留守番に残す英語の伝言メッセージ

まずは英語で留守番電話を入れるときのフレーズを紹介します。

英語で留守電に伝言を残すときのステップは、大きく分けて以下5つです。

  1. 自分の名前・会社名を伝える
  2. 電話番号を伝える
  3. 用件を要約する
  4. 折り返し電話をお願いする
  5. 自分からかけ直すと伝える

それぞれのステップごとに役立つフレーズを紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

1. 自分の名前・会社名を伝える

最初に、相手にあなたが何者かがわかるようにしましょう。

ここで伝えることは以下2つ(場合によっては3つ)です。

  • あなたの名前
  • あなたが所属する会社/組織名
  • 職業名*

*例えば System Engineer(システムエンジニア)、Accountant(会計士)、Mechanic(整備士)などを指します。必ずしも言う必要はありませんが、あまり面識がなければ伝えることでコミュニケーションが円滑になります。

Good evening Mr. Thompson. This is Akira, tax lawyer from 〇〇 firm.
トンプソンさん、こんばんは。〇〇事務所の税理士のあきらと申します。

相手に正しく名前を聞き取ってもらうためには、アルファベットを説明する「フォネティックコード」を使うのもアリ。相手がかけ直す際にも、気を遣わせずに済みます。


【ポイント】

1. 相手の名前を必ずメッセージにいれましょう。

受け手は自分に対するメッセージであることを確認できれば、反応しやすくなります。忘れないように必ず相手の名前を呼ぶようにしましょう。

2. 初めての相手に電話する場合は工夫しましょう。

相手はあなたが誰なのか、なぜ電話してきたのかがわからず、戸惑うことが少なくありません。共通の友人や紹介者の名前をだしたり、関係者から電話番号を教えてもらったことを伝えたりすると、相手を安心させられます。

Mr. Johnson, My name is 〇〇. I got your number from my boss John Doe.
ジョンソンさん。〇〇と申します。上司のジョン・ドーからあなたの電話番号をうかがい、初めてお電話しております。


2. 電話番号を伝える

次にあなたの連絡先である電話番号を伝えましょう。気持ちゆっくりはっきり目に伝えましょう。

My number is 1234-567-890.
私の電話番号は1234-567-890です。

【ポイント】

こちらから折り返す場合でも、連絡先を伝えるのが一般的です。


3. 用件を要約する

電話番号の次は、要件を話しましょう。

  • あいさつやお礼をするために連絡している
  • オファーがある
  • サービスについてもっと詳しく知りたい
  • アポイントメントの日時を確認している

などが考えられますね? 以下を参考にしてください。

This is a courtesy call for people who attended the Tokyo International Convention last week.
先月開催された東京国際大会に参加された方へお礼の電話を差し上げています。

We would love to know how you enjoyed the convention and any comments or feedback about the service we provided.
近況の確認と、弊社がコンベンションで提供したサービスについての感想をお聞かせいただきたいと思いご連絡しています。

【ポイント】

電話をかけた理由を最初に説明するのは、メッセージの重要性を早い段階で伝えて最後まで聞いてもらうことが目的です。

ここで注意をひくことに失敗すると、留守電を無視されてしまうことがあるので気をつけましょう。

どうしても、うまく理由を説明することが思いつかない場合、

■ I’m calling about 〇〇.
〇〇についてお電話しました。

とシンプルに説明することも可能です。便利なので覚えておきましょう!


4. 折り返し電話をお願いする

要件を伝えた後には、相手に折り返し連絡してほしいことを簡潔に伝えるようにしましょう。

その際、あなたが電話に出られる時間を伝えられると良いでしょう。

If you’re able to call me back tonight, I’ll be working until 8. Otherwise, please call me at your earliest convenience.
もし今晩お電話いただけるようでしたら、私の勤務時間は8時までです。今日以外にご連絡いただけるようでしたら、いつでもご都合の良いときにお電話ください。

【ポイント】

日本人のなかには終業後にも電話に応じる方がいますが、外国人を相手にビジネスをする場合、プライベートの時間に仕事を持ち込まないようにしましょう。悪い印象が残ってしまいます。


5. 自分からかけ直すと伝える

こちらから折り返しかけ直す場合は、いつ電話するかを先方に伝えるようにしましょう。

I will call you back tonight around 9 PM.
今夜午後9時くらいに電話します。

そして、連絡先を伝えた後は、締めの言葉で終わりましょう。 以下のような言葉で締めるのが一般的です。

Thank you.
ありがとうございました。

Have a nice day.
良い1日をお送りください。

I look forward to hearing from you.
ご連絡お待ちしています。

締めの言葉がないと、相手はメッセージが途中で途切れたのではないかと心配になります。忘れずに締めの言葉を入れましょう。

そして実際に相手と電話で話す際には、ぜひこちらの記事も参考にしてくださいね!

伝言を入れるときのマナー

英語で留守電にメッセージを残す際、特に気をつけたいのが以下3つのマナーです。

  • 話し方のマナー
  • 留守番電話を残した後のマナー
  • 留守番電話をかけるときのマナー

それぞれ詳しく解説します。

話し方のマナー

留守電を残す際は、簡潔にはっきりとゆっくり話すようにしましょう。電話をかける前に、伝えなければならない情報を箇条書きにしておくと役立ちます。

全体で20〜30秒で、要点を押さえた簡潔なメッセージを伝えられると理想的です。英語に自信がなければ、名前・連絡先・理由さえ伝えればOKです。

なお留守電で伝言を残す際は、礼儀正しく、でも自分らしく自然に話すことが大切。台本を読んでいるように聞こえると、営業だと思われてしまい、期待する反応を得ることが難しくなるので注意しましょう。

留守番電話を残した後のマナー

急ぎの要件で留守番電話を残した場合、同時にEメールやショートメッセージなどのテキストを送ってフォローしておくと好感度があがります。

例えば、下のようなメッセージを送ると良いですね。

Hello, this is an urgent message regarding〇〇. I need to discuss something with you ASAP. Please call me back. My number is 1234-567-890. Thank you.
○○について至急お話しすることが必要です!1234-567-890番に折り返しご連絡ください。以上。

他にも Help me(助けてください)や Important(重要)などを記載することで緊急性を訴えることも可能です。

留守番電話をかけるときのマナー

これは留守電に限ったことではありませんが、騒がしい場所から電話することはマナーに反します。

周囲の音のせいで留守電のメッセージが聞き取れなくなりますし、聞き取れたとしても相手は不快に思います。静かな場所を選んで電話をかけるようにしましょう。

設定しておこう!自動応答メッセージ

自分が電話に出られなかった際に備えて、留守電の自動応答メッセージを用意しておくことは、国際的に活躍するビジネスパーソンにとって必須です。

そのメッセージ次第で、お客様の反応が大きく変わります。ここでは以下3つのシチュエーションに合わせてサンプルフレーズを用意しました。

  • 電話に出られない場合
  • 営業時間外の場合
  • 長期休みの場合

電話に出られない場合

最初に自分の名前を名乗ることで、相手が誰につながっているかがわかるようにしましょう。

そして電話をかけてきた人の名前、電話番号、用件を残すように伝えて、最後はこちらから折り返す旨を伝えます。

Hi, you’ve reached (your name) . Thank you for calling.
こんにちは、(あなたのお名前)です。お電話ありがとうございました。

I can’t answer the phone at the moment, but if you leave your name, number and message, I’ll get back to you as soon as possible. Thank you.
ただいま電話に出ることができませんが、お名前、お電話番号、メッセージを残していただければ、できるだけ早く折り返しご連絡いたします。ありがとうございました。

営業時間外の場合

お店や会社に電話をかけてこられたお客さまに対してのメッセージは以下の通りです。営業時間と返事ができるタイミングを、忘れずに伝えましょう。

Hello, this is (your name) at(Company or store name). We are currently closed.
こんにちは、(あなたの会社名/お店の名前)の(あなたのお名前)です。ただいま営業時間外です。

Our (office or store) hours are 9 AM to 6 PM, Monday through Friday.
われわれの営業時間は月曜から金曜日の午前9時から午後6時です。

If you would like to leave a voicemail, please include your name and phone number.
メッセージを残したい場合には、恐れ入りますが、お名前、お電話番号をお願いいたします。

We will respond to you as soon as possible. Thank you.
可能な限り早く折り返しご連絡いたします。ありがとうございました。

ポイント:

翌営業日の営業時間内に確実に折り返すことができるならば、以下のように伝えることも可能です。

■ Please expect a reply within one business day.
翌営業日の営業時間内に折り返しご連絡いたします。


長期休みの場合

長期休みのために電話でやりとりができない場合、その期間を明確に伝えましょう。

またその期間中に相手が何らかの対応を必要としている場合、代理の者が対応していることと、その人の連絡先を伝えましょう。

Hello, you've reached (your name). I'm away from (date) to (date).
こんにちは。(あなたのお名前)です。私は(何日)から(何日)の間、席を外しております。

If you need help with X before then, please contact (helper’s name) at (helper’s phone number).
もしXのことに関してお電話頂いていましたら、(代理の人の名前)が対応しておりますので(代理の人の電話番号)におかけください。

ポイント:

留守電の応答メッセージでは、あなたがどんな理由で長期休みをとっているかを明確にする必要はありません。

英語の留守電に焦らないには?

この記事では、自分が伝言を残すときに使えるメッセージと、逆に自分の電話に設定しておくべき自動応答メッセージを紹介しました。

相手に電話したら留守電だった、そんなとき無言で切るのはやめましょう。相手は誰が電話してきたか履歴で見ることができます。特にビジネスの場で無言で切ってしまうと、プロフェッショナルとは言えません。

  • 伝言メッセージのテンプレを作っておく
  • 電話する前に復唱する

などで少しは焦らず対応できるようになります。それでも毎回電話のフレーズを100%準備していたら、キリがありませんよね。英語の電話が苦痛という方は、これを機に本気で英語に取り組んでみるのはいかがでしょうか?日々の業務がスムーズになり、ストレスも減るかもしれません。

ベルリッツでは、みなさんの仕事内容に合わせてレッスンをカスタマイズ。生徒さんの発話量が多く国際人としてのビジネスマナーも学べるレッスンに興味がある方は、無料体験レッスンをお試しください。

教材費 最大52,800円相当無料
/40レッスン特別プラン
2月29日(木)まで

無料体験で、ベルリッツクオリティを体感

無料体験レッスンは、教室・オンラインをご用意。
一部のプログラムは、無料オンライン体験または受講相談のみとなる場合がございます。

*は入力必須です。

個人情報の取り扱い にご同意いただいた場合のみ、「この内容で送信する」を押してください。

お申込みいただいた内容について、お電話またはメールにてご連絡を差し上げます。

資料請求、ご相談のみのお問い合わせもお気軽に