Work smart, not hard: Nützliche Apps zur Produktivitätssteigerung

Berlitz -

Niemand mag Überstunden. Dabei ist oftmals nicht die Aufgabe selbst das Problem, sondern komplizierte Arbeitsabläufe, langwierige Abstimmungsrunden oder unübersichtliche Dokumentstrukturen. All das raubt wertvolle Zeit im Alltag und führt zu Stress und unnötiger Mehrarbeit. Doch - Digitalisierung sein Dank - smarte Apps können helfen, in Zukunft produktiver zu arbeiten und ohne Überstunden ans Ziel zu kommen.

Zeitmanagement-Tools

In den 1980er-Jahren erfand Francesco Cirillo die Pomodoro-Technik und inspirierte damit zahlreiche App-Entwickler. Nach dieser Methode arbeitet man 25 Minuten am Stück an einer Aufgabe, stoppt diese Zeit mit einem Timer und macht danach fünf Minuten Pause. Nach vier Intervallen sind 15 Minuten Auszeit erlaubt. Durch kurze Aufgabenblöcke und erreichbare Pausen bleiben wir fokussiert und motiviert, während wir nebenbei noch unser Zeitgefühl für unsere täglichen Abläufe trainieren. Eine gute Übersicht über verschiedene Pomodoro-Apps gibt es hier.

Virtuelle Team- und Projekt-Boards

Asana, Airtable oder Trello heißen die virtuellen Whiteboards für das smarte Projektmanagement. Mit wenigen Klicks sind Aufgaben verteilt, To-Do-Listen erstellt und mit Deadlines versehen. Dokumente können direkt den entscheidenden Projekten zugeordnet werden. Übersichtliche Spalten und Checkboxen sorgen für schnelle Orientierung, in welcher Phase sich eine Aufgabe aktuell befindet. Dazu bietet die Integration von bekannten Diensten wie Google Docs oder Dropbox reibungslose Vernetzung mit anderen Tools für eine spürbare Produktivitätssteigerung.

Digitale To-Do-Liste

Todoist ist die digitale Variante der klassischen Aufgabenliste. Mit umfangreichen Features wie Erinnerungsfunktionen, wiederkehrenden Terminen und Team-Funktionen kann die Produktivitäts-App aber noch deutlich mehr. Besonders die Schnelleingabe und die übersichtliche Darstellung helfen dabei, den Tag schon am Morgen zu strukturieren und den Kopf frei zu bekommen.

Terminabstimmungen per Klick

Wer größere Gruppen organisieren und gemeinsame Termine finden möchte, ist bei Doodle gut aufgehoben. Statt langwieriger Abstimmungen per Whatsapp oder Mail können Teilnehmer mit einem einfachen Klick und ohne vorherige Anmeldung ihre Verfügbarkeit eintragen. Das beschleunigt die Terminfindung erheblich, die optionale Vernetzung mit dem eigenen Kalender kann diese Abläufe nochmals erleichtern und automatisieren.

Das Mail-Postfach: priorisieren und aufräumen

Viele Mailprogramme erinnern uns durch kleine farbige Icons daran, was im Postfach noch an Arbeit auf uns wartet. Das kann aber schnell zur Reizüberflutung werden. Programme wie Boomerang, Newton oder Spark wollen die Art revolutionieren, wie wir Emails bearbeiten: reduzierte und ablenkungsfreie Oberflächen, automatisches Sortieren und Priorisierung von Absendern oder das Pausieren des Mailabrufs sorgen für ein produktiveres Arbeiten.

Produktive Notiz-Apps

Evernote und OneNote gehören zu den Klassikern der digitalen Produktivitäts-Apps. Die Tools bieten virtuelle Notizbücher mit cleveren Ordnungsfunktionen und breite Arbeitsflächen für Bilder, Videos oder Präsentationen. Zusammen mit anderen Teammitgliedern lassen sich diese bearbeiten oder kommentieren, um Ideenfindungen oder Absprachen deutlich effektiver zu gestalten.

Mehr Ordnung dank Lesezeichen

Mit Pocket lassen sich interessante Artikel, Links oder Webseiten schnell und einfach speichern, dank Hashtags ordnen und mit Freunden oder Kollegen teilen. Über mehrere Geräte hinweg ist die nützliche App verwendbar und bietet darüber hinaus auch einen ablenkungsfreien Lesemodus, der Artikel von allem unnötigen Ballast befreit.

Zeit sparen mit Passwort-Managern

Die Überholspur für alle, die häufig auf geschützten Webseiten unterwegs sind: Passwort-Manager wie 1Password, LastPass oder Bitwarden speichern wichtige Kennwörter sicher verschlüsselt und ermöglichen die Anmeldung auf gespeicherten Webseiten mit nur einem Klick.

Diese nützlichen Apps können uns dabei helfen, viele Abläufe zu automatisieren und den Arbeitsalltag effektiver zu gestalten – wenn das ständige Benutzen des Smartphones nicht doch wieder zur Aufmerksamkeitsfalle wird. Warum dann eine bewusste Begrenzung sinnvoll sein kann, erfahren Sie in unserem Artikel über Digital Detox.

Share this