多国籍のメンバーが参加する会議を設定するときは、日程調整のメールも自然と英語になりますよね。
日程調整のメールはさらっと済ませて、会議の本題や資料の用意に時間と労力をかけたいもの。日程のすり合わせに必要な「英語」で手間取ってしまっては、時間がもったいないです。
そこで今回は英会話スクールベルリッツのベテラン教師が、ビジネスで通用する日程調整＆会議案内のメール文例を順を追って紹介します。
回答を集めやすい件名の付け方、オンラインの日程調整ツールを利用する際の文例、会社のカルチャーに合わせたカジュアル表現とフォーマル表現までカバーしています。
あなたの状況に合う表現を探して、ぜひ使ってみてくださいね！
Dear Asian Market team members,
Good morning.
Our Global Sales Manager Mr Collins would like to have a call with us to go over the sales results by area.
Could you please let me know your availability at the following dates/times by Tuesday 16?
23rd Tue 10:00-11:00
24th Wed 15:00-16:00
26th Fri 9:00-10:00 or 14:00-15:00
Best regards,
Taro Tanaka
アジア市場チームメンバーの皆さま
おはようございます。
グローバルセールスマネージャーのコリンズさんが、地域ごとの販売実績の振り返りのため、私たちと電話会議をしたいそうです。
16日火曜日までに、下記日程の皆さんのご都合をお知らせいただけますか？
23日（火）10時～11時
24日（水）15時～16時
26日（金）9時～10時または14時～15時
以上、よろしくお願いします。
田中 太郎
Dear project members,
Good afternoon.
As we are all aware, we have been requested to finalize the concept for the new product by the end of this month.
So, we need to have another meeting to make the final decision.
I’ve booked the meeting room from 10 am to 11 am on Tue 23rd on Groupware as it seems everyone is available at the time.
I hope it works for you. If this is not convenient for any of you, please let me know.
By the way, I’m writing to the four of you: Akira, Bob, Chika and David. If you would like to invite any additional people, please let me know.
Cheers,
Eri Suzuki
プロジェクトメンバーの皆さん
こんにちは。
ご承知の通り、私たちは新製品のコンセプトを今月末までに最終化させるよう求められています。
ですから、結論を出すためにもう一回会議をする必要があります。
グループウェアで見たところ全員予定が空いているようだったので、23日（火）の午前10時～11時にミーティングを設定しました。
問題がなければよいのですが。もしどなたかご都合の合わないときはお知らせください。
ところで、このメールはアキラ、ボブ、チカ、デイヴィッドにお送りしています。もし他にお誘いしたい方がいましたらお知らせください。
よろしく。
鈴木 絵里
Dear project members,
Good afternoon.
I’m writing to you all to set up a meeting to finalize the concept for the new product. We definitely need another discussion before the end of the month.
I’ve prepared a form on Online Scheduling Tool to set the schedule.
Please visit the link below and fill in the form by Tuesday 16.
Click here to access Online Scheduling Tool
Best regards,
Eri Suzuki
プロジェクトメンバーの皆さん
こんにちは。
新製品のコンセプトを最終決定するミーティングを設定したく、皆さんにご連絡します。今月末までにもう一度議論する必要があるのは間違いありません。
オンラインの日程調整ツールでフォームを用意しました。
16日火曜日までに、以下のリンクを開いて、そちらから回答していただけますか？
オンラインスケジューリングツールはこちら
以上、よろしくお願いいたします。
鈴木 絵里
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Hello all,
Thank you for your prompt response. This is to announce that the concept decision meeting will be held in meeting room #3 from 10:00 a.m. to 11:00 a.m. on Tuesday, 23rd January.
I look forward to seeing you all then.
Best,
Eri Suzuki
こんにちは、皆さん
早速のご回答ありがとうございます。1月23日火曜日 午前10時から11時まで、3番会議室にてコンセプト決定会議を開催いたします。
皆さんにもうすぐお会いできることを楽しみにしております。
よろしくお願いします。
鈴木 絵里
Dear all,
Thank you very much for your replies.
Our meeting is scheduled from 15:00 on Wednesday 24th January. Please access the following link a couple of minutes before the meeting is scheduled to start.
(click here to join meeting)
The passcode is 1234.
The agenda of the meeting is:
1. Kanto sales result … 15min
2. Kansai sales result … 15min
3. Kyushu sales result … 15min
4. Q&A, discussion … 15min
Please share any documents and/or slides you’ll be using before 1 p.m. on 24th.
Mr Collins is looking forward to talking with us all then.
Kind regards,
Taro Tanaka
皆さま、ご返信くださりありがとうございました。私たちの会議を1月24日の15時からに設定いたしました。
時間の数分前になりましたら、URLにアクセスしてください。パスコードは1234です。
会議の議題は
1. 関東の販売実績 … 15分
2. 関西の販売実績 … 15分
3. 九州の販売実績 … 15分
4. 質疑応答、議論 … 15分
の予定です。
当日使用する資料やスライドを、24日の午後1時までに共有してください。
コリンズさんは私たちと話すのを楽しみにされています。
以上、よろしくお願いします。
田中 太郎
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Hi everyone,
Unfortunately, none of the dates I mentioned work for all of us.Do any of the following alternative proposals suit you?
1hr from 10:00 or 11:00 or 14:00 on Tue, 6th Feb
1hr from 14:00 or 16:00 on Wed, 7th Feb
I’d appreciate your reply by Jan 19.
Cheers,
Eri
皆さんこんにちは。
残念ながら、前日お伝えした日程では全員の都合が合うものが一つもありませんでした。代わりに、以下の提案の中で合うものはないでしょうか？
2月6日（火）10：00～または11：00～または14：00～の1時間
2月7日（水）14：00～または16：00～の1時間
1月19日までにご返信いただけるとありがたいです。
よろしく。
絵里
Everyone,
This is to inform you the sales meeting on 24th has been cancelled due to an urgent schedule change by Mr. Collins.
I’m sorry for such short notice. Thank you for your understanding. I will send out another e-mail to reschedule the meeting at a later date.
Kind regards,
Taro Tanaka
皆さま、
コリンズさんの急な予定変更のため、24日の売上会議はキャンセルになりました。
直前のご連絡で申し訳ありません。ご理解いただけますと幸いです。後日、ミーティングを再設定するためのメールを別途お送りします。
以上、よろしくお願いします。
田中 太郎
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日程調整を含め、英語のせいで仕事がスムーズに進まないとなると、本来の業務に支障が出てしまいます。
ベルリッツでは忙しいビジネスパーソンのために通学・オンラインのレッスンを用意。あなたの業務に合わせたレッスンが可能なので、ぜひ職場で「英語で頼られる存在になりたい！」という方は無料体験レッスンをお試しくださいね。
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一部のプログラムは、無料オンライン体験または受講相談のみとなる場合がございます。
