英語の留守電に使える伝言メッセージと自動応答メッセージ

1. 自分の名前・会社名を伝える

最初に、相手にあなたが何者かがわかるようにしましょう。

ここで伝えることは以下2つ（場合によっては3つ）です。

• あなたの名前
• あなたが所属する会社/組織名
• 職業名*

*例えば System Engineer（システムエンジニア）、Accountant（会計士）、Mechanic（整備士）などを指します。必ずしも言う必要はありませんが、あまり面識がなければ伝えることでコミュニケーションが円滑になります。

Good evening Mr. Thompson. This is Akira, tax lawyer from 〇〇 firm.
トンプソンさん、こんばんは。〇〇事務所の税理士のあきらと申します。

相手に正しく名前を聞き取ってもらうためには、アルファベットを説明する「フォネティックコード」を使うのもアリ。相手がかけ直す際にも、気を遣わせずに済みます。

• 関連記事：電話でスペルを正しく伝える方法は？

2. 電話番号を伝える

次にあなたの連絡先である電話番号を伝えましょう。気持ちゆっくりはっきり目に伝えましょう。

My number is 1234-567-890.
私の電話番号は1234-567-890です。

3. 用件を要約する

電話番号の次は、要件を話しましょう。

• あいさつやお礼をするために連絡している
• オファーがある
• サービスについてもっと詳しく知りたい
• アポイントメントの日時を確認している

などが考えられますね？　以下を参考にしてください。

This is a courtesy call for people who attended the Tokyo International Convention last week.
先月開催された東京国際大会に参加された方へお礼の電話を差し上げています。

We would love to know how you enjoyed the convention and any comments or feedback about the service we provided.
近況の確認と、弊社がコンベンションで提供したサービスについての感想をお聞かせいただきたいと思いご連絡しています。

4. 折り返し電話をお願いする

要件を伝えた後には、相手に折り返し連絡してほしいことを簡潔に伝えるようにしましょう。

その際、あなたが電話に出られる時間を伝えられると良いでしょう。

If you’re able to call me back tonight, I’ll be working until 8. Otherwise, please call me at your earliest convenience.
もし今晩お電話いただけるようでしたら、私の勤務時間は8時までです。今日以外にご連絡いただけるようでしたら、いつでもご都合の良いときにお電話ください。

5. 自分からかけ直すと伝える

こちらから折り返しかけ直す場合は、いつ電話するかを先方に伝えるようにしましょう。

I will call you back tonight around 9 PM.
今夜午後9時くらいに電話します。

そして、連絡先を伝えた後は、締めの言葉で終わりましょう。　以下のような言葉で締めるのが一般的です。

Thank you.
ありがとうございました。

Have a nice day.
良い1日をお送りください。

I look forward to hearing from you.
ご連絡お待ちしています。

締めの言葉がないと、相手はメッセージが途中で途切れたのではないかと心配になります。忘れずに締めの言葉を入れましょう。

そして実際に相手と電話で話す際には、ぜひこちらの記事も参考にしてくださいね！

• 関連記事：英語の電話対応に使える40フレーズ

設定しておこう！自動応答メッセージ

自分が電話に出られなかった際に備えて、留守電の自動応答メッセージを用意しておくことは、国際的に活躍するビジネスパーソンにとって必須です。

そのメッセージ次第で、お客様の反応が大きく変わります。ここでは以下3つのシチュエーションに合わせてサンプルフレーズを用意しました。

• 電話に出られない場合
• 営業時間外の場合
• 長期休みの場合

電話に出られない場合

最初に自分の名前を名乗ることで、相手が誰につながっているかがわかるようにしましょう。

そして電話をかけてきた人の名前、電話番号、用件を残すように伝えて、最後はこちらから折り返す旨を伝えます。

Hi, you’ve reached (your name) . Thank you for calling.
こんにちは、（あなたのお名前）です。お電話ありがとうございました。

I can’t answer the phone at the moment, but if you leave your name, number and message, I’ll get back to you as soon as possible. Thank you.
ただいま電話に出ることができませんが、お名前、お電話番号、メッセージを残していただければ、できるだけ早く折り返しご連絡いたします。ありがとうございました。

営業時間外の場合

お店や会社に電話をかけてこられたお客さまに対してのメッセージは以下の通りです。営業時間と返事ができるタイミングを、忘れずに伝えましょう。

Hello, this is (your name) at(Company or store name). We are currently closed.
こんにちは、（あなたの会社名/お店の名前）の（あなたのお名前）です。ただいま営業時間外です。

Our (office or store) hours are 9 AM to 6 PM, Monday through Friday.
われわれの営業時間は月曜から金曜日の午前9時から午後6時です。

If you would like to leave a voicemail, please include your name and phone number.
メッセージを残したい場合には、恐れ入りますが、お名前、お電話番号をお願いいたします。

We will respond to you as soon as possible. Thank you.
可能な限り早く折り返しご連絡いたします。ありがとうございました。

長期休みの場合

長期休みのために電話でやりとりができない場合、その期間を明確に伝えましょう。

またその期間中に相手が何らかの対応を必要としている場合、代理の者が対応していることと、その人の連絡先を伝えましょう。