1.送付状(資料請求対応、英国式 フル・インデント・スタイル)


あなたの会社にサービス全般に関するお問い合わせがあり、サービスの概要をご紹介するために総合パンフレットを送ることになったとします。
このとき、パンフレットを送るだけではなく、具体的なお問い合わせにつながるように、一言添える工夫をしたいですよね。

「スコットランドにあるAAA Enterpriseの人材育成部門のブラウン氏に、自社(東京にあるABCコーポレーション)のサービスを紹介する総合パンフレット(英語ではBrochure)を送る」という想定で作成した、以下の英国式フル・インデント・スタイルのレターを見てみましょう。
※□=スペース


ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: +81-3-1234-5678 / Fax: +81-3-1234-5789

1 Mar, 17

Attn: Mr Brown, Human Resources Department
AAA Enterprise
14 Frederick Street
Edinburgh EH2 2HB
Scotland

Dear Mr Brown,

□□□□□Thank you for your inquiry about our services.

□□□□□I have enclosed our current brochure describing our range of programs that serve human resource development.
I hope this will give you a clear picture of our range of solutions.
If you have questions or need of further assistance, please feel free to contact us.

□□□□□Once again, thank you for your interest.

Yours Sincerely,

Jiro Yamada
Sales Manager
ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN

Enclosure:
Corporate Brochure


本文和訳

弊社のサービスについてのお問い合わせをいただきありがとうございます。

人材開発部門向けに展開している弊社のプログラムをすべてご確認いただけるパンフレット(Brochure)を同封いたします。
弊社のソリューション各種へのご理解を深めていただけるものと存じます。
もしご質問やご相談がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
ご興味をお持ちいただけましたら幸いです。

補足

  • スコットランドは、United Kingdomを構成する国の一つです。
    この場合、UKと書かれることもありますが、Scotlandと書かれることもあります。
  • 実際にこの例文を利用する場合、本文および和訳中で斜体にしている箇所については、提供している製品、サービスの形態、内容等に合わせて適宜変更してください。

2.送付状(サンプル請求対応、英国式 フル・インデント・スタイル)


あなたの会社の製品(マテリアル)に興味を持った顧客からサンプルの請求があったとしましょう。
このとき、送付状に「貴社での試験用に」など、目的を明記したり、スペックシートを添付したり、各サンプルの特長を書き添えたりすることで、製品を自然にアピールすることができます。

以下は、「イギリスのオックスフォードにあるAAA Enterprise研究開発部門のウィリアムズ氏に、自社(東京にあるABCコーポレーション)の製品サンプルを2点送付する」という想定で作成した、イギリス式のフル・インデント・スタイルのレターの例です。
※□=スペース


ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: +81-3-1234-5678 / Fax: +81-3-1234-5789

1 Mar, 17

Attn: Mr Williams, R&D Department
AAA Enterprise
131 High Street
Oxford OX1 4DH
UK

Dear Mr Williams,

□□□□□Thank you for your inquiry about our new textile material line.

□□□□□As per to your request, we are pleased to send you some sample pieces for your inspection.
Sample #101 has the highest durability amongst the line with a newly developed thread and pattern.
Sample #201 is a high-performance waterproof breathable fabric.

□□□□□I have also enclosed the spec sheets of the materials.
For any further information, please do not hesitate to contact us anytime.
We look forward to the opportunity to serve you in the near future.

□□□□□Once again, thank you for your interest.

Yours Sincerely,

Jiro Yamada
Sales Manager
ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN

Enclosure:
#101 sample 100mm x 100mm, 1pc
#201 sample 100mm x 100mm, 1pc
The spec sheets


本文和訳

弊社の新しい布素材のラインナップについて、お問い合わせいただきありがとうございます。

ご要望に沿って、貴社での試験用サンプルをお送りいたします。
サンプル#101:新開発の繊維とパターンを利用し、弊社ラインの中で最高の耐久性を持ちます。
サンプル#201:高度な防水性と通気性を備えた布素材です。

素材のスペックシートも同封します。
より詳細な情報につきましては、いつでもご忌憚なくお問い合わせください。
将来お取引の機会をいただけることを期待しております。

ご興味をお持ちくださりましたことに、重ねて御礼申し上げます。 

補足

  • 英文、和訳で斜体にした本文中の箇所は、より具体的に書くと、いっそう魅力的になります。
  • 同封した内容が分かるように、末尾に送付物のリストを入れます。

3.送付状(契約書送付/返送依頼、米国式 フル・ブロック・スタイル)


次に、契約書の送付状(カバーレター)を取り上げます。
契約書は、日本でも、2通同じものを作って、1通ずつ保管する、ということをしますよね。
海外との場合、遠隔地なので、

  • 事前にメール等で契約書の文面を仕上げたうえで、作成した側が2通出力
  • 2通ともに契約書の各ページ(※)にサイン
  • 末尾の自社の欄にサインし、2通とも先方に送付
  • 先方にも同様に2通ともにサインを入れてもらったうえで1通だけ返送してもらう

ということをしばしば行います。
そんな契約書の送付状は、相手のTo Doを明確にすることがポイントになります。

さっそく「東京にあるABC CorporationとアメリカにあるAAA Company間で事前にメールで合意した内容の契約書をABC Corporationで2通作成し、2通ともにサインし、AAA Companyのスミス氏にそれらを送り、サインして返送していただけるよう依頼する」という想定で作成した文例を見てみましょう。

※ページ数が多くバインディング(糊づけ製本)した場合は割愛することもあります。


ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: +81-3-1234-5678 / Fax: +81-3-1234-5789

March 1, 2017

Attention: Mr. Smith
Human Resources Department
AAA Company
Suite #100, 123 Berlitz Street
San Francisco, CA 94102
USA

Subject: The Signed Contract

Dear Mr. Smith:

Thank you very much for your agreement on the draft we sent you by email on February 22.
I have enclosed two signed copies of the contract #001.
Please look through them, sign both and send one back to us.
We would appreciate it if we could receive it by March 17.
Please don’t hesitate to contact us if you have any questions.

Sincerely yours,

Taro Tanaka
Sales Department
ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062
JAPAN

Enclosure:
Signed Contract #001 x 2 copies


本文和訳

我々が2月22日にメールで送付したドラフトに合意くださりありがとうございます。
こちらのサインを入れた契約書#001を2通同封します。
ご確認の上、2通ともにサインの上、1通を返送してください。
こちらに3月17日までに届くようにしていただけるとありがたいです。
もし質問等がございましたらご忌憚なくご連絡ください。

補足

  • 末尾に送付物のリストを入れます。
  • 相手にしてほしいことは期日を明確にして記載します。
  • 例文中でContract #001(契約書 ナンバー001)としていますが、こちらは状況に応じて変更してください。
    例文のように契約書を連番で管理していて、番号を書けばお互いに通用する、という場合もありますが、具体的な契約書の件名、たとえば秘密保持契約書(NDA; Non Disclosure Agreement)、販売代理店契約書(Distributorship Agreement)、業務委託契約書(Service Agreement)とすることもあります。

4.送付状(契約書返送、米国式 フル・ブロック・スタイル)


先方が作成した契約書が送付されてきた、という場合、
上記の3.とは逆に、2通の契約書にサインして1通を返送する側になります。

2.への返信として、「東京にあるABC Corporationから送られてきた契約書2通に、アメリカにあるAAA Company側でサインし、1通を返送する」という想定で作成した送付状の文例を見てみましょう。


AAA Company
Suite #100, 123 Berlitz Street
San Francisco, CA 94102 USA
Tel: 1-415-XXX-XXXX

Mar/7/17

Attention: Taro Tanaka
Sales Department
ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062
JAPAN

Subject: Re: The Signed Contract

Dear Mr. Tanaka:

Thank you very much for your prompt arrangement of the copies of the contract #001.
We have signed both, and I’m sending you one of them.
Please find the copy enclosed.

Sincerely,

John Smith
Human Resources Department
AAA Company
Suite #100, 123 Berlitz Street
San Francisco, CA 94102
USA

Enclosure:
Signed Contract #001 x 1 copy


本文和訳

契約書#001の迅速なご手配どうもありがとうございます。
私たちは2通ともに署名し、うち1通を返送いたします。
同封物をご確認ください。

補足

末尾に送付物のリストを入れます。


* * * * *

いかがでしたか?
皆さまの英文送付状作成に少しでもお役に立ちましたら幸いです。

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