1.メールや電話、訪問で役に立つ「担当者」フレーズ

まずは、実践的な「担当者」を意味するフレーズを見ていきましょう。
ここでは、主にメールの宛先や電話、訪問の場合によく使うものをご紹介いたします。

・メールの宛先
日本では、メールの宛先に「会社名、部署名、ご担当者さま」といった表記をしますが、
英語圏では、そこまで詳しく宛先を指定する文化はありません。相手方の名前がわかっている場合は「Dear Mr. Arai」、わからない場合は部署名のみ書くのが一般的です。

日本語で「御中」を使うときをイメージするとよいかもしれません。

Dear Accounting,(経理部 ご担当者さま)
Dear Customer service,(カスタマーサービス ご担当者さま)

宛先で部署もわからない場合は以下を使います。

Dear Sir or Madam,(ご担当者さま)
To whom it may concern, (ご担当者さま)

<ワンポイントアドバイス>
メールの宛先には、最後に「,(カンマ)」をつけます。

My name is Hiroshi Tanaka. I will be taking over the project.
新しくこのプロジェクトの担当に就任いたしました田中博です。

<ワンポイントアドバイス>
「will be」を使うことでより丁寧な表現になります。


・担当者変更をメールでお知らせする場合
Subject: New account manager (メールのタイトルなどに使用する場合)
件名:担当者変更の連絡

We would like to announce the following personnel change.
Mr. Hiroshi Tanaka will be in charge of account executive.taking over as this account.
担当者の変更をお知らせします。田中博が営業担当の後任となります。


・電話の場合

Hello, my name is Hiroshi Tanaka. I looked at the recruitment information on your website and I would like to speak to the person in charge in HR.

田中博と申します。インターネットで御社の採用情報を見てお電話させていただきました。採用のご担当者さまとお話したいのですが。


Hello, I bought one of your products last week but it doesn’t work. May I speak to someone in customer service?

先週御社の製品を購入したのですが、壊れているようです。カスタマーサービスのご担当者さまをお願いします。


I’d like to ask you some questions regarding your new products. May I speak to someone in PR?

新製品について、広報ご担当者さまにお話をうかがいたいのですが。


The person in charge isn’t available right now.

現在、担当者は不在です。


The person in charge is out of the office at the moment.

現在、担当者は外出中です。


The person in charge is out of town until tomorrow.

担当者は明日まで出張です。


The person in charge is on the other line. I’ll ask her to call you back.

担当者は席を外しています。折り返し、ご連絡差し上げるよう伝えます。


Just a moment please. I’ll transfer your call.

担当者に電話を代わりますので、少々お待ちください。



・訪問の場合

My name is Hiroshi Tanaka of ABC Co. May I speak to someone in equipment management?

私はABC株式会社の田中博です。設備管理のご担当者さまはお手すきでしょうか?


My name is Hiroshi Tanaka of AAA University. I’m here to meet Mr. Yamamoto in HR for a job interview.

採用面接に参りました、AAA大学の田中博と申します。人事のご担当者さまはいらっしゃいますか?


・自己紹介をする場合

I’m Hiroshi Tanaka, manager of the PR department.

PR担当の田中博です。


I’m in charge of the project.

私がそのプロジェクトを担当しております。


My name is Hiroshi Tanaka in charge of Shibuya district sales.

渋谷区の営業を担当しております、田中博と申します。

2.担当者を訊ねるフレーズ

Could you give me the contact information of the person in charge?

担当者のご連絡先を教えてください。


Would you be able to tell me the name of the person in charge of next month’s project?

来月のプロジェクトはどなたがご担当されるのでしょうか?

3.知っている担当者に伝言を依頼するフレーズ

Could you please ask him to check my mail?

ご担当者さまに「メールを確認してほしい」と伝言をお願いします。


When he comes back, would you mind asking him to call me back?

ご担当者さまがお戻りになりましたら、折り返しお電話いただけますか?

<ワンポイントアドバイス>
日本語でよく使う「ご担当者さまにもよろしくお伝えください」という表現は英語では使いません。

4.「担当者」を表現する単語のご紹介

・担当者(部署不特定の場合)

contact personnel


person in charge(「PIC」と略す場合もあります)


representative(「rep.」と略す場合もあります)

<ワンポイントアドバイス>
person in charge」はある程度役職のある方を指します。電話や訪問では、「someone in (部署名)」など、「(対応してくれる)誰か」を使います。
representative」は「代表者」を示す単語です。つまり「部署名 representative」でその部署の担当者を指すことができます。「sales representative(営業担当者)」なら、「sales rep.」と略すのが一般的です。


・営業担当者

account executive(「AE」と略す場合もあります)


sales representative


・経理担当者

accountant


an accounting person


accounting personnel



・人事担当者

HR contact


HR professionals


Personnel managers

※「HR」は「human resources(人材)」の略語。



・採用担当者

job recruiter


recruitment officer


recruitment staff


communications person


press officer


PR agent


PR officer


public relations people


publicity official



・翻訳担当者

Translation personnel



・販売担当者

a sales person



・品質管理担当者

a person in charge of quality control



・顧客担当者

account representative


customer representative



・仕入れ担当者

Purchasing personnel



・カスタマーサービス

customer service representative


customer support

 

いかがでしたか?
日本語だと「担当者」でかたづく言葉も英語だとさまざまな表現があります。まずは必要な部分から音読を繰り返して練習してみてください。
メールの場合は、コピーペーストをするのではなく、見ながらタイピングしてみることをおすすめします。

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