留守番電話の入れ方

この章では、英語で留守番電話を入れるときのフレーズを紹介します。

英語で留守電に伝言を残すときに話すことは大きく分けて以下の5つです。

  1. 名前を名乗る
  2. 電話番号を伝える
  3. 用件を話す
  4. 折り返し電話を依頼する
  5. こちらから折り返しかけ直す

それぞれのシチュエーションごとに役立つフレーズを紹介していますので、ぜひ参考になさってください。

1. 名前を名乗る

最初に自己紹介し、相手にあなたが何者かがわかるようにしましょう。
ここであなたが伝えることは以下の2つ(場合によっては3つ)です。

  • あなたの名前
  • あなたが所属する会社/組織名
  • 職業名*

*例えば、System Engineer(システムエンジニア)、Accountant(会計士)、Mechanic(整備士)などを指します。

職業名は必ずしも留守電メッセージで残す必要はありませんが、仕事関係であまり面識がなければ、伝えることでコミュニケーションが円滑になることがあります。
状況に応じて適宜職業名を伝えるようにしましょう。

■ Good evening Mr. Thompson. This is Akira, tax lawyer from 〇〇 firm.
トンプソンさん、こんばんは。〇〇事務所の税理士のあきらと申します。


ポイント:

1. 自己紹介時にはファーストネームを名乗るだけにしましょう。

留守電にフルネームでメッセージを残すと、相手が営業の電話と勘違いしてしまい、反応してくれなくなることがあるからです。

2. 相手の名前を必ずメッセージにいれましょう。

受け手は自分に対するメッセージであることを確認できれば、反応しやすくなります。
忘れないように必ず相手の名前を呼ぶようにしましょう。

3. 初めての相手に電話する場合は工夫しましょう。

相手はあなたが誰なのか、なぜ電話してきたのかがわからず、疑心暗鬼になり戸惑うことが少なくありません。
そのため、共通の友人や紹介者の名前をだしたり、関係者から電話番号を教えてもらったことを伝えたりすると、相手を安心させられます。

■ Mr. Johnson, My name is 〇〇. I got your number from my boss John Doe.
ジョンソンさん。〇〇と申します。上司のジョン・ドーからあなたの電話番号をうかがい、初めてお電話しております。


2. 電話番号を伝える

次にあなたの連絡先である電話番号を伝えましょう。
電話番号は、心持ちゆっくり目ではっきりと伝えるようにしましょう。

■ My number is 1234-567-890.
私の電話番号は1234-567-890です。

ポイント:

こちらから折り返す場合でも、連絡先を伝えるのが一般的です。
必ず、電話番号を留守電に残すようにしましょう。


3. 用件を話す

電話番号の次は、要件を話しましょう。

  • あいさつやお礼をするために連絡を取っている
  • オファーがある
  • サービスについてもっと詳しく知りたい
  • アポイントメントの日時を確認している

などが考えられますね? 以下を参考になさってください。

■ This is a courtesy call for people who attended the Tokyo International Convention last week.
先月開催された東京国際大会に参加された方へお礼の電話を差し上げています。

■ We would love to know how you enjoyed the convention and any comments or feedback about the service we provided.
近況の確認と、弊社がコンベンションで提供したサービスについての感想をお聞かせいただきたいと思いご連絡しています。

ポイント:

電話をかけた理由を最初に説明するのは、メッセージの重要性を早い段階で伝えて最後まで聞いてもらうことが目的です。
ここで注意をひくことに失敗すると、留守電を無視されてしまうことがあるので気をつけましょう。

どうしても、うまく理由を説明することが思いつかない場合、

■ I’m calling about 〇〇.
〇〇についてお電話しました。

とシンプルに説明することも可能です。便利なので覚えておきましょう!


4. 折り返し電話を依頼する

要件を伝えた後には、相手に折り返し連絡してほしいことを簡潔に伝えるようにしましょう。
その際、あなたが電話にでられる時間を伝えられると良いでしょう。

■ If you’re able to call me back tonight, I’ll be working until 8. Otherwise, please call me at your earliest convenience.
もし今晩お電話いただけるようでしたら、私の勤務時間は8時までです。今日以外にご連絡いただけるようでしたら、いつでもご都合の良いときにお電話ください。

ポイント:

日本人のなかには終業後にも電話に応じる方がいますが、外国人を相手にビジネスをする場合は、プライベートの時間に仕事を持ち込まないようにしましょう。
悪い印象だけ残ってしまいます。


5. こちらから折り返しかけ直す

こちらから折り返しかけ直す場合は、いつ電話するかを先方に伝えるようにしましょう。

■ I will call you back tonight around 9 PM.
今夜午後9時くらいに電話します。

そして、連絡先を伝えた後は、締めの言葉で終わりましょう。 
以下のような言葉で締めるのが一般的です。

■ Thank you.
ありがとうございました。

■ Have a nice day.
良い1日をお送りください。

■ I look forward to hearing from you.
ご連絡お待ちしています。

締めの言葉がないと、相手はメッセージが途中で途切れたのではないかと心配になってしまうことがあります。
必ず忘れずに締めの言葉を入れるようにしましょう。


ポイント:

代表的な締めの言葉は Thank you.( ありがとうございました。)や Have a nice day. (良い 1日をお送りください。)ですが、I look forward to hearing from you. (ご連絡お待ちしています。)のほうが、より温かみがあるので効果的です。


留守番電話のマナー

英語で留守電にメッセージを残す際、特に気をつけたいのが以下3つのマナーです。

  • 話し方のマナー
  • 留守番電話を残した後のマナー
  • 留守番電話をかけるときのマナー

それぞれ詳しく解説しましたのでぜひ参考になさってください。

話し方のマナー

留守電のメッセージを残す際は、簡潔にはっきりとゆっくり話すようにしましょう。

電話をかける前に、伝えなければならない情報を箇条書きにしておくと役に立ちます。
全体で20〜30秒*くらいの長さでメッセージを伝えられると理想的です。
簡潔で要点をおさえたメッセージを、相手が聞き取りやすい声量で、ゆっくりと話して、はっきり伝わるようにしましょう。

なお、留守電で伝言を残す際は、礼儀正しく、自分らしく、自然に話すことが大切です。
スクリプトを読んでいるように聞こえると、営業電話だと思われてしまい、期待する反応を得ることが難しくなります。注意しましょう。

*メッセージが短すぎると相手が興味を失うことがあるので、十分な長さで内容があるメッセージになるように注意しましょう。

ポイント:

あまり英語に自信がない方は、自分の名前、連絡先と電話をかけた理由を一言で伝えるだけにとどめるのもありです。


留守番電話を残した後のマナー

急ぎの要件で留守番電話を残した場合、同時にEメールやショートメッセージなどのテキストを送ってフォローしておくと好感度があがります。

例えば、下のようなメッセージを送ると良いですね。

■ Hello, this is an urgent message regarding〇〇. I need to discuss something with you ASAP. Please call me back. My number is 1234-567-890. Thank you.
〇〇について至急お話しすることが必要です!1234-567-890番に折り返しご連絡ください。以上。

他にも、Help me(助けてください)や Important(重要)などを記載することで緊急性を訴えることも可能です。

ポイント:

テキストは長文にならないように! 長くても数行以内におさまるようにしましょう。


留守番電話をかけるときのマナー

これは留守電に限ったことではありませんが、騒がしい場所から電話することはマナーに反します。
周囲の音のせいで留守電のメッセージが聞き取れなくなりますし、聞き取れたとしても、相手は不快に思います。
そのため、静かな場所を選んで電話をかけるようにしましょう。


ポイント:

人が多くてざわざわしている場所や構内アナウンスや発車ベルが聞こえる駅などで電話するのはNGです。
また、途中で電波が途切れて電話が切れてしまうような場所もNGです。注意しましょう。


留守電の応答メッセージ

英語で留守電の応答メッセージを用意することは、国際的に活躍するビジネスマンパーソンにとって必須です。
その品質次第でお客様の反応が大きく変わります。

ここでは以下3つのシチュエーションに合わせて、サンプルフレーズを用意しました。

  • 電話に出られない場合
  • 営業時間外の場合
  • 長期休みの場合

電話に出られない場合

最初に自分の名前を名乗ることで、相手が誰につながっているかがわかるようにしましょう。 
そして、電話をかけてきた人の名前、電話番号、用件を残すように伝えて、最後はこちらから折り返す旨を伝えます。

以下のように。

■ Hi, you’ve reached (your name) . Thank you for calling.
こんにちは、(あなたのお名前)です。お電話ありがとうございました。

■ I can’t answer the phone at the moment, but if you leave your name, number and message, I’ll get back to you as soon as possible. Thank you.
ただいま電話に出ることができませんが、お名前、お電話番号、メッセージを残していただければ、できるだけ早く折り返しご連絡いたします。ありがとうございました。

ポイント:

応答メッセージでは、相手にメッセージを残すように必ず伝えましょう。
これを言うか言わないかで、メッセージを残す人の割合は大きく変わります。

営業時間外の場合

お店や会社などに、電話をかけてこられたお客さまに対してのメッセージは以下の通りです。
営業時間と返事ができるタイミングを、忘れずに伝えるようにしましょう。

■ Hello, this is (your name) at(Company or store name). We are currently closed.
こんにちは、(あなたの会社名/お店の名前)の(あなたのお名前)です。ただいま営業時間外です。

■ Our (office or store) hours are 9 AM to 6 PM, Monday through Friday.
われわれの営業時間は月曜から金曜日の午前9時から午後6時です。

■ If you would like to leave a voicemail, please include your name and phone number.
メッセージを残したい場合には、恐れ入りますが、お名前、お電話番号をお願いいたします。

■ We will respond to you as soon as possible. Thank you.
可能な限り早く折り返しご連絡いたします。ありがとうございました。

ポイント:

翌営業日の営業時間内に確実に折り返すことができるならば、以下のように伝えることも可能です。

■ Please expect a reply within one business day.
翌営業日の営業時間内に折り返しご連絡いたします。


長期休みの場合

長期休みのため、電話でやりとりができない場合、その期間を明確に伝えましょう。

またその期間中に、相手が何らかの対応が必要な場合は、代理の者が対応していることと、その人の連絡先を伝えましょう。

■ Hello, you've reached (your name). I'm away from (date) to (date).
こんにちは。(あなたのお名前)です。私は(何日)から(何日)の間、席を外しております。

■ If you need help with X before then, please contact (helper’s name) at (helper’s phone number).
もしXのことに関してお電話頂いていましたら、(代理の人の名前)が対応しておりますので(代理の人の電話番号)におかけください。

ポイント:

留守電の応答メッセージでは、あなたがどんな理由で長期休みをとっているかを明確にする必要はありません。

まとめ

英語で留守電を入れる際にうまく伝言を残す方法と、英語の留守電の応答メッセージについて解説しました。

英語に慣れていない方は紙に書いて伝えることを整理し、事前に練習した上でメッセージを吹き込むようにしましょう。

ここにあるサンプルフレーズをうまく活用すると、必ずうまく英語で留守電メッセージを残せるようになりますので、ぜひご活用ください!

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