E-Mail-Knigge: Tipps für die elektronische Kommunikation

Gute Kommunikation beginnt schon bei der Wahl des Mediums. Manchmal ist es sinnvoller, den Kollegen im Nachbarbüro persönlich aufzusuchen oder zum Telefonhörer zu greifen, als eine umständliche E-Mail zu verschicken. Andererseits bietet der elektronische Weg die Möglichkeit, Dateien anzuhängen und auch große Informationsmengen in kürzester Zeit zu übermitteln. Wägen Sie daher genau ab, welcher Kommunikationskanal für Ihr Anliegen der richtige ist.

Die E-Mail soll es sein? Dann geht es zunächst an den Betreff. Dieser sollte dem Empfänger klar signalisieren, worum es in der Nachricht geht. Fassen Sie das Thema mit den wichtigsten Schlüsselwörtern zusammen – fertig ist der perfekte Betreff. Vermeiden Sie dabei überflüssige Wörter und Formulierungen wie „Frage“ oder „Wichtig“. So bleibt das Anliegen verborgen.

In der E-Mail-Kommunikation sollten Sie auf Überflüssiges verzichten. Fassen Sie sich so kurz wie möglich: Die Nachricht sollte angenehm zu lesen sein. Nebensätze und lange Wörter erschweren das Lesen und sollten daher vermieden werden. Anstelle von Schachtelsätzen sind zwei separate Sätze oft angenehmer. Auch das Variieren der Satzlängen lockert die E-Mail auf, z.B. wenn auf einen längeren Abschnitt ein kurzer, knackiger Satz folgt. Struktur und Übersichtlichkeit bringen Absätze und Aufzählungen.

Ein weiterer wichtiger Punkt im E-Mail-Knigge ist die Orthografie. Wer sich unsicher ist, sollte seine Nachricht am besten noch einmal mithilfe eines Textprogramms überprüfen. Vorsicht ist auch geboten, wenn Sie Autokorrektur verwenden. Auch durch sie können sich unbemerkt Fehler einschleichen. Lesen Sie daher Ihre E-Mail vor dem Versenden noch einmal Korrektur. Achten Sie außerdem besonders auf die korrekte Schreibweise von Namen. Es kommt beim Empfänger sicher nicht gut an, wenn sein Name schon in der Anrede falsch geschrieben ist.

Wer sich über eine erhaltene E-Mail geärgert hat, sollte sich mit einer Antwort lieber etwas Zeit lassen. Mit Wut im Bauch ist eine besonnene, gute Kommunikation kaum möglich. Erst wenn sich der Antwortende wieder beruhigt hat, sollte er seine nächste E-Mail versenden. Auf Emoticons in geschäftlichen E-Mails sollte man aber auch bei bester Laune verzichten, vor allem, wenn man den Empfänger nicht gut kennt. Sie wirken unprofessionell und sind ohnehin überflüssig, wenn die Botschaft unmissverständlich formuliert ist.