外国人の役員が参加するから、次の会議は英語で。
外国人のメンバーが複数出席しているから、この会議は英語で。
取引先の外国人マネージャーが同席するから、打ち合わせは英語で。
そんな機会が多い、あるいは、増えてきた、という方も多いのではないでしょうか？
ベルリッツでも、しばしば多国籍なメンバーでの会議が行われています。
そういうときに、急きょ議事録を依頼されたとしたら、あなたは慌てずに対応できますか？
または、手を挙げて議事録を引き受けられますか？
今回は、英語での会議で議事録を担当することになっても落ち着いて対応できるように、議事録を引き受けるときのフレーズ、汎用的なフォーマットのサンプル、議事録で使い勝手の良いフレーズ、そして、議事録を会議の参加者に共有するときのメールの例文をご紹介します。
議事録は、関係者に送り、次の一手を引き出すための重要なツールです。
この記事では、議事録を書きあげて終わり、ではなく作って渡すところまで、きっちりフォローします。
ちなみに、英語で議事録は“minutes”（※常に複数形）といいますが、時間の単位「分」や、「微小な」という意味の形容詞の英語と同じ綴りで戸惑う方もいるかもしれません。
実は、どれも同じ語源、“minuta”（小さな）というラテン語から派生した言葉で、そのままの意味で使われているのが形容詞の“minute”です。
議事録の“minutes”は、“minuta scriptura”（小さな文字）の“minuta”（小さな）が残ったものです。紙が貴重だった時代、ごく小さな文字で議会の記録を取っていたことに由来するそうです。
今日ではパソコンで議事録を取ることが一般的になり、文字サイズや文章量への制約は緩くなっていますが、コンパクトで見やすい議事録に仕上がると良いですね。
- 時間の単位「分」としての“minute”は、“pars minuta prima”（１番目の小さな部分＝１時間を１回60分割した部分）の真ん中の“minuta”（小さな）が残ったものです。
- 同じく時間の単位の「秒」は“second”ですが、これは“pars minuta secunda”（２番目の小さな部分＝１時間を２回60分割した部分）の最後の部分、“secunda”（２番目の）に由来しています。60分割というのは古代バビロニアの記数法（60進法）によるものです。
ぜひ、英語で議事録を取るコツが満載のこの記事をヒントに、議事録作成にトライしてみてください。
