電話を受ける

まずは英語での電話対応のフレーズで使える5ステップを覚えていきましょう。

電話に出た時の第一声!(ステップ1)

Good morning, Berlitz Japan, this is Sakura Tanaka. How may I assist you?
おはようございます。ベルリッツ・ジャパンの田中さくらです。ご用件を承ります。

時間帯によって「Good afternoon」「Good evening」に切り替えましょう。

Berlitz Japan, May I help you?
ベルリッツ・ジャパンです。ご用件をどうぞ。

一つ目よりも少しカジュアルな表現です。

相手の名前や会社名と用件を聞く(ステップ2)

May I have your name, please?
お名前をお伺いできますでしょうか?

Could (May) I ask who’s calling, please?
お名前をお伺いできますでしょうか?

Which company are you with?
御社名を教えていただけますか?

May I ask what it’s about?
ご用件をお伺いできますでしょうか?



〈保留にする場合〉

Just a moment, please.
少々お待ちください。

Could you hold on a second? Thank you.
少々お待ちいただけますでしょうか?ありがとうございます。



〈繰り返し言ってほしい場合〉

I’m sorry. Could you repeat that, please?
すみません、もう一度言っていただけますか?

Excuse me. Do you mind saying that again?
すみません。もう一度言っていただけますでしょうか?

担当者を確認して取り次ぐ(ステップ3)

Hold on, please. I will transfer you to the correct department.
そのままお待ちください。当該部署におつなぎします。

One moment, please. I will put you through to Mr. Kimura. He will be able to help you.
少々お待ちください。木村におつなぎします。彼がお力になれるでしょう。

担当者が不在または電話に出られないときの対応(ステップ4)

The marketing department is in a meeting right now. May I take a message?
マーケティング部はただいま会議中です。ご伝言を承りましょうか?

Should I have him / her call you back?
折り返しお電話させるようにいたしましょうか?



〈連絡先の確認〉

May I have your name (and company name), please?
お名前(と会社名)をお伺いしてもよろしいでしょうか?

Could I have your phone number, please?
お電話番号を教えていただけますか?



〈スペルの確認〉

会社名や担当者名のスペルが分からないときは、フォネティックコードを使ってスペルの聞き間違いを防ぎましょう。

How do you spell your name?
お名前はどのように綴りますか?

Could you spell out your name, please?
お名前の綴りを教えていただけますか?

電話を切る(ステップ5)

Is there anything else I can help you with?
他にお手伝いできることはございますか?

Thank you for calling. Goodbye.
お電話ありがとうございました。失礼します。

電話をかける

英語で電話をかける際は、電話を受けるときと違って事前に何を伝えなければならないのかを準備することができます。
英語の電話対応が苦手でも、ステップ1〜ステップ5に沿って話せばきっと言いたいことが伝わるでしょう。

自分の名前を名乗る(ステップ1)

Hello, my name is Sakura Tanaka. I’m calling from Berlitz Japan.
こんにちは、ベルリッツジャパンの田中さくらです。

This is Sakura Tanaka calling from Berlitz Japan.
こんにちは、ベルリッツジャパンの田中さくらです。

担当者に取り次いでもらう(ステップ2)

Could I speak to Mr. Jones in Sales, please?
営業部のジョーンズさんをお願いできますでしょうか?

Would Mr. Jones in Sales be available?
営業部のジョーンズさんはお手すきでしょうか?

用件を話す(ステップ3)

I’m calling to inquire about an invoice.
請求書の件でお伺いしたくお電話しました。

The reason for my call today is to discuss the delivery time.
本日は納期の件でご相談させていただきたくお電話しました。

担当者が不在の場合(ステップ4)

Could I leave a message?
伝言をお願いできますか?

Do you know when he / she will be back?
いつ頃戻るかご存じですか?

Could you just tell him / her that I called?
電話があったことだけお伝えいただけますか?

Could you tell him / her that I will call back tomorrow?
明日、再度お電話差し上げる旨をお伝えいただけますか?

電話を切る(ステップ5)

Thank you for your help. Goodbye.
ありがとうございます。失礼いたします。

Thank you for your time. Goodbye.
お時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。

応用

ここからは応用編をご紹介します。
英語での電話対応はさまざまなパターンがあり、対応に困ってしまうケースも想定されます。次のようなケースにも臨機応変に対応できるように練習していきましょう。

電話が途中で切れてしまった場合

I’m afraid we got disconnected.
電話が切れてしまったようです。



電話が遠いとき

I’m sorry, I can’t hear you so well.
申し訳ありませんが、お電話が遠いようです。

I’m sorry, the connection is not good.
申し訳ありませんが、電波が悪いようです。

I'm sorry, could you speak a little louder, please?
申し訳ありませんが、もう少し大きな声でお話しいただけますでしょうか?



電話を折り返しする場合

I’m returning a call from Mr. Jones.
ジョーンズさんからお電話をいただいたので、折り返し電話しました。



留守番電話を残す場合

英語で留守番電話を残す場合は、簡潔に用件を伝えることを意識しましょう。
長いメッセージを残す必要はありません。
自分の名前、用件、相手に起こしてほしいアクション、折り返しの連絡先を明確に伝えましょう。

This is Sakura Tanaka from Berlitz Japan.
I’m calling in regards to the price list.
Please call me back once you get this message on 1234-567-890.

ベルリッツジャパンの田中さくらです。
価格表の件でお電話しました。
この伝言を確認次第、1234-567-890までお電話いただけますでしょうか?



ホテルやレストランを予約する場合

電話でホテルやレストランを予約する場合、特に気を付けなければならないのが「日時」です。誤って伝えてしまうと、ダブルブッキングの恐れもあります。確実に伝えるように心がけましょう。



〈ホテル予約〉

Hello, I would like to book a double room for 2 people for 2 nights from the 3rd of February. Do you have any vacancies?
こんにちは。2名で、ダブルルームを2月3日から2泊予約したいです。空きはありますでしょうか?

Hello, I would like to reserve a table for two, today at 7:00 PM.
こんにちは。今夜7時に2名で席の予約をしたいのですが。

電話での会話例

それでは最後に、今回学んだフレーズを使って、一通り会話の模擬練習をしてみましょう。
実際に電話対応している場面をイメージしながら、田中さんやMr. Smithになったつもりでロールプレイをしてみてください。

Ms. Tanaka : Good morning, Berlitz Japan, this is Sakura Tanaka. How may I help you?
おはようございます。ベルリッツジャパンの田中さくらです。ご用件を承ります。

Mr. Smith : Yes. My name is Blake Smith, and I am calling to inquire about the online application that I filled out about two weeks ago. I was wondering about the status of my application.
Could I speak to Mr. Kimura, please?
ブレイク・スミスと申します。2週間前にオンラインで申請させていただきましたが、状況について確認させていただきたくご連絡しました。
木村様はお手すきでしょうか?

Ms. Tanaka : I’m sorry. Could you repeat that, please?
申し訳ありません。もう一度繰り返していただけますか?

Mr. Smith : Yes. My name is Blake Smith, and I am calling about the status of an online application I filled out two weeks ago.
Could I speak to Mr. Kimura, please?
はい、ブレイク・スミスと申します。2週間前に提出したオンライン申請の状況について確認したくご連絡しております。
木村様はお手すきでしょうか?

Ms. Tanaka : I’m afraid he is in a meeting right now. May I take a message?
申し訳ありませんが、木村は現在会議中です。伝言を承りましょうか?

Mr. Smith : Oh, no thank you. Could you tell him that I will call back later tomorrow?
いいえ、ありがとうございます。明日、再度お電話差し上げる旨をお伝えいただけますか?

Ms. Tanaka : Could I have your phone number, just in case?
念のため、お電話番号をお伺いしてもよろしいですか?

Mr. Smith : Yes, of course. It’s 1234-567-890.
はい、もちろんです。電話番号は、1234-567-890です。

Ms. Tanaka : Let me repeat your number. It’s 1234-567-890. Is that correct?
復唱させてください。電話番号は1234-567-890で間違いないでしょうか?

Mr. Smith : Yes, that’s correct.
はい、そうです。

Ms. Tanaka : Alright, then I will tell him that you will call later tomorrow.
Thank you for calling. Goodbye.
それでは、明日再度お電話いただく旨を木村に申し伝えます。お電話ありがとうございました。では。

Mr. Smith : Thank you very much for your help. Goodbye.
色々とありがとうございました。では。

まとめ

いかがでしたか?英語の電話対応は難しい、という心理的ハードルは練習を重ねる度に、少しずつなくなっていくはずです。
実際に電話応対しているところをイメージしながら、声に出して繰り返してみてください。そして、慣れてきたら何も見なくてもスラスラと言えるようになるまで、繰り返し練習してみましょう!

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