1.英語でメールの件名を書く

件名はシンプルに!さらに日付を付けるとわかりやすい場合もあります。下記の例文を参考にしてください。

Schedule Confirmation for June 15th
6月15日のスケジュールの確認

Deadline for Project Budget Analysis
プロジェクトの予算分析の締切

Request for Product Documents
製品資料の請求

Invitation for June 15th Conference Call
6月15日通話会議の招待

Urgent Request Concerning Your Invoice
請求書に関して緊急のお願い

2.宛先、相手の名前を書く

下記ではあらたまった丁寧な例文を紹介していますが、親しい相手にはDearを使わず「Johnson」「Ms.Baker」など直接名前ではじめるのが一般的です。

Dear Mr. 男性,
~様(男性に対して)
Dear Mr. Johnson,
ジョンソン様(男性に対して)
Dear Ms. 女性,
~様(女性に対して)
Dear Ms. Baker,
ベーカー様(女性に対して)

【特定の部門に送る場合】

Dear Customer Service,
カスタマーサービス御中
Dear Marketing Director,
マーケティング部長殿

【案件の担当者が不明な場合は】

To whom it may concern,
担当者様

英文ビジネスメールの構成やフォーマットをもっと詳しく知りたい方はこちらもどうぞ!

3.挨拶、自己紹介

My name is Taro Tanaka and I work at Berlitz Japan.
私の名前は田中太郎です。私はベルリッツ・ジャパンで働いています。

My name is Taro Tanaka and I work in marketing at Berlitz Japan.
私の名前は田中太郎です。私はベルリッツ・ジャパンでマーケティングをしております。

My name is Taro Tanaka and I am responsible for curriculum development at Berlitz Japan.
私の名前は田中太郎です。私はベルリッツ・ジャパンでカリキュラム開発の担当をしています。

My name is Taro Tanaka and we met last week at an event.
先週のイベントで知り合った田中太郎です。

My name is Taro Tanaka and I am a colleague of Hiroshi Suzuki at Berlitz Japan.
ベルリッツ・ジャパン鈴木宏の同僚の田中太郎です。

4.自分の上司、同僚、部下を紹介する

下記のようにI would like to introduce my (boss/colleague/subordinate), 名前).という順番であなたの会社の人を紹介できます。

Jeff, I would like to introduce you to my boss, Mr. Kenichiro Tanaka.
ジェフ、私の上司、田中賢一郎を紹介させていただきます。

5.~をありがとうございました

Thank you very much for ~
~をありがとうございました。

Thank you very much for your reply.
お返事をいただきありがとうございました。

Thank you very much for your help.
助けていただきありがとうございました。

Thank you very much for setting the agenda.
会議アジェンダを設定してていただきありがとうございました。

I appreciate you arranging your schedule.
スケジュールを調整してくれてありがとうございました。

Thank you very much for visiting our office yesterday.
昨日は、ご訪問いただきありがとうございました。

I appreciate your quick response.
迅速なお返事をいただきどうもありがとうございました。

6.メールの目的を説明する

The reason I am writing this e-mail to you is because I would like to know your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました。

The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.
貴社の現行製品についていくつか質問をしたく、メールさせていただきました。

I am writing this e-mail to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップについてのメールになります。

7.良いニュースを伝える

We are happy to inform you that~
~とお伝えできることを嬉しく思います。

We are happy to inform you that we received your payment.
お支払いを確認しました。ありがとうございます。

We are pleased to inform you that we will accept your offer.
貴社の提案を採用することをお知らせいたします。

8.悪いニュースを伝える

We are sorry to inform you that~
~大変申し訳ございませんが、~をお知らせいたします。

We are sorry to inform you that the item you ordered is out of stock.
大変申し訳ございませんが、ご注文いただきました製品は在庫がございません。

I regret to inform you that I would like to cancel the following order.
大変申し訳ございませんが、以下のオーダーをキャンセルいたします。

Unfortunately, there has been a change of plans.
残念ですが、予定に変更がありました。

Unfortunately, we will need to put this deal on hold.
残念ですが、この案件は保留せざるを得ません。

9.緊急なお願いをする

I need to ask an urgent favor of you. Would you mind sending me copies of the documents by noon?
緊急なお願いがございます。正午までに資料のコピーを私に送っていただけませんでしょうか?

I am sorry this is very last minute, but could we meet to discuss Project A tomorrow morning?
直前のお願いで申し訳ございませんが、明日の朝、Aプロジェクトについて話せませんか?

10.すぐに返事ができなかったことを説明する

Please excuse my lack of a prompt reply as I was in a meeting.
会議が遅くなったためすぐに返事ができず、申し訳ございませんでした。

Sorry for my late reply. I have been away on business.
出張していたため返事がおそくなって申し訳ございません。

I was not able to reply sooner because I did not have access to the Internet.
インターネットに接続できなかったので、すぐに返事ができませんでした。

11.~をお送りしました

I sent the documents you requested today.
本日、リクエストいただいた資料をお送りしました。

I have already e-mailed you the information you requested.
ご要望の資料はすでにメールでお送りしました。

I e-mailed you the invoice yesterday.
請求書を昨日メールでお送りしました。

12.まだ受け取っていません

I still haven’t received ~ (or I have yet to receive ~)
~をまだ受け取っていません。

I still haven’t received information concerning your product.
貴社の製品に関しての情報をまだ受け取っていません。

I have yet to receive your reply about your availability.
ご都合についてのお返事をまだ受け取っていません。

13.受け取りました

I received the documents today. Thank you very much.
本日、資料を受け取りました。どうもありがとうございます。

I have already received the documents.
すでに資料は受け取りました。

I received the invoice yesterday.
昨日、請求書を受け取りました。

I received the file but I could not open it. Could you please send it again?
ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。もう一度送っていただけますか?

Thank you for sending me your contact information.
連絡先を教えていただきありがとうございます。

14.添付ファイルの説明

Please find the revised estimate for the product attached to this email.
このメールに製品の見積もりを添付いたしました。

Attached are the minutes from our meeting.
ミーティングで話した内容を添付いたしました。

I have attached the Power Point Slides of the presentation to this e-mail.
プレゼンテーションのスライドを添付いたしました。

15.~してください

Please send us the invoice by Friday.
金曜日までに請求書を送ってください。

Please contact me as soon as possible
なるべく早めに私に連絡をください。

Please submit the invoice as soon as possible.
できるだけすぐ、請求書を送ってください。

Please let me know if you can come to the meeting.
ミーティングに参加可能か教えてください。

Please let me know if you have time.
時間があるか教えてください。

Please let me know if you want to reschedule.
予定を変更したい場合は教えてください。

16.~してくださいませんか

Do you mind ~?
~してくださいませんか?”Do you mind”というニュアンスはよりソフトな表現です。下記例文のように使います。

Do you mind sending me a copy of the contract?
契約のコピーをおくってくださいませんか?

Do you mind explaining this in more detail?
もっと詳しく教えてくださいませんか?

Do you mind rescheduling the meeting?
会議のリスケジュールをしてくださいませんか?

17.書き出しに最適な世間話

ある程度やりとりを続けている仲であれば、日本語でいう「最近いかがお過ごしでしょうか?」などの質問を付け加えると印象が良くなります。

How are things these days?
最近お元気ですか?

How is the marketing project going?
マーケティングプロジェクトはどうですか?

How is ○○ coming along?
○○はどうですか?

I hope the marketing project is going well.
マーケティングプロジェクトが、うまくいっていると良いのですが。

I hope ○○ is going well.
○○が、うまくいっていると良いのですが。
※I hope (that) ~を日本語にすると、うまくいっていないと心配しているようにも聞こえますが、英語ではニュートラルな響きの表現です。

How are you doing in the new (office/position/department)?
あたらしい「職場/役割/部」はどうですか?

I hope you enjoyed the winter holidays.
冬の休暇を楽しまれているといいのですが。

I hope you enjoyed your vacation.
旅行を楽しまれているといいのですが。

I hope this e-mail finds you well.
お元気だといいのですが。/お元気でお過ごしのことと思います。

I am sorry for my delayed reply.
お返事が遅くなりました。

18.メールの文末に使えるフレーズ

ここからはおまけ編。通常はメールの後半に書く内容を簡単に紹介します。

返事をお待ちしています

Please reply by 3p.m. on March 15th.
3月15日の15時までに返事をください。

Please reply as soon as possible.
なるべく早く返事をください。

Please contact us at your earliest convenience.
ご都合がよいときにあなたの返事をください。

I would appreciate your prompt reply.
すぐお返事いただけるとありがたいです。

締めの一文

I look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。

(Please) Feel free to ask me any questions.
質問があったらどうぞなんでも聞いてください。

(Please) Ask me any questions you have about the product.
商品についてご不明な点があればどうぞ仰ってください。

Don’t hesitate to contact us if you have any questions.
ご不明な点がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。

結びの言葉

日本語では最後に自分の名前を書いて終わりですが、英語ではその直前に一言「Sign-Off」という結びの挨拶を入れます。いろいろな表現がありますがビジネスでは以下2つをよく使います。

Best regards,
Taro Tanaka
田中太郎

Thanks,
Taro Tanaka
田中太郎

英文ビジネスメールの締めや結びについては、こちらの記事でかなり詳しく解説しています。ぜひお読みください!

19.まとめ

ぜひこのページをブックマークして、英文メール作成の際の参考にしてください。コピペして使える場合でも、自分でタイピングしてみると体に染みつきやすいと思います。

英語ネイティブからのメールを読んで、「こういう表現もあるんだ!」と真似するのもおすすめ。あとは完璧な文法でなくても良いので、要点を簡潔に伝えることも大切です。

メールはネットで書き方を調べられる分、時間をかけてしまいがち。でもそのせいで肝心の業務に支障が出てしまうと意味がありません。これを良い機会と捉えて英語の勉強に熱を入れるのも良いですね。

ビジネスパーソンへの指導経験が豊富なベルリッツでは無料体験レッスンを行っています。今年こそ英語を本気で伸ばしたい!と思った方はぜひお試しください。

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