Professionell mit PowerPoint präsentieren: Wie KI visuelles Storytelling unterstützt

1. Konzeption und Aufbau von professionellen PowerPoint-Präsentationen

Unübersichtlich, schlecht lesbar und ohne roten Faden: Sicher haben Sie auch schon einmal eine schlechte PowerPoint-Präsentation erlebt. Unsere Tipps helfen Ihnen dabei, es selbst besser zu machen. Gut durchdachte Folien unterstützen Ihren Vortrag, ohne unnötig abzulenken. KI kann Ihnen in diesem Prozess Arbeit abnehmen und Ihre Präsentation optimieren.

1. Zielgruppe definieren

   Es macht einen Unterschied, ob Sie vor einer Gruppe von Finanzexperten, in einer Universitätsvorlesung oder auf einem Ärztekongress sprechen. Die Definition der Zielgruppe hilft Ihnen, den Sprachstil, den Inhalt und das Design an Ihr Publikum anzupassen. KI kann Sie dabei unterstützen, zielgruppengerecht mit PowerPoint zu präsentieren. Ein Beispiel-Prompt: „Erstelle eine strichpunktartige Einleitung für eine Präsentation über Cybersicherheit für Mitarbeiter eines Startups.“

2. Klare Botschaft

   Zu Beginn ist es hilfreich die zentrale Botschaft, die Sie ihrem Publikum mitteilen möchten, festzulegen. Es ist hilfreich, zunächst die zentrale Botschaft zu ermitteln, die Sie Ihrem Publikum mitteilen möchten. Auf diese Weise sorgen Sie für Struktur und Klarheit. Falls Sie sich nicht sicher sind, können Sie eine KI zur Hilfe nehmen. Tools wie ChatGPT, Tome oder Beautiful.ai können einen Textblock auf seine wichtigste Aussage analysieren. Tipp: Stellen Sie Ihre zentrale Botschaft an den Anfang des Vortrags, denn da ist die Aufmerksamkeit des Publikums am größten.

3. Mit KI zum Roten Faden

   Eine klare Struktur hilft dem Publikum, Ihrem Vortrag zu folgen. KI-Tools können Ihnen eine Gliederung für Ihren Text vorschlagen oder ganze Inhaltsbausteine generieren. Ein möglicher Prompt: „Erstelle eine Gliederung für eine Präsentation über nachhaltige Verpackungslösungen in der Gastronomie.“

4. Qualitätssicherung

   Ganz gleich, ob Sie die PowerPoint mit oder ohne KI gestalten: Überprüfen Sie vor Ihrem Vortrag alle Folien auf Rechtschreib- und ähnliche Flüchtigkeitsfehler und lassen Sie Ihre Präsentation von jemand anderem gegenlesen. Auch die KI kann Fehler machen, weshalb Sie künstlich generierte Inhalte immer kritisch überprüfen sollten.

5. Probelauf

   Üben Sie den Vortrag mehrfach und stimmen Sie Ihr Timing perfekt auf die Folien ab. Sie können dabei vor anderen sprechen oder sich mit einem Diktiergerät oder Handy aufnehmen.

3. Die besten KI-Tools für Präsentationen im Vergleich

Sie haben sich entschieden: Wenn Sie das nächste Mal mit PowerPoint präsentieren, möchten Sie eine KI zur Hilfe nehmen. Unsere Übersicht hilft Ihnen bei der Auswahl des passenden Tools.

5. So gelingt das richtige Design Ihrer Folien

Optisch ausgewogen, grafisch auf das Thema abgestimmt und übersichtlich: Eine professionelle PowerPoint-Präsentation besticht nicht nur durch ihren Inhalt, sondern auch durch ein gutes Design. Neben KI-Tools ist vor allem menschliche Kreativität gefragt, um eine zielgruppengerechte PowerPoint zu gestalten. Unsere Tipps unterstützen Sie dabei, ein wirkungsvolles und ansprechendes Design zu schaffen.

1. Minimalistisches Design

Setzen Sie Bilder, Grafiken und Videos sparsam ein und achten Sie darauf, dass Sie das Präsentierte unterstützen, anstatt davon abzulenken. Das gilt zum Beispiel für Folien, die mit Designer generiert wurden. Wählen Sie Layouts aus, die das Auge nicht überfordern oder die Lesbarkeit einschränken.

2. Infografiken für ein besseres Verständnis

Ob klassische Tortendiagramme, Zeitleisten oder visuelles Storytelling: Infografiken veranschaulichen komplexe Zusammenhänge und verbessern das Verständnis. Wenn Sie Daten bildlich darstellen, können Sie außerdem den Textanteil Ihrer Folien verringern.

Für das Präsentieren mit PowerPoint stehen Ihnen SmartArt-Grafiken zur Verfügung, mit denen Sie betriebliche Abläufe, Projektphasen, Hierarchien und vieles andere visuell darstellen können. Klicken Sie dafür auf “Einfügen”, anschließend auf “SmartArt” und wählen Sie eine Grafik aus, die für Ihre Zwecke passt. Diese können Sie nun mit Inhalt befüllen. Oder nutzen Sie Copilot, um in PowerPoint Infografiken nach Ihren Vorstellungen zu generieren.

3. Nutzen Sie hochwertige Bilder und Grafiken

Damit Ihre Bilder auch bei vielfacher Vergrößerung gestochen scharf bleiben, nutzen Sie am besten nur hochauflösende Bilder und grafische Elemente. Tipp: Testen Sie Ihre PowerPoint vorab mit dem Beamer und überprüfen Sie die Wirksamkeit Ihrer Grafiken in der Vergrößerung.

4. Wählen Sie passende Schriftarten

Bei der grafischen Gestaltung Ihrer PowerPoint ist Kreativität gefragt, bei der Auswahl der Schriftart eher nicht. Für eine professionelle PowerPoint kommen moderne und gutlesbare Schriften wie Aptos, Segoe UI und Source Sans Pro in Frage. Verspielte Schriften wie Comic Sans oder Verschnörkelungen lenken unnötig ab.

5. Die richtige Farbwahl

Auch für die Farbauswahl gilt: Lesefreundlichkeit hat Vorrang vor gestalterischer Freiheit. Beschränken Sie sich auf wenige Farbtöne, die miteinander harmonieren und schaffen Sie durch Kontraste eine gute Lesbarkeit. Auf Coolors oder Color Hunt finden Sie fertige Farbpaletten für das Design Ihrer PowerPoint-Präsentation. Wenn Sie im Unternehmen eine etablierte Corporate Identity inklusive CI-Farben nutzen, dann verwenden Sie diese auch für Ihre Präsentation. Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre Präsentation barrierefrei ist. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Überprüfen“ und anschließend auf „Barrierefreiheit überprüfen.“ Die Funktion macht Sie z.B. schwer leserliche Farbkombinationen aufmerksam.

6. Einheitliches Design der Folien

Achten Sie darauf, dass Ihre Folien stets aufeinander abgestimmt sind. Ist das Firmenlogo immer an exakt derselben Stelle? Sind die Ränder einheitlich und ist die Schriftfarbe gleich? PowerPoint bietet Ihnen vorgefertigte Designs, die sie unter der Registerkarte “Entwurf” finden. Zu jeder Vorlage gibt es verschiedene Abwandlungen, die Sie in der Gruppe “Varianten” finden. Rechts daneben ist ein nach unten weisender Pfeil. Klicken Sie darauf, um Farben, Schriftarten und vieles mehr nach Belieben anzupassen.

7. Stimmen Sie das Layout auf den Inhalt ab

Die einzelnen Folien sollten widerspiegeln, über was Sie in Ihrer PowerPoint-Präsentation sprechen. Mit einem geschickten Design können Sie zum Beispiel verdeutlichen, dass Sie gerade zwei Sachverhalte miteinander vergleichen.

Das Design sollte außerdem zeigen, wo ein neuer Abschnitt beginnt. Für Folien, die zum selben Unterpunkt gehören, gilt das Prinzip der Einheitlichkeit. Das Layout einzelner oder mehrerer Folien können Sie mit dem Folienmaster in PowerPoint gestalten. Wählen Sie dazu die Registerkarte “Ansicht” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Folienmaster”.

PowerPoint und KI helfen Ihnen, souverän zu präsentieren

Egal, ob Sie sich für den beliebten Klassiker PowerPoint oder für ein alternatives Tool entscheiden – auch das spannendste Thema wird das Publikum nicht begeistern, wenn es nicht ansprechend vorgetragen wird. Daher ist die gezielte Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg Ihrer PowerPoint-Präsentation. Mit unseren Tipps fällt es Ihnen in Zukunft leichter, ansprechende Vorträge zu halten, die das Publikum mitreißen.

Sie möchten das Thema noch vertiefen? In unseren Fachkräfteseminaren lernen Sie, wie Sie zielgruppengerechte Vorträge gestalten und souverän vor anderen Menschen sprechen. In praktischen Übungen proben Sie den gezielten Einsatz Ihrer Stimme und Körpersprache. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihr Lampenfieber besiegen und auch mit Unterbrechungen gekonnt umgehen.

Für Ihre nächste PowerPoint-Präsentation wünschen wir Ihnen viel Erfolg.