1.アメリカ式とイギリス式 レイアウトの違い まとめ

あなたの手紙のあて先はどちらですか?
アメリカ、アジア、それともヨーロッパですか?
英文レターは、実は、国によって、よく使われるフォーマット(スタイル)が異なります。

どちらを使っても問題はありませんが、せっかくならば相手に合わせてフォーマットを選び、相手に好ましい印象を与えたいものです。
相手からレターを過去に受け取っていれば、相手の書式に合わせて、そうでなければ、たとえば、イギリスおよびイギリス連邦所属国(カナダ、オーストラリア、インド、シンガポールなど)にはイギリス式のフル・インデント・スタイルの手紙を送ることで、よりよい印象を与えられるかもしれません。
さっそく、それぞれのポイントを見てみましょう。

1-1. フォーマット

主にアメリカ 主にイギリス

フル・ブロック・スタイル
Full Block Style

:すべての構成要素を左寄せにします。

フル・インデント・スタイル
Full Indent Style

:日付、結辞、署名、発信者住所を右寄せ
宛先を左寄せ、件名を中央寄せ、本文を左寄せ
ただし各パラグラフの書き始めを半角5字分インデントにします。

主にアメリカ

フル・ブロック・スタイル
Full Block Style

:すべての構成要素を左寄せにします。

主にイギリス

フル・インデント・スタイル
Full Indent Style

:日付、結辞、署名、発信者住所を右寄せ
宛先を左寄せ、件名を中央寄せ、本文を左寄せ
ただし各パラグラフの書き始めを半角5字分インデントにします。

1-2. 構成要素

1-2-1. レターヘッド Letterhead

アメリカ・イギリス共通

差出元の社名、住所、電話、Faxなど公式な情報を、上部に中央寄せで記載します。ロゴが含まれる場合もあります。

住所は原則として以下のように記載します。

1行目 : 番地と居住番号、町村名、~丁目など
2行目 : 郡市区名、都道府県名、郵便番号
3行目 : 国名(省略可)

例)

Berlitz Japan, Inc.
Shin-Aoyama Bldg., East 16F
1-1-1 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062
Tel : +81-3-xxxx-xxxx / Fax : +81-3-yyyy-yyyy

1-2-2. 日付 Date

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル

レター作成日を左寄せで入れます。
月日年の順で記載します。

例)

Letterformat_date-fullBlockStyle.png

レター作成日を右寄せで入れます。
日月年の順で記載します。

例)

Letterformat_date-FullIndentStyle.png

アメリカ/フル・ブロック・スタイル

レター作成日を左寄せで入れます。
月日年の順で記載します。

例)

Letterformat_date-fullBlockStyle.png

イギリス/フル・インデント・スタイル

レター作成日を右寄せで入れます。
日月年の順で記載します。

例)

Letterformat_date-FullIndentStyle.png

※ISOでは、より混乱の少ない一般的な表記として 2017-03-01 のような表記を推奨しています。

1-2-3. 受取人氏名・部署・住所 Recipient address

アメリカ・イギリス共通

宛先の社名、住所を左寄せで入れます。
特定の相手を指定する場合は、(「Attention:」または「Attn:」+)受取人氏名、受取人所属部署またはポジションを社名・住所の上に入れます。
具体的には以下のようになります。1行目 : 特定の相手の指定(省略可)※1
2行目 : 所属部署(省略可)
3行目 : 社名(省略可)
4行目 : 番地と居住番号、町村名、~丁目など
5行目 : 郡市区名、都道府県名、郵便番号※2
6行目 : 国名(省略可)

すべて記載した例)

Attention: Mr. John Smith
Human Resources Department
AAA Company
Suite #100, 123 Berlitz Street
San Francisco, CA 94102
USA

※1 Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド(.)を付けます。

※2 郵便番号(上記のCA94102)はアメリカではzipcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。

1~3、6行目を省き、郵便番号を改行した例)

321 Bath Road
Henley Berks
RG22 4ZZ

※1 Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド(.)を付けません。

※2 郵便番号(上記のRG22 4ZZ)はイギリス、カナダ、オーストラリアなどではpostcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。

1-2-4. 件名 Subject (省略可)

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル

左寄せで入れます。

例)

Subject: Invitation to ABC Conference
Subject: Introducing our new vice president

中央寄せで入れます。

例)

Subject: Invitation to ABC Conference
Subject: Introducing our new vice president

アメリカ/フル・ブロック・スタイル

左寄せで入れます。

例)

Subject: Invitation to ABC Conference
Subject: Introducing our new vice president

イギリス/フル・インデント・スタイル

中央寄せで入れます。

例)

Subject: Invitation to ABC Conference
Subject: Introducing our new vice president

省略されることが多いですが、入れる場合は「Subject:」に続けて簡潔に内容を記します。

1-2-5. 敬辞 Greeting

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル

左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear+敬称+コロン(:)が原則です。

  • 問い合わせなど
    To whom it may concern:
  • フォーマル 先方全体宛て
    Ladies and Gentlemen:
  • お客様各位
    Dear Customer:
  • 株主各位
    Dear Stockholder:
  • 一般 特定の相手
    Dear Mr. Smith:
    Dear Ms. Brown:
    Dear Dr. Williams:
    Dear Prof. Jones:

※Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド(.)を付けます。

オフィシャル 特定の相手
Dear David Williams:
Dear Mary Brown:

左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear+敬称+コンマ(,)が原則です。

  • 問い合わせなど
    Dear Sir or Madam,
  • フォーマル 先方全体宛て
    Dear Sirs,
  • お客様各位
    Dear Customer,
  • 株主各位
    Dear Shareholder,
  • 一般 特定の相手
    Dear Mr Smith,
    Dear Ms Brown,
    Dear Dr Williams,
    Dear Prof. Jones,

※Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド(.)を付けません。

オフィシャル 特定の相手
Dear David Williams,
Dear Mary Brown,

アメリカ/フル・ブロック・スタイル

左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear+敬称+コロン(:)が原則です。

  • 問い合わせなど
    To whom it may concern:
  • フォーマル 先方全体宛て
    Ladies and Gentlemen:
  • お客様各位
    Dear Customer:
  • 株主各位
    Dear Stockholder:
  • 一般 特定の相手
    Dear Mr. Smith:
    Dear Ms. Brown:
    Dear Dr. Williams:
    Dear Prof. Jones:

※Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド(.)を付けます。

オフィシャル 特定の相手
Dear David Williams:
Dear Mary Brown:

イギリス/フル・インデント・スタイル

左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear+敬称+コンマ(,)が原則です。

  • 問い合わせなど
    Dear Sir or Madam,
  • フォーマル 先方全体宛て
    Dear Sirs,
  • お客様各位
    Dear Customer,
  • 株主各位
    Dear Shareholder,
  • 一般 特定の相手
    Dear Mr Smith,
    Dear Ms Brown,
    Dear Dr Williams,
    Dear Prof. Jones,

※Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド(.)を付けません。

オフィシャル 特定の相手
Dear David Williams,
Dear Mary Brown,

1-2-6. 本文 Body

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル

左寄せインデントなしで書きます。

例)

Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

全体としては左寄せで、
各パラグラフの書き始めを5字分インデントにします。

例)※□=スペース

□□□□□Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

□□□□□Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

アメリカ/フル・ブロック・スタイル

左寄せインデントなしで書きます。

例)

Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

イギリス/フル・インデント・スタイル

全体としては左寄せで、
各パラグラフの書き始めを5字分インデントにします。

例)※□=スペース

□□□□□Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

□□□□□Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

読みやすさを重視して適宜改行します。 定型的なビジネスレターでは特に簡潔な表現を心がけます。

1-2-7. 結辞 Greeting

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル

敬辞に対応する結辞を、左寄せで入れます。

  • フォーマル Formal
    敬辞がSir/Madamを含むなど不特定多数宛ての場合

    Letterformat_greetingFormal-fullBlockStyle.png


  • セミフォーマル Semi formal
    敬辞がDear+個人名の場合

    Letterformat_greetingSemiFormal-fullBlockStyle.png


  • 略式 Less formal
    同僚、友人間などの場合

    Letterformat_greetingLessiFormal-fullBlockStyle.png


敬辞に対応する結辞を、右寄せで入れます。

  • フォーマル Formal
    敬辞がSir/Madamを含むなど不特定多数宛ての場合

    Letterformat_greetingFormal-fullIndentStyle.png


  • セミフォーマル Semi formal
    敬辞がDear+個人名の場合

    Letterformat_greetingSemiFormal-fullIndentStyle.png


  • 略式 Less formal
    同僚、友人間などの場合

    Letterformat_greetingLessiFormal-fullIndentStyle.png


アメリカ/フル・ブロック・スタイル

敬辞に対応する結辞を、左寄せで入れます。

  • フォーマル Formal
    敬辞がSir/Madamを含むなど不特定多数宛ての場合

    Letterformat_greetingFormal-fullBlockStyle.png


  • セミフォーマル Semi formal
    敬辞がDear+個人名の場合

    Letterformat_greetingSemiFormal-fullBlockStyle.png


  • 略式 Less formal
    同僚、友人間などの場合

    Letterformat_greetingLessiFormal-fullBlockStyle.png


イギリス/フル・インデント・スタイル

敬辞に対応する結辞を、右寄せで入れます。

  • フォーマル Formal
    敬辞がSir/Madamを含むなど不特定多数宛ての場合

    Letterformat_greetingFormal-fullIndentStyle.png


  • セミフォーマル Semi formal
    敬辞がDear+個人名の場合

    Letterformat_greetingSemiFormal-fullIndentStyle.png


  • 略式 Less formal
    同僚、友人間などの場合

    Letterformat_greetingLessiFormal-fullIndentStyle.png


1-2-8. 署名 Signature

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル

自筆署名+タイプを左寄せで入れます。

自筆署名+タイプを右寄せで入れます。

例)

Letterformat_signature-fullBlockStyle.png

例)

Letterformat_signature-ullIndentStyle.png

アメリカ/フル・ブロック・スタイル

自筆署名+タイプを左寄せで入れます。

例)

Letterformat_signature-fullBlockStyle.png

イギリス/フル・インデント・スタイル

自筆署名+タイプを右寄せで入れます。

例)

Letterformat_signature-ullIndentStyle.png

1-2-9. 発信者氏名・部署・住所 Sender address

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル

差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を左寄せで記します。

差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を右寄せで記します。

例)

Letterformat_senderAddress-fullBlockStyle.png

例)

Letterformat_senderAddress-fullIndentStyle.png

アメリカ/フル・ブロック・スタイル

差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を左寄せで記します。

例)

Letterformat_senderAddress-fullBlockStyle.png

イギリス/フル・インデント・スタイル

差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を右寄せで記します。

例)

Letterformat_senderAddress-fullIndentStyle.png

1-2-10. 同封物の案内 Enclosure (省略可)

アメリカ・イギリス共通

同封物がある場合は「Enclosure:」に続けて同封物のタイトルを箇条書きで列挙します。左寄せで入れます。

例)

Enclosure:
Corporate Brochure
Product Catalogue
Price List

* * *

いかがでしたか?
ここからは、この知識を踏まえて実際のレターをご紹介します。

2.シンプルな送付状の例1(米国式 フル・ブロック・スタイル)


海外の取引先や引き合いに対して、書類や品物を送るときに、送付状(カバーレター)を添えるのが常識、というのは日本でも海外でも同じです。

以下は、最小限の内容を入れた送付状を、フル・ブロック・スタイルで作成したものです。
「アメリカのAAA Companyの人材育成部門のスミス氏に、自社(東京にあるABCコーポレーション)から書類を数点送る」という設定です。
ちょっとした送付であれば、ほぼそのまま使える文面です。



○本文和訳
同封しているのは以下の書類です。
・XXX
・XXX

もしご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

○補足
・XXXには適宜送付するものの名前(たとえば、企業パンフレットCorporate Brochure/製品カタログProduct Catalogue など)を記入してください。
・送付するのが書類ではなく品物であれば、documentsをitemsに変更してください。
・一つの物を送付する場合には、シンプルに「Enclosed is XXX.」としてください。

3.シンプルな送付状の例2(英国式 フル・インデント・スタイル)


さきほどの送付状を、今度はフル・インデント・スタイルで作成しています。
宛先をイギリスのAAA Enterpriseにしています。
※□=スペース



○本文和訳
同封しているのは以下の書類です。
・XXX
・XXX

もしご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

○補足
・XXXには適宜送付するものの名前(たとえば、企業パンフレットCorporate Brochure/製品カタログProduct Catalogue など)を記入してください。
・送付するのが書類ではなく品物であれば、documentsをitemsに変更してください。
・一つの物を送付する場合には、シンプルに「Enclosed is XXX.」としてください。

4.封筒の宛名の書き方


国際郵便や国際運輸会社の伝票を利用する場合は、所定の伝票の欄に指定のある通り必要な情報を入れればOKですが、通常の封筒を利用して送る場合は、ぜひ以下を参考にしてください。

○表(おもて)面

・左上:差出人氏名・住所
冒頭にFrom:と書き、送り先氏名・住所よりも小さな文字にします。

・中央:送り先氏名・住所
冒頭にTo:と書き、差出人氏名・住所より大きな文字にします。

・左下:「AIR MAIL」または「VIA AIR MAIL」と枠で囲って書きます。
・右上:切手を貼ります。
貼らない状態で郵便局に持って行けば、ここにスタンプが押されます。

○裏面

何も書く必要はありません。
封筒の宛名の書き方は「英語で住所がスイスイ書ける!もう困らない5つのポイント!」でもご紹介しています。
ぜひ合わせてご覧ください。

mail_sample.jpeg


5.シリーズ記事のご案内


今回2.3.でご紹介した送付状はとてもシンプルなものでしたが、好意的で丁寧な印象にして、よりよい取引につなげたい、という場合はこちらの記事をご覧ください。
バリエーション豊かな送付状の実例を、アメリカ式のフル・ブロック・スタイル、イギリス式のフル・インデント・スタイルでご紹介しています。

仕事でそのまま使える英文送付状 文例4選


また、送付状と並んで用意する機会がありがちな、各種イベントへの招待状と挨拶状について、アメリカ式のフル・ブロック・スタイル、イギリス式のフル・インデント・スタイルにくわえ、カードの場合のレイアウトをご紹介しているのがこちらです。

仕事でそのまま使える英文招待状・挨拶状・カード 文例4選

ぜひ、合わせてご活用ください。

2024年12月のキャンペーン!

ベルリッツ 大人・社会人対象 12月の特別キャンペーン ベルリッツ 大学生・院生対象 12月の特別キャンペーン
ベルリッツ こども対象 12月の特別キャンペーン ベルリッツ 中学生・高校生対象 12月の特別キャンペーン

実施中のキャンペーン!

ベルリッツ 大人・社会人対象 12月の特別キャンペーン 
ベルリッツ 大学生・院生対象 12月の特別キャンペーン
ベルリッツ こども対象 12月の特別キャンペーン
ベルリッツ 中学生・高校生対象 12月の特別キャンペーン

無料体験レッスンお申込みフォーム

無料体験レッスンは、教室・オンラインをご用意。
一部のプログラムは、無料オンライン体験または受講相談のみとなる場合がございます。

*は入力必須です。

個人情報の取り扱い にご同意いただいた場合のみ、「この内容で送信する」を押してください。

お申込みいただいた内容について、お電話またはメールにてご連絡を差し上げます。

資料請求、ご相談のみのお問い合わせもお気軽に