英文ビジネスメールの基本フォーマット

それではさっそく基本となる英文ビジネスメールのフォーマットを確認していきましょう。
ご覧いただくと分かるように、基本的には日本語の構成とほとんど同じです。

次に、①~⑦について詳細を解説していきます。

  1. 件名

    英文ビジネスメールでの件名は、見てすぐに用件が分かるように具体的かつ端的に書くことがポイントです。
    例えば、次のように書くのが理想的です。

    • Quotation request for XXX

      (XXXの見積り依頼)

    • Inquiry regarding the delivery time

      (納期についての問い合わせ)

    • Request for an appointment for a meeting

      (会議アポイントメントのご依頼)

    • Personnel announcement

      (人事発表)

    • Urgent delivery request for XXX

      (XXXについて緊急発送依頼)

    注意点として、「Inquiry(問い合わせ)」や「Quotation(見積書)」など一言で済ませるのは避けましょう。
    スパムと間違えられ、メールを読まれずに削除されてしまう可能性があります。

    また、緊急の依頼の場合は件名に「Urgent(緊急)」や、「Heads-up(注意喚起)」を入れると相手に注意を払ってもらうことができます。

    このように、件名は具体的に書くように工夫しましょう。

  2. 宛名

    宛名を書く場合は、取引先との距離感によって使い分けが必要です。
    ここでは宛先の書き方の例をご紹介しますので、適切なものを選んでください。

    • Dear Mr. / Ms. +ラストネーム,

      これは一番フォーマルな印象を与える書き方です。
      初めての取引先に対するメールや、社長や役員など位の高い人に対して使うとよいでしょう。

      英語には、既婚女性に対して使われるMrs.や未婚女性に対して使われるMiss. という敬称がありますが、ビジネスにおいては一般的に未婚・既婚に関わらずMs. が使われます。

    • Dear +ファーストネーム,

      すでにやり取りをしたことがあり、信頼関係が成り立っている相手に対しては、ファーストネームでも構いません。

    • To whom it may concern,

      日本語の「ご担当者様」のように、担当者名が不明の場合には宛名にこのように記載します。

    • Dear Sir or Madam,

      これも担当者名が不明の場合に使いますが、「To whom it may concern」よりも一般的に使われています。

    • Dear Colleagues,

      社内メールで複数人に一斉送信する際に使います。

  3. 書き出し

    英文ビジネスメールでの書き出しは、フォーマルな挨拶や自己紹介から始めましょう。
    特に、面識のない相手にメールを送る場合は、しっかりと自己紹介をすることが重要です。

    〈自己紹介〉

    • My name is Hiroshi Tanaka and I’m from Berlitz Japan.

      ベルリッツ・ジャパンの田中博と申します。

    • My name is Hiroshi Tanaka, I am an overseas sales manager at Berlitz Japan.

      私は田中博と申します。ベルリッツ・ジャパンで国際営業部のマネージャーを担当しております。

    • My name is Hiroshi Tanaka from Berlitz Japan.
      It was a great pleasure to meet you at the exhibition in Shanghai last week.

      ベルリッツ・ジャパンの田中博と申します。
      先週は、上海の展示会でお目にかかれて光栄でした。

    • My name is Hiroshi Tanaka, I will be Mr. Suzuki’s successor from April.

      田中博と申します。4月より鈴木の後任をさせていただきます。

    日本語の社内におけるビジネスメールでは、冒頭に「お疲れ様です。」と記載することがほとんどですが、英語には「お疲れ様」にあたる表現はありません。

    その代わりに、下記のような相手を気遣うフレーズを使いましょう。

    • I hope this finds you well.

      お元気でお過ごしでしょうか。

    • I hope you had a nice holiday.

      よい休暇を過ごされましたでしょうか。

  4. 用件

    メールの本文では、なぜこのメールを書いているかという理由を簡潔に述べてから本題に入りましょう。

    • I am writing with regard to confirming the delivery time.

      納期について確認したくご連絡しております。

    • This is to inform you that we have received your payment on April 1st.

      4月1日にご入金の確認ができましたことをご連絡いたします。

    • I am writing this on behalf of Mr. Suzuki.

      鈴木の代理でご連絡させていただいております。

  5. 締めの言葉

    本文を書き終えたら、最後に結びの文章でメールを締めましょう。
    結びの文章だからといって、決まり文句ばかりを使うのではなく、「返信が欲しい」「スケジュール調整を依頼したい」などの目的を明確にすることで、より効率的なやり取りが可能となります。

    • I look forward to hearing from you soon.

      ご返信お待ちしております。

    • Should you have any questions, please contact us at any time.

      ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

    • Thank you for your cooperation.

      ご協力ありがとうございます。

    • Thank you in advance.

      よろしくお願いいたします。

  6. 結語

    日本語のビジネスレターに用いられる、「敬具」や「かしこ」にあたる結語が英語にも存在します。
    いくつか種類があるので、シチュエーション別に適切なものを選んで使いましょう。


    〈フォーマル〉

    • Yours sincerely,

    • Sincerely,


    〈ややフォーマル〉

    • With best regards,

    • With kindest regards,

    • Best regards,

    • Kind regards,

    • Thank you and Best regards,

    一般的にビジネスでは、「Best regards,」もしくは「Kind regards,」が最も多く使われています。
    「Kind regards,」は、「Best regards,」よりもフォーマルな印象があります。

    「Thank you」と「Best regards,」をまとめた「Thank you and Best regards,」もよくビジネスでは使われます。

  7. 差出人名

    英文ビジネスメールの末尾には、差出人名として自分の会社名や名前、連絡先を記載します。
    日本語とは順番が逆で、英語では以下の順になるので注意しましょう。

    1. 個人名
    2. 役職
    3. 部署名
    4. 会社名
    5. 会社住所・郵便番号
    6. メールアドレス
    7. 電話番号・(ファックス番号)
    8. 会社WebサイトURL


    〈具体例〉

    Hiroshi Tanaka (Mr.)
    Sales manager
    Overseas Sales Department
    ABC Corporation
    123 ABC, Shinjuku, Tokyo, Japan, 160-0000
    h.tanaka@example.com
    +81(0)3-1234-5678
    URL:https://……

    なお、外国人にとって日本人の名前で男性か女性かを見分けるのは難しいものです。
    そのため、上記のように名前の後に自分で(Ms.)と記載する方法もよく用いられます。

シーン別のビジネスメールの書き方

ここからは、より現場ですぐ使えるような英文ビジネスメールの例文をご紹介します。
いくつかのパターンを想定した例文となっていますので、ぜひ使ってみてください。

挨拶のメール

「書き出し」で解説したように、まずは挨拶から始めます。

  • I hope you are well.

    (お元気にお過ごしでしょうか。)

  • It was a pleasure meeting you last week.

    (先週はお会いできて光栄です。)


アポイントメントのメール

先方にアポイントメントを依頼する際には、件名に「Appointment request(アポイントメント依頼)」や「Request for an appointment for a meeting(会議アポイントメントのご依頼)」というように明確に記載し、初めての取引先に対しては自己紹介も忘れずに書くようにしましょう。

  • I’m writing to you because we would like to set up an appointment to introduce our products.

    この度は私共の製品をご紹介したく、ご訪問させていただければと思いご連絡いたしました。


日程調整のメール

アポイントメントを取る際には、同時に日程調整も必要となります。
何度もやり取りをする必要がないように、簡潔に提案することが必須です。

  • Please advise your convenient dates and timings as below, and I will adjust accordingly.

    下記日時において、ご都合のよい日時がありましたら調整させていただきたく思います。


依頼のメール

ビジネスで見積書を依頼する場面は何かと多いのではないでしょうか。
見積書は英語で「quotation」や「estimate」などと言います。
それぞれ若干意味が異なり、「estimate」はあくまでも概算で変動の可能性があり、「Quotation」はより確実な金額となります。

  • We would like to request a quotation for ocean freight.

    海上輸送費の見積りをお願いいたします。

  • Please provide a quotation for shipping cost from Hamburg to Yokohama.

    ハンブルクから横浜までの輸送費の見積りをお願いいたします。


問い合わせのメール

製品に関する問い合わせや納期についての問い合わせなど、英語でスムーズに問い合わせできるように例文を覚えていきましょう。

  • We would like to inquire about your new product.

    貴社の新製品についてお伺いしたいです。

  • Would it be possible to have a brochure of your new product?

    新製品のパンフレットをいただくことは可能でしょうか。


報告のメール

海外本社との会議や英語圏出身の上司がいる場合には、英語で報告を上げなければいけない場面もあるでしょう。
メールや会議でそつなく英語で報告することで、業務の効率化や評価にもつながるかもしれません。

  • Below is the update regarding the office consolidation project.

    下記はオフィス統合プロジェクトの進捗状況です。

  • This is a summary update for March.

    これは3月の最新状況の要約です。


お礼のメール

一口にお礼と言っても、メールの返信に対するお礼や、顧客への製品購入に対するお礼などさまざまなシチュエーションがあります。
いくつかのお礼の表現のバリエーションを学んで、適切な表現を使っていけるようにしましょう。

  • Thank you very much for purchasing our products.

    製品をご購入いただき、ありがとうございます。

  • We really appreciate your help in this matter.

    本件に関してのご尽力に感謝いたします。


謝罪のメール

メールの返信が遅れてしまったり、納期遅れの苦情などに対して、英語で謝罪をするのは難しいと感じるかもしれません。
苦情に対して速やかに、そして丁寧に謝罪ができるようにフレーズを覚えていきましょう。

  • We are sorry for the delayed delivery.

    納期が遅れ、申し訳ございません。

  • Please accept our apologies for any inconvenience caused.

    ご迷惑をおかけして申し訳ございません。


メールの返信

顧客からの問い合わせや、苦情に対しての返信に英語で対応するのに時間がかかってしまうという人もいるのではないでしょうか。
そんなときに知っておくと便利な、問い合わせに対する英語でのフレーズをご紹介します。

  • Thank you for your inquiry.
    We are afraid that international shipping is not available in our service.

    お問い合わせありがとうございます。
    恐れ入りますが、弊社では海外発送は行っておりません。

オフラインのビジネスレター

英文メールを書くことには慣れていても、書面での英文レターを書くことに不慣れな人は少なくありません。
最後に、契約書やパンフレットなどの書類を送る際の英文カバーレターの書き方も学んでいきましょう。

送付状

日本でも契約書を返送するときや、履歴書を郵送するときに送付状(カバーレター)を書くように、英語でも決まったフォーマットでカバーレターを書くことが一般的です。

資料送付やサンプル請求対応、契約書送付のときなどにすぐに使えるよう、記事を参考にしてあらかじめ作っておくと便利です。


英文手紙

いざ、「海外に書類を発送することになった」というときに、封筒やビジネスレターの書き方が分からなくて焦ってしまった、という人も多いのではないでしょうか?

英文ビジネスレターには、アメリカ式とイギリス式の2種類があり、テンプレートが決まっています。
こちらもぜひ記事を参考にして、いざというときに慌てないようにお役立てください。

まとめ

いかがでしたか?
「習うより慣れよ。」という言葉のとおり、英語のビジネスメールも、慣れてしまえば怖がる必要はありません。
まずは、今回ご紹介したテンプレートを真似しながら、間違いを恐れることなく積極的にやり取りを行ってみてください。

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