Inclua a capacitação profissional no seu orçamento empresarial

Jessica Guzman

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Jessica Guzman

Realizar o orçamento empresarial anual é um dos exercícios organizacionais mais importantes que uma empresa desenvolve durante seu ciclo de vida. É uma planificação financeira para os doze meses do ano, onde definem-se as metas e os recursos destinados para alcançá-los.

Os encarregados por essa tarefa têm uma grande responsabilidade em suas mãos. Um orçamento mal feito pode prejudicar e desorientar a operação de um negócio, e isso reflete na redução de vendas, clientes e oportunidades de negócio.

Para 2022 em diante, a tarefa de planejar os investimentos a nível de áreas e da empresa se tornou mais importante e urgente, se levarmos em consideração os dois últimos anos que vivemos marcados pela crise sanitária e pós-quarentena.

Durante 2019 e 2020, muitas empresas enviaram seus colaboradores para casa e houve o fechamento temporal de negócios locais em todo o planeta. Isso também acelerou o crescimento digital e a necessidade de aderir a novos modelos de trabalho, como o home office.

Esses acontecimentos desviaram a atenção de investir em áreas importantes na empresa. Por exemplo, uma votação feita pela OCCMundial, empresa especializada em recrutamento de capital humano, revelou que a capacitação profissional baixou de 21% em 2018 para 11% em 2019. São números que destacam a necessidade de voltar com o desenvolvimento e treinamento interno das equipes, sendo uma prioridade para as organizações e o orçamento anual deve contemplá-lo.

Essa capacitação abrirá portas para o crescimento da sua empresa e, especialmente, dos seus colaboradores, que irão desenvolver novas competências e soft skills para agregar ao seu time. Um planejamento financeiro correto para os próximos 12 meses é investir neste campo e colher os resultados.

Veja abaixo alguns dos fatores que terão um papel importante para elaborar o seu plano de orçamento empresarial anual.

Estado atual do negócio

É muito complicado tomar decisões executivas se não levarmos em conta informações relevantes e confiáveis. Antes de elaborar o seu planejamento de orçamento anual, é indispensável conhecer a situação atual da empresa detalhadamente.

Esse cenário atual corresponde ao número total de vendas, custos, investimentos em equipamentos tecnológicos, capital humano, dívidas e todos os fatores que afetam diretamente os números do negócio.

Ao possuir esse compilado de lucros e despesas, é possível ter uma panorama geral da saúde financeira do negócio e revisa-se tudo que está funcionando ou não. Isso facilita encontrar áreas de oportunidade para o crescimento e os recursos necessários para aproveitá-las.

Com os números estabelecidos em uma folha de cálculo, os tomadores de decisão terão um cenário geral da empresa. O próximo passo é analisar e realizar os ajustes pertinentes de acordo com as projeções baseadas em experiências e análises.

É uma otimização que se resume em saber onde se quer chegar (venda anual) e quanto custará para cumprir essas metas (orçamento).

Afortunadamente, um orçamento empresarial não está escrito em pedra e pode ser modificado. A recomendação dos experts é não fazê-lo constantemente, somente em ocasiões específicas ou como resultado de reuniões periódicas da diretoria.

Estratégia Digital

Um bom exemplo do porque se requer flexibilidade na execução de um orçamento empresarial é a transformação digital e capacitação adequada de profissionais para utilizá-la.

Durante a pandemia, muitos negócios tiveram que implementar uma estratégia apressada e não planejada para se manter competitivo, e a migração total dos negócios para o digital foi totalmente inesperado.

Os novos hábitos de consumo das pessoas fizeram com que os negócios repensassem suas estratégias a fim de evitar o contato físico em plena pandemia. Adquirir produtos e serviços online, de um dia para o outro, tornou- se comum em e-commerces, lojas virtuais e serviços de take away.

Foram investimentos e despesas inesperadas para as organizações que já haviam se planejado e criado seu orçamento anual. Porém, isso serviu para preparar o mercado e as empresas do que está por vir, e encontrar formas de manter seu valor competitivo diante da concorrência.

Participação organizacional

A responsabilidade de um orçamento empresarial cai para os executivos e diretores de cada área. Mas isso não significa que o resto da organização deva ser excluída das tomadas de decisão, da sua execução e elaboração.

Ao permitir a participação de mais colaboradores, é possível conquistar uma análise amplificada do que está acontecendo na empresa e se identificam oportunidades de melhoria, além de evitar desvio de gastos desnecessários no momento.

As equipes de trabalho encarregadas de executar estratégias têm proximidade com os processos e as operações do dia a dia, conhecendo os gastos e necessidades para cumprir as metas estabelecidas. Por outro lado, os diretores e líderes dos departamentos em ocasiões não se deparam tanto com essa informação pois suas tarefas são mais estratégicas do que operativas.

Fomentar a participação coletiva dos seus funcionários estimula uma organização mais unida e inclusiva, criando panoramas mais completos sobre o caminho a seguir para cumprir os objetivos.

Além disso, envolver mais colaboradores em tomadas de decisão fortalece a cultura organizacional e cria um sentido de pertencimento para eles, já que se sentem parte de uma equipe que escuta suas opiniões sobre assuntos que os afetam diretamente.

A questão a definir aqui é o tanto que se deve envolver mais pessoas neste processo, já que existem informações confidenciais para o público interno, como folhas de pagamento. Envolva equipes específicas para temas sigilosos e seja transparente com seus funcionários sobre tudo que está acontecendo na empresa.

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Escritório ou trabalho remoto?

Antes de fazer o orçamento anual da sua empresa, é indispensável ter o conhecimento sobre qual é a melhor opção de modelo de trabalho para o próximo ano: escritórios, workplaces, coworking ou apostar pelo home office de maneira definitiva.

A pandemia não só trouxe essas dúvidas como também a transformação digital, mudando toda a dinâmica presencial de trabalho para sempre. Com o isolamento social, os colaboradores substituíram os escritórios pelas suas casas. As salas de reunião se tornaram aplicativos como Google Meet, Skype e Zoom.

O que antes muitos líderes viam com olhos céticos, hoje se tornou uma necessidade. Trabalhar cumprindo toda a jornada laboral dentro de um escritório se tornou coisa do passado. A descoberta gerou uma pergunta para todos: realmente é necessário investir em escritórios?

Possuir um espaço físico implica para a empresa gastar serviços de luz, água e mantimentos. E para os funcionários significa a obrigação de se deslocar a um escritório e consumir tempo e dinheiro para fazê-lo. Com o trabalho remoto (ou home office), ambas as partes descobriram uma nova forma de trabalhar.

Uma série de pesquisas na América Latina realizadas pela Newmark, consultora imobiliária, resultou em 40% das empresas participantes considerarem que precisam de menos espaços corporativos para os próximos anos.

Se uma empresa deseja fazer parte dessa tendência, precisa refletir em números os investimentos ou redução de custos neste campo no orçamento anual e buscar o modelo de trabalho que mais convenha:

  • Home office: reduzem-se as partes destinadas ao aluguel e mantimentos das instalações, deslocando o dinheiro adicional para apoiar os colaboradores com internet, equipamentos ou luz, caso a organização opte por isso.
  • Workplaces: são os espaços onde alugam-se lugares de trabalho em instalações compartilhadas com outros empresários. Neste caso, o seu orçamento deve considerar o pagamento mensal ou anual do serviço, seja pagando uma sala completa ou somente algumas mesas de trabalho.
  • Presencial: trata-se do aluguel (se não for propriedade da empresa), mantimentos e serviços gerais.

Números baseados na realidade

Um erro habitual na hora de elaborar um orçamento empresarial anual é ser muito otimista nos resultados esperados.

Confundir a realidade com cenários extremamente positivos que não tem sustentação suficiente em evidências, dificulta a tarefa de cumprir com as metas do exercício orçamentário.

Os números impostos com objetivos financeiros de vendas devem estar alinhados com estudos baseados no histórico da empresa e uma análise profunda do comportamento do mercado junto aos objetivos organizacionais.

E não devemos confundi-lo com pessimismo, pois esse processo é somente uma projeção mais realista com o que pode acontecer. Lembre-se que o orçamento anual é uma estimativa.

Capacitação profissional dos colaboradores

Outro fator a ser considerado é o desenvolvimento das equipes de trabalho. A capacitação dos colaboradores deve estar incluída no seu orçamento anual, pois só assim é possível melhorar suas habilidades e a preparação para enfrentar os desafios que vão enfrentar nos próximos anos.

Com a globalização, os negócios voltaram a ver outros mercados para seus produtos e serviços. Isso exigiu também que os colaboradores crescessem e aumentassem suas capacidades para competir no mercado de trabalho. Falar outros idiomas, por exemplo, se tornou uma ferramenta muito valiosa.

Um estudo chamado “O futuro do trabalho na América Latina” da Ubits, corporativa especializada em treinamento de capital humano, encontrou que 20,5% das empresas consultadas afirmaram que houve mudanças consideráveis no perfil dos seus trabalhadores.

Além disso, a mesma corporação realizou um exercício com mais de 150 gerentes de recursos humanos, onde identificou que 18,6% deles sofreram com a redução de orçamento para capacitação de funcionários em 2020.

Ou seja, por um lado se identifica a necessidade de capacitar pessoas internas, mas não é levado em consideração os recursos econômicos para colocar em prática.

Uma das razões prováveis é que os empresários não contemplam em seus orçamentos anuais passados a necessidade de oferecer novos conhecimentos ao seu capital humano. Repetir esse erro é arriscar-se a possuir colaboradores e talentos que não estão ao nível e velocidade do crescimento projetado para sua empresa.

Se não contarmos com a formação e conhecimento desses profissionais, alcançar as metas planejadas no orçamento anual será mais complicado. Uma frase que pode resumir bem essa “troca” é “se o capital humano deixa de ser competitivo, a empresa também deixará de ser”.

6 Passos para elaborar um bom orçamento

Por que oferecer o treinamento de idiomas dentro das empresas?

Um estudo do Harvard Business Review concluiu que, entre as 50 empresas analisadas, 70% dos colaboradores sinalizaram que não dominam as habilidades necessárias para realizar suas funções.

Isso é um custo muito alto, se levarmos em consideração empresas multinacionais que necessitam de profissionais bilíngues, resilientes, com capacidade analítica e multidisciplinares.

A globalização e o avanço acelerado da tecnologia fazem com que não haja mais fronteiras no mundo corporativo, sendo uma vantagem competitiva possuir talentos que falem outros idiomas e possam realizar negociações, conversas ou estreitar relações comerciais.

A possibilidade de se comunicar com fornecedores ou clientes em outros idiomas de diversos lugares do mundo se traduzem em reduções de gastos e possibilidades de expansão, que há uns dois anos atrás não existiam.

Além disso, capacitar sua equipe em outros idiomas aumenta o índice de satisfação dos colaboradores na empresa, podendo ser oferecido como um benefício. Aqui no Berlitz, por exemplo, são disponibilizados os cursos de idiomas em grupo totalmente gratuitos para os colaboradores, podendo ser estendido a dependentes ou familiares.

O Berlitz oferece treinamento de idiomas para empresas e outros serviços como capacitação de liderança, cultural, provas de nivelamento, etc. Esse deseja expandir seus negócios e preparar suas equipes para este crescimento, somos o parceiro ideal para suas necessidades.

Em conclusão, incluí-lo em seu orçamento anual é definitivamente um investimento atrativo adicionar este benefício aos talentos e considerá-lo para o crescimento do seu negócio.

Desenvolver habilidades em outros idiomas, seja para empresas ou profissionais, abre oportunidades de efetivações e boas remunerações, redução de custos com traduções e aumenta a cartela de clientes, já que suas equipes estão preparadas para acelerar o crescimento internacional.

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