Definition: Was ist agiles Projektmanagement?

Das agile Projektmanagement ist eine Arbeitsweise, bei der ein Projekt fortlaufend angepasst werden darf. Im Gegensatz zum klassischen Wasserfallmodell, bei dem zu Beginn ein umfassender Plan erstellt und dann schrittweise umgesetzt wird, werden in agilen Projekten vor dem Startschuss keine linear ausgerichteten Arbeitsschritte festgelegt.

Stattdessen arbeiten Teams in kurzen Zeitintervallen (Iterationen), die sich mit regelmäßigen Feedbackschleifen abwechseln. So können fortlaufend Verbesserungen gemacht sowie Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden. Kundenfeedback wird beim agilen Projektmanagement fortlaufend berücksichtigt. Agile Projektteams arbeiten in hoher Eigenverantwortlichkeit. Damit alle immer auf dem neuesten Stand sind, kommen die beteiligten Mitarbeiter in regelmäßigen, meist täglichen Besprechungen (Agile Meetingformate) zusammen und steigern damit ihre Produktivität.

Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?

Ihren Ursprung haben agile Projektmanagement-Methoden in der Softwareentwicklung. Und das aus gutem Grund: Sie lassen sich besonders gut auf Projekte anwenden, die schwer planbar sind. Mittlerweile haben sich agile Methoden nicht nur in Start-ups, sondern auch in größeren Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen bewährt.

Ob bei der Entwicklung neuer Produkte oder Vorhaben, die stark von der Digitalisierung beeinflusst sind: Agiles Projektmanagement ist immer dann sinnvoll, wenn der Umfang nicht klar ist, wenn neue Ideen jederzeit erwünscht sind und die Zusammenarbeit mit den Kunden im Vordergrund steht. Auch für größere Projekte mit einem ungenauen Zeithorizont ist agiles Projektmanagement geeignet – besonders dann, wenn Teams an untergeordneten Tasks arbeiten und ein enger Austausch mit allen Beteiligten nötig ist.

Ihr Projekt hat ein festgelegtes Budget, einen klar festgesetzten Zeitrahmen und setzt auf erprobte, wiederkehrende Abläufe? Dann ist klassisches Projektmanagement der sinnvollere Ansatz.

Für wen eignet sich agiles Projektmanagement?

Bei der Entscheidung für oder gegen ein agiles Projektmanagement spielen nicht nur die Einzelheiten des Projekts und das individuelle Setting des Unternehmens eine Rolle. Auch die Zusammensetzung des Teams ist ausschlaggebend – und wie es mit agilen Projektmethoden umgehen kann.

Besonders gut eignet sich der Ansatz für Projektteams, die gerne interdisziplinär arbeiten und eigene Ideen einbringen möchten. Teams, die bisher im rein klassischen Projektmanagement gearbeitet haben, benötigen ggf. Zeit, um sich auf agile Projektmethoden einzustellen. Eher ungeeignet sind die Methoden für Mitarbeiter, die lieber in vorgegebenen Strukturen arbeiten.

Sie sind sich nicht sicher, ob klassisches Projektmanagement oder agile Projektmethoden die beste Lösung für Vorhaben in Ihrem Unternehmen sind? Beide Ansätze lassen sich auch kombinieren. Beispielsweise können Sie den Rahmen Ihres Projekts klassisch gestalten, indem Sie die Hierarchien, das Budget und andere wesentliche Faktoren festlegen. Innerhalb dieser Struktur können Teams in den einzelnen Teilbereichen mit agilen Methoden arbeiten.

Vor- und Nachteile agiler Projektmethoden

Agiles Projektmanagement setzt den Schwerpunkt auf Innovation und Kundenzentriertheit. Dadurch ist eine hohe Anpassungsfähigkeit gewährleistet. Die flexible Planung bringt allerdings auch gewisse Nachteile mit sich.

Vorteile

Nachteile

  • Flexibilität:
    Schwierigkeiten und Hindernisse werden in agilen Projekten schneller erkannt und behoben. Kurzfristige Änderungen können problemlos in Prozesse integriert werden.
  • Ressourceneffizienz:
    Arbeit und Absprachen in kurzen Zeitintervallen (Sprints) sind produktiv und zeitschonend.
  • Innovation:
    Agile Projekte fördern die Kreativität. Durch das Arbeiten in interdisziplinären Teams entsteht eine hohe Innovationskraft. Da nicht alle Zielvorgaben von Anfang an feststehen, dürfen auch mutige Ideen ausprobiert werden.
  • Transparenz:
    Regelmäßige Feedbackschleifen und Updates im Team und mit dem Kunden schaffen eine offene Kommunikation.
  • Schnelligkeit:
    Kurze Entscheidungswege sorgen für eine schnelle Projektumsetzung.
  • Starke Teams:
    Flache Hierarchien fördern das Verantwortungsbewusstsein für das Ergebnis. Der Zusammenhalt im Team kann gestärkt und Motivation sowie Produktivität erhöht werden.
  • Unklare Kalkulationsgrundlage:
    Aufgrund der flexiblen Vorausplanung ist es schwieriger, die Kosten agiler Projekte einzuschätzen.
  • Erschwerte Planbarkeit:
    Das Arbeiten ohne feste Abgabetermine und definierte Abläufe ist nicht immer wünschenswert oder praktisch.
  • Ressourcenaufwand:
    Die Auswahl und Implementierung agiler Projektmethoden ist zunächst ggf. mit einem erhöhten Zeitaufwand und höheren Kosten verbunden.
  • Schulungsaufwand:
    Teams müssen sich auf agiles Projektmanagement einstellen und neue Methoden erlernen.
  • Verzögerungen:
    Agile Projektmethoden setzen auf Zusammenarbeit mit dem Kunden oder internen Stakeholdern. Wenn die Kommunikation nur schleppend verläuft, kann sich das gesamte Projekt verzögern.
  • Erschwerte Messbarkeit:
    Mitunter ist es schwierig, den Fortschritt eines agilen Projekts anhand seiner flexiblen Faktoren zu beurteilen.

Die 5 Phasen des agilen Projektmanagements

Agiles Projektmanagement verläuft typischerweise in fünf Phasen, die sich bis zum Projektabschluss mehrmals in sogenannten Iterationen wiederholen. Wie diese Phasen konkret aussehen können, zeigen wir hier am Beispiel der Produktentwicklung eines Rucksacks aus recyceltem Plastik.

Phase

Praxisbeispiel

1. Planung

Theorie: Zu Beginn eines agilen Projekts werden die Teams aufgestellt und die Bedürfnisse der Stakeholder aufgenommen. Aus diesem Input wird eine Vision für ein Produkt oder einen Service entwickelt.

Die besondere Idee für den Rucksack: Er soll aus Plastik aus dem Meer bestehen und viele praktische Funktionen besitzen.

2. Konzeption

Theorie: In der zweiten Phase des agilen Projektmanagements erstellt das Team eine Liste mit Anforderungen an das Endprodukt und legt in einer Roadmap die wesentlichen Meilensteine fest.

Für die Produktentwicklung des Rucksacks sind unter anderem die folgenden Fragen relevant: Welche Größe sollte der Rucksack haben? Welche Funktionen muss er besitzen? Was muss bei Meeresplastik als Material beachtet werden?

3. Erforschung

Theorie: In der dritten Phase darf getestet und ausprobiert werden. Die Teams arbeiten in festgelegten Zeitspannen (Sprints) an den Meilensteinen und kommen in täglichen Update-Terminen zusammen.

Bei der Entwicklung des Rucksacks werden beispielsweise verschiedene Designkonzepte und Materialien aus Meeresplastik geprüft, bevor die Arbeit an einzelnen Features beginnt.

4. Test

Theorie: Vor jedem Übergang in einen neuen Sprint ist es sinnvoll, das Produkt oder den Service zu testen. Die regelmäßige Prüfung ermöglicht Veränderungen und Verbesserungen zu jeder Entwicklungsphase.

Der Rucksack sieht schön aus, sitzt aber unbequem? Das ausgewählte Material lässt sich beim Prototyp nicht richtig verarbeiten? Bevor es an die Detailarbeit geht, müssen Lösungen für diese Probleme gefunden werden.

5. Abschluss

Theorie: Die letzte Phase des agilen Projektmanagements ist die Kontrolle des Produkts oder des Services. Probleme, die zuvor im Projekt aufgetreten sind, werden überprüft, damit sie in Zukunft vermieden werden können.

Im Designprozess macht sich beispielsweise bemerkbar, dass der Rucksack viele Features haben soll – das hat den Entwicklungsprozess in die Länge gezogen. In Zukunft geht das Team nach dem Motto „Weniger ist mehr“ vor.

Methoden des agilen Projektmanagements

Zu den bekanntesten agilen Methoden gehören Kanban und Scrum – sie sind darauf ausgerichtet, die Prozesse innerhalb eines agilen Projektes kontinuierlich zu optimieren. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Ansätze, die je nach Art des Projekts sinnvoll eingesetzt werden können.

Hier ein kleiner Überblick zu agilen Projektmanagement-Methoden:

1. Scrum

Die agile Projektmethode Scrum sieht eine klare Rollenverteilung vor. Der „Product Owner“ nennt die Zielvorgaben für das zu entwickelnde Produkt oder den Service. Der „Scrum Master“ sorgt dafür, dass der Scrum-Prozess reibungslos verläuft. Das Team arbeitet in kurzen Sprints an der Entwicklung. Scrum eignet sich besonders gut für komplexe Projekte, die nur schwer planbar sind.

2. Kanban

Kanban lässt sich auf bereits bestehende Prozesse im Unternehmen übertragen und ist deshalb eine beliebte Einsteigermethode für agiles Projektmanagement. Die Methode arbeitet mit visuellen Boards, auf denen Workflows übersichtlich dargestellt werden.

3. Scrumban

Scrumban ist eine Kombination aus Kanban und Scrum. Auch diese Methode nutzt Sprints, in denen Teams bestimmte Teilaufgaben bearbeiten. Um den Workflow übersichtlich zu gestalten, werden die Arbeitsaufgaben auf einem Board visualisiert. So wissen immer alle, welche Aspekte gerade von wem bearbeitet werden.

4. Design Thinking

Design Thinking ist eine agile Projektmethode, die den Fokus darauf legt, kreative Lösungen für eine Zielgruppe zu finden. Um sich in zukünftige Kunden hineinzuversetzen, arbeitet Design Thinking mit breitgefächerten Teams. Diese entwickeln erste Ideen und Prototypen, die sie so schnell wie möglich mit der echten Zielgruppe testen.

5. Extreme Programming (XP)

Beim Extreme Programming steht die Schnelligkeit im Vordergrund. Die agile Methode kommt hauptsächlich in der Softwareentwicklung zum Einsatz. Ein Produkt wird in kurzen Zyklen entwickelt, die mit wenig Dokumentation auskommen. Um das bestmögliche Produkt zu erschaffen, wird ein ständiger Kontakt zum Kunden gehalten.

Im Kontext des agilen Projektmanagements kommen außerdem noch andere Methoden und agile Modelle wie etwa Crystal Clear, Lean Startup, DSDM (Dynamic Systems Development Method), PRINCE2 oder Feature Driven Development (FDD) in Frage. Diese agilen Methoden basieren auf ähnlichen Prinzipien wie die oben beschriebenen Konzepte, legen ihren Fokus aber jeweils auf andere Aspekte der Projektdurchführung und sind für unterschiedliche Vorhaben geeignet.

Die besten Tools für das agile Projektmanagement

Sie möchten ein agiles Projekt durchführen oder erstmal in die agile Arbeitsweise hineinschnuppern? Die folgenden Tools sind darauf ausgelegt, die Kommunikation im Team zu erleichtern und Arbeitsabläufe übersichtlich zu gestalten. Je nachdem, welche Methode bei Ihnen zum Einsatz kommt, sind unterschiedliche Projektmanagement-Tools empfehlenswert, die etwa speziell auf Scrum, Kanban oder Design Thinking zugeschnitten sind.

Tools zur Erstellung von Kanban-Boards

Praktisch, übersichtlich, flexibel: Digitale Kanban-Boards ersetzen analoge Flipcharts. Die Online-Boards erleichtern Ihnen die Arbeit an agilen Projekten, lassen sich problemlos mit Mitarbeitern im Homeoffice und Stakeholdern an anderen Standorten teilen und zeitgleich bearbeiten.

Trello

Eines der bekannten Tools für das agile Projektmanagement mit Kanban ist Trello. Sie können Arbeitsabläufe auf sogenannten Trelloboards in digitalen Listen und Karten darstellen und managen. Über die Trellokarten können Sie einzelne Aufgaben verwalten, mit den Teammitgliedern kommunizieren und wichtige Informationen teilen. Dienste wie Zapier, Dropbox und Google Drive lassen sich in Trello integrieren.

MeisterTask

MeisterTask ist eine Alternative zu Trello, die vor allem dadurch punktet, dass sich Aufgaben besonders gut miteinander verknüpfen lassen. Außerdem bietet das Tool eine Timetracking-Funktion, um die Produktivität agiler Projekte zu erhöhen.

Kanban und Scrum in einem Tool

Die folgenden Tools vereinen praktische Funktionen von Kanban und Scrum und helfen Ihnen, agile Projekte möglichst schnell ins Rollen zu bringen.

Asana

Asana dient dazu, den Workflow Ihres Teams zu managen und zu verschlanken. So ist die Darstellung des Workflows als Kanban-Board ebenso möglich wie im klassischen Listenformat. Außerdem können Sie mit Asana Konzepte aus dem Scrum, wie zum Beispiel Sprints, abbilden.

Jira

Jira eignet sich besonders für das agile Projektmanagement in der Softwareentwicklung. Mit dem Tool lassen sich Sprints und Iterationen zielgenau planen und erarbeiten. Arbeitsaufgaben können organisiert und im Team verteilt werden. Eine besonders praktische Funktion für Softwareentwickler ist das integrierte Ticket-System, mit dem Bugs oder Feedbacks dokumentiert werden können.

Um Arbeitsabläufe in agilen Projekten zu managen, gibt es noch weitere Tools wie monday.com oder Notion, die beispielsweise mit einer besonders guten visuellen Darstellung punkten. Prüfen Sie gemeinsam im Projektteam, welche Funktionen Sie benötigen und mit welchen Tools Sie am besten arbeiten können.

Tools für Brainstorming und Kollaboration

Kreativität und Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams haben einen hohen Stellenwert im agilen Projektmanagement. Diese Tools erleichtern Ihnen das gemeinsame Erarbeiten innovativer Ideen:

Miro

Das Whiteboard-Tool eignet sich besonders gut für die agile Projektmethode Design Thinking. Nützliche Templates unterstützen Teams dabei, in Brainstormings Ideen zu generieren, Prototypen zu entwickeln und Business-Strategien zu planen.

Mural

Mural ist ein weiteres Whiteboard-Tool, das Online-Meetings und Kollaborationen nicht nur effektiver, sondern auch unterhaltsamer gestalten soll. Mithilfe von Mural können zum Beispiel frische Ideen generiert und anonyme Abstimmungen durchgeführt werden.

Collaboard

Auch Collaboard ist ein hilfreiches Tool für das agile Projektmanagement und bietet zahlreiche digitale Whiteboard-Funktionen, um Kreativität und Teamarbeit zu fördern. Das Tool zeichnet sich besonders durch seine hochsicheren Datenzentren innerhalb Europas aus.

Fazit: Agiles Projektmanagement muss perfekt abgestimmt sein

Agile Projektmanagement-Methoden und die dazu passenden Tools können die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit während eines Projektes steigern. Das Arbeiten in Sprints und entlang kleinerer Teilziele stellt sich häufig als besonders effektiv und produktiv heraus. Die passenden Methoden und Tools erleichtern die Arbeit sowie die Kollaboration und fördern die Ideenvielfalt in interdisziplinären Teams.

Aber welche Methoden und Tools passen am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Team? Agiles Projektmanagement muss auf die individuellen Voraussetzungen eines jeden Unternehmens oder Teams abgestimmt sein. Bei diesem Prozess unterstützen wir Sie gerne mit unserem breiten Angebot an Business Seminaren und maßgeschneiderten Leistungspaketen. Sprechen Sie uns gerne an und finden Sie die passenden Lösungen für Ihr Unternehmen.

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