英文メールに書く「結びと締めの言葉」とは

英文メールに書く結びと締めの言葉とは


英文のメールは、本文を書いた後に、

  • 締めの言葉(あいさつ)
  • “Sincerely,” “Kind Regards,” “Thank you” などの結びの言葉(結語)
  • 署名

を書いて終えるのが一般的です。

英文ビジネスメールレイアウト

ところで、英語メールに書く結びの言葉をSign-Offと言いますが、その役割をご存じでしょうか?

例えば、「手紙がここで終わることを伝える」のがそうですが、

他にも、

  • 読者に謝意を表明する
  • 作者と読者の関係を構築/維持する
  • 読者の反応(返信)率をあげる
  • 読者の印象に長くとどめる

などがあります。

そして、Sign-Offにはさまざまな種類があります(下の表をご参照ください)。

せっかく丁寧にわかりやすく書き上げたメールでも、その選択を間違えるとすべてが台無しになってしまいますので注意が必要です。

たった一言の短いフレーズですが、ここに何を書くか、英語が母国語の方でも悩むことがあるくらいです。

読者との関係性と文脈を考慮した上で、適切なフレーズを選択するようにしましょう。

結語(Sign-Off)の一例

フォーマル カジュアル
All my best, ごきげんよう Cheers, じゃあね
Best, お幸せに/今後もよろしくお願いします Enjoy your [曜日]/week/weekend, 曜日/週/週末を楽しんでください
Best regards, かしこ/よろしくお願いします Good luck, 健闘を祈ります
Best wishes, お幸せに/今後もよろしくお願いします Great catching up with you, 久しぶりに話せて良かった
Looking forward to hearing from you, 連絡を待っています Happy [曜日], 素晴らしい曜日をお過ごしください
Regards, 敬意を込めて/よろしく Happy holidays, 素晴らしい祝日を
Respectfully, 謹んで Have a good one, またね/すてきな1日を
Sincerely, 真心を込めて Have a great day, 素晴らしい日をお過ごしください
Speak with you soon, 近日中にご連絡します Here’s to a great [曜日], すてきな曜日を祝って
Take care, お元気で/お大事に Hope this helps, お役に立てれば
Warm regards, よろしくお願いします(共感を示す。面識がある仲のよい人との間でのみ使う) Hope you’re making it through [曜日], 曜日をうまく切り抜けられてますように
Warm wishes, 心を込めて/ご多幸をお祈りして(親しい人との間で使う) See you tomorrow/next week/at [次に会う予定のイベント名], 明日/来週/次に会う予定のイベントで会いましょう
Warmly, 心から Sending good vibes, よい気を送ります/ご無事を祈ります
Talk soon, またね
Until next time, またね

また、メールを送信する前に、書かれた結語(Sign-Off)が、文面や相手との関係性に合っているかを必ず確認するようにしましょう。

ポイント:結語(Sign-Off)の最初の単語は頭文字を大文字で書くようにしましょう。 

例えば、
Sincerely, のように。

複数の単語からなる結語(Sign-Off)の場合は、最初の単語の頭文字を大文字にし、他の単語の頭文字は小文字を使用しましょう。

例えば、
Looking forward to hearing from you, のように。

そして、結語(Sign-Off)は、締めのあいさつに適したものを選択することも必要ですので注意しましょう。

では次に、ビジネスや初対面の人を相手に書く、フォーマルな文書に使う結語(Sign-Off)について説明します。

フォーマルな文書に使う結語(Sign-Off)について

フォーマルな文書に使う結語

フォーマルな文書とは、それほど親しくない相手や取引先、学校・役所などに、依頼や案内、行動を喚起したり、自らの意志を伝えるときなどに作成する書類を指します。

例えば、以下の目的で作成する書類(書類の名称)がそうです。

  1. 問い合わせる (Enquiry letter)
  2. 注文する (Order letter)
  3. 承諾する (Acceptance letter)
  4. 苦情を言う (Letter of complaint)
  5. 謝罪する (Letter of apology)
  6. 添え状として補足説明する (Cover letter)
  7. 販売する (Sales letter)
  8. 販促する (Promotion letter)
  9. 請求する (Claim letter)

日本語でもそうですが、このような書類を作成するときは、ビジネスマナーに則った丁寧な文章で書き上げることが求められます。

そのため、結語もフォーマルな文書に合ったものを選択することが必要ですが、どのようなものがあるのでしょうか? 以下、ご覧ください。

Sincerely

Sincerely(真心を込めて)は最も一般的に使われる結語です。 

他にも、Yours sincerely(敬具 = イギリス英語)や Sincerely yours(敬具 = アメリカ英語)といった結語で使われることがあります。

Sincerelyには「真心を込めて」という意味があり、相手に誠実な印象を与えることができます。

お客様や取引先、初めて連絡する相手、謝罪や公式の発表などに対して、フォーマルな文書を送るときにSincerelyが用いられます。

Regards

Regards(敬意を込めて)はSincerelyと同様によく使われますが、よりやわらかな印象を与える結語です。

他には、Kind regards(尊敬の念を伝えるときに使うかしこ/よろしくお願いします)、Best regards(通常時に使うかしこ/よろしくお願いします)、やWarm regards(親しい人との間で使うかしこ/よろしくお願いします)などがあります。

これらは、状況にあわせて、何度かやりとりをしたことがあるお客様や取引先に使うとよいでしょう。

Sincerelyはフォーマルな表現ですが、どちらかと言うと他人行儀な印象を与えるフレーズですので、親近感を持ってもらいたいときにはRegardsを使うことがオススメです。


その他

他にもフォーマルな文書に用いる結語(Sing-off)がありますので覚えておきましょう。

Yours faithfully,(かしこ/敬具/よろしくお願いします)

このフレーズは、Yours sincerely/Sincerely yoursと同じ状況で、相手の名前がわからないときに使います(Yours sincerely/Sincerely yoursは相手の名前がわかっているときに使うフレーズです)。

Cordially,(かしこ/敬具/よろしくお願いします)

このフレーズは、相手にあなたがとても真面目である印象をもってもらいたいときに使います。初めて手紙を送るときに使うとよいでしょう。

Respectfully, (謹んで/敬意を表して)

このフレーズは、フォーマルな文書で相手に敬意をあらわしたいときだけに使います。

フォーマルな文書では、目的と異なる結語を使うと心証を損なうことがあるので注意が必要です。

新しい取引先や企業・学校などに初めてメールを送るとき、あるいは、あまり親しくない相手と継続的にやり取りをするときには、ここで紹介したフレーズをぜひ活用してみてください。

では次に、カジュアルな文書に使う結語(Sign-Off)について紹介します。

カジュアルな文書に使う結語(Sign-Off)について

カジュアルな文書に使う結語

カジュアルな文書とは、主に友人や家族・同僚など、仲のよい人と接するときに書く書面(例えばE-mail)を指します。

また、長いつきあいがあり仲よくなった取引先や親密な相手に書く書面もこれに含まれることがあります。

人間関係が構築できている人と文書でやりとりをするときに使うのが、ここで紹介する結語(Sing-Off)です。

Happy〜

欧米人はHappyという言葉を使うのが好きです。

Happy Easter(感謝祭おめでとう)、Happy Monday/Tuesday……/Sunday(すてきな月曜日/火曜日……/日曜日を)、Happy Holidays(幸せな祝日を)と言った感じで使います。

人間関係を構築することができた読者に、よい一時を送って欲しいと望む場合、このような結語を使うのもオススメです。


See you

カジュアルな文書には、結語にSee you(またね)、Bye-by(バイバイ)、So long(じゃあね)、Goodbye(さようなら)など口語体で別れのあいさつを書くことも可能です。

これらはフォーマルな文書には適していませんので注意しましょう。


その他

Have a good one/Have a nice day(素晴らしい1日を)は別れのあいさつに用いる言葉です。これもカジュアルな文書でのみ、結語として使うことが可能です。

Take it easy(またね)これもカジュアルな文書でのみ使用することが可能です。

Stay tuned(乞うご期待)これは命令形のフレーズなのでフォーマルな文書に用いると、相手があなたのことを生意気だと感じてしまいます。カジュアルな文書以外では使わないようにしましょう。


カジュアルな局面で使う結語は、親しい友人などとのやりとりには適しているのですが、会社や役所などに提出する公式な書類には適していません。

誤ってカジュアルな文書に使う結語を「絶対に」フォーマルな文書に書かないように注意しましょう。

締めのあいさつ

締めの挨拶

締めのあいさつとは、ビジネスメールの最後に書くフレーズです。

日本語のビジネスメールと同じように、英語のビジネスメールの最後には、締めのあいさつを書くことが必要です。

これが書かれていないと、文面が尻切れトンボのようになってしまうだけでなく、社会人としての常識に欠ける人だと思われてしまうことがあります。

ここでは、英語のビジネスメールに書く締めのあいさつに用いられる代表的なフレーズを紹介します。

どうぞよろしくお願い致します

残念ながら英語には直訳で「どうぞよろしくお願い致します」にあたるフレーズは存在しません。

状況ごとに、異なるフレーズを使用しますので注意が必要です。

例えば、今度新しい職場に就くことになった場合、I look forward to working with you.(一緒に働けることを楽しみにしています)が「どうぞよろしくお願い致します」と同意語になります。

一方で、相手の協力が必要な場合、I would appreciate your cooperation.(協力いただけたら幸いです)がそれとなります。

また、カジュアルな文書にはThanks(ありがとうございます)を用いることもあります。

状況にあわせて適切なフレーズを使い分けましょう。


返答をお待ちしています

「返答をお待ちしています」は、I look forward to hearing from you. がそれに相当します。

他にも、I await your response.も同じ意味合いで使用することが可能です。


ご検討ください

「ご検討ください」は、Thank you for your consideration. (ご検討ありがとうございます)が最もそれに近い表現となります。

他にも、I appreciate your consideration.(ご検討に感謝します)といった表現もあります。

日本語では「ご検討ください」と命令形のフレーズになるところが、英語では逆に「ご検討いただいてありがとう」と感謝の気持ちを伝える表現になるのが興味深いですよね?


不明点があればお知らせください

「不明点があればお知らせください」を英語に直すと、

If there’s anything unclear, please let me know.が最も近い表現となります。

他にも、Please let me know if you have any questions.(何か質問があれば、教えてください)があります。


ご健闘をお祈りします

「ご健闘をお祈りします」は、Good luck!I wish you good luckが該当するフレーズとなります。


なお、実際に締めのあいさつとして書く場合、どのように書けばよいか?は次の例文を参考にしてみてください。

例文を使った英語のビジネスメールの書き方

メールの例文

これまで、結語(Sing-Off)と締めのあいさつについて説明してきましたが、ここでは、実際にこれらのフレーズを英文ビジネスメールの例文を用いて説明します。

ここでは最初に英語の文章を紹介し、その後に和訳した文章を紹介します。その後で、結語と締めのあいさつについて説明します。

1.初めて連絡をする、仕事上の相手に送るメールの場合

Dear Mr. Smith,

This is Taro Yamada from A company.

I am writing to introduce our company to you and provide some information about our organic and natural foods, supplements and additional wellness products.

As we are in the same industry and offer similar products, I felt it reasonable to extend salutations and suggest we meet to discuss how we can work together.

Please find enclosed a list of our products and price points, as well as our ideas for wellness support services that our businesses may partner on.

Please feel free to contact me to discuss our ideas and any questions you may have regarding this request.

I appreciate your consideration.

Sincerely,

Taro Yamada

親愛なる スミス様へ

A 社の山田太郎と申します。

弊社と弊社が販売する自然食品、サプリメントと健康食品に関する情報を紹介させていただきたく、ご連絡差し上げました。

貴社と弊社は同じ業界内で類似している商品を販売していることから、一度ごあいさつさせていただき、何らかの形で協力して事業を行うことを面会して協議することができないかと考えております。

弊社商品とその価格に関する情報を、弊社が構想する貴社とビジネス提携できそうな健康支援サービス案とあわせてお送りしますので、ご確認願います。

本件に関して、質問・コメント等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

真心を込めて

山田 太郎


このレターは、初めて連絡をする、仕事上の相手に向けて書かれたものです。

失礼がないように、Sincerely,(真心を込めて)を結語に使っています。

また、締めのあいさつは、共同事業の提案について検討をお願いしているため、フォーマルな文面で、I appreciate your consideration([共同事業の]ご検討に感謝します)と書いて手紙を締めています。

2. 親しくしている取引先相手に送るメールの場合

Hi Jane,

I was wondering if you were going to the XXX exhibit that is happening this weekend at Z exhibition center.

There will be a lot of leading-edge products to be displayed, and I thought it might interest you.

Let me know if you're planning on going by Friday and we can make plans to carpool if you'd like.

Thanks!

Talk to you soon,

John Smith

こんにちは ジェーンさん

今週末にZ展示場で開催されるXXX展に行かれますか?

最先端の製品がたくさん展示されるから、興味があるのではと思い声をかけました。

もしよかったら、金曜日までに行く予定があるかどうか教えてください。

良ければ、相乗りの予定も組みましょう。

よろしくお願いします。

ではまた

ジョン・スミス

このレターは、すでに人間関係が出来上がっている親密な仕事上の取引先に送るものですので、カジュアルに、Talk to you soon,(またね)を結語に使っています。

また、締めのあいさつでは、展示会に相乗りして行くことの提案に対して返答をお願いしているので、カジュアルな文面で、Thanks([回答に対してあらかじめ]ありがとう)と書いて手紙を締めています。

フォーマルな文面とカジュアルな文面では、それぞれ結語と締めのあいさつが異なります。文面にあったものを選択し、書くように注意しましょう。

まとめ

  • 英文メールに書く「結びと締めの言葉」の定義
  • フォーマルな文書に使う結語(Sign-Off)
  • カジュアルな文書に使う結語(Sign-Off)
  • 締めのあいさつにふさわしい言葉
  • 例文を使った英語のビジネスメールの書き方

を順番に解説しました。

ぜひここで紹介したことを、実際に文書を作成するときに活かしていただければ幸いです。

相手と良好な関係を構築する書類が書けるようになっていただけることを心よりお祈り申し上げます。

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