは Paul の部下です。

① 家庭の事情が理由

Mayumi: Hi Paul, I have a quick question.

Paul: Sure.

Mayumi: I’d like to take a day off next month. My child needs to get a shot and someone has to take him to the hospital.

Paul: I see. Which day will this be?

Mayumi: Would the 5th next month be OK?

Paul: I don’t see a problem with that. OK, I’ll note that in our schedule.

Mayumi: Thanks, Paul.

Mayumi: ポールさん、ちょっといいですか。

Paul: なんでしょう。

Mayumi: 来月一日お休みをいただきたいです。子供が予防接種を受けなければならなくて、病院に連れて行かないといけないんです。

Paul: なるほど。どの日ですか？

Mayumi: 来月の5日は大丈夫でしょうか？

Paul: 問題ないです。では部のスケジュールにそう書いておきます。

Mayumi: ありがとうございます。

② 旅行が理由

Mayumi: Paul, can I bother you for a minute?

Paul: What can I do for you?

Mayumi: I’d like to take a week off in August. I’m planning to take my family to Okinawa and my husband says he can take a vacation around that time too.

Paul: Okinawa in August? Sounds hot.

Mayumi: Well, August is the only possibility.

Paul: Well, that shouldn’t be a problem. Please have a good time there.

Mayumi: I will, thank you.

Mayumi: ポールさん、ちょっといいですか？

Paul: どうしました？

Mayumi: 8月に1週間お休みをいただきたいです。家族で沖縄に行こうと考えていまして、夫も休みが取れそうなので。

Paul: 8月に沖縄へ？熱そうですね。

Mayumi: 8月にしか行けそうにないので。

Paul: 大丈夫です、楽しんできてください。

Mayumi: ありがとうございます。

③ 疲れが理由

Mayumi: Paul, can I talk to you for a bit?

Paul: Of course.

Mayumi: I’d like to take a few days off sometime later this month. I feel I need a little rest.

Paul: I see. I understand that you have been working very hard these days. Then can you give me the dates you would like to take off by email and I’ll see if you can take them all.

Mayumi: OK, I will do it now. Thank you for your support.

Mayumi: ポールさん、話しかけていいですか？

Paul: もちろん。

Mayumi: 今月のどこかで数日お休みをいただきたいです。ちょっと疲れているようでして。

Paul: そうでしたか。最近は特に大変そうでしたからね。ではメールで休みたい日を教えてください。全て有給休暇にできるか見ますので。

Mayumi: ありがとうございます。すぐにメールします。

2-2. 取得時期を交渉する

次に、有給休暇取得が難しいと言われた際に交渉をする会話例を聴いてみましょう。

今回ご用意した会話例では、以下のフレーズを使って交渉します。
「What if …? （…としたらいかがでしょう？）」
「I’ll need to check with … （…に確認しないとわかりません）」

① 代わりに半休を申し出る

Mayumi: Hi Paul, I have a quick question.

Paul: Sure.

Mayumi: I’d like to take a day off next month. My child needs to get a shot and someone has to take him to the hospital.

Paul: I see. Which day will this be?

Mayumi: Would the 5th next month be OK?

Paul: Hmm … We have a big internal meeting in the morning that day and I’d like you to be there.

Mayumi: Right. I forgot about it. … What if I come to work in the morning and take a half day off? Then I can attend the meeting, pick up my child at kindergarten and then go to the hospital after lunch.

Paul: That will work. Let’s do that.

Mayumi: ポールさん、ちょっといいですか。

Paul: なんでしょう。

Mayumi: 来月一日お休みをいただきたいです。子供が予防接種を受けなければならなくて、病院に連れて行かないといけないんです。

Paul: なるほど。どの日ですか？

Mayumi: 来月の5日は大丈夫でしょうか？

Paul: うーん、その日は重要な内部会議があるので、あなたには出席してほしいですね。

Mayumi: そうでしたね。忘れていました。では朝は出社して半休を取るというのはいかがでしょう？それなら会議にも参加できて、お昼後に子供を幼稚園に迎えに行って病院に連れていくことができます。

Paul: それはいいですね。それでいきましょう。

② 家族と相談するために持ち帰る

Mayumi: Paul, can I bother you for a minute?

Paul: What can I do for you?

Mayumi: I’d like to take a week off in August. I’m planning to take my family to Okinawa and my husband says he can take a vacation around that time too.

Paul: That’s nice. Which week were you thinking of taking off?

Mayumi: The first week of August.

Paul: The first week of August might be difficult. There are already two people taking that week off. Is it possible to move your vacation?

Mayumi: I see. I’ll need to check with my husband about his schedule. Let me get back to you later.

Paul: Sure. I hope it works out.

Mayumi: ポールさん、ちょっといいですか？

Paul: どうしました？

Mayumi: 8月に1週間お休みをいただきたいです。家族で沖縄に行こうと考えていまして、夫も休みが取れそうなので。

Paul: それはいいですね。8月のどの週をお考えでしたか？

Mayumi:8月の第1週です。

Paul: 第1週はちょっと難しいかもしれませんね。すでに2名その週に休暇を取る予定になっています。他の週に動かせますか？

Mayumi: 夫に確認しないとわかりませんね。後でまた聞きに来ます。

Paul: わかりました。うまい具合に行くといいですね。

③ 代わりに在宅勤務を申し出る

Mayumi: Paul, can I talk to you for a bit?

Paul: Of course.

Mayumi: I’d like to take a few days off sometime later this month. I feel I need a little rest.

Paul: In this month? We need you until the sales campaign ends.

Mayumi: I know. What if I work from home on a few days? That will help me a lot.

Paul: That will be helpful. However, our company doesn’t have such a policy, so you will need to use your paid vacation days to do that.

Mayumi: I understand. That’s fine by me.

Paul: Sorry for the inconvenience. You can take it easy at home as long as you answer emails.

Mayumi: OK. I will do that. Thank you for your support.

Mayumi: ポールさん、話しかけていいですか？

Paul: もちろん。

Mayumi: 今月のどこかで数日お休みをいただきたいです。ちょっと疲れているようでして。

Paul: 今月中ですか？セールスキャンペーンが終わるまではあなたの力がないと困ります。

Mayumi: わかっています。数日だけ在宅勤務するとしたらいかがでしょうか？それだけでだいぶ助かります。

Paul: それはこちらも助かります。ただ、うちは在宅勤務の制度がないので、有給消化扱いになってしまいますが、それでもいいですか？

Mayumi: それで結構です。

Paul: 不便で申し訳ないです。メールに返信してくれさえすればあとはゆっくりしていただいて構わないですよ。

Mayumi: そうさせていただきます。ありがとうございます。