3. Projektdurchführung & -überwachung
Die dritte und wichtigste Phase des Projektmanagement-Prozesses ist die Durchführung: Aus einem detaillierten Plan wird nun Realität. Während die Fachkräfte und Teams an den ihnen zugeteilten Aufgaben arbeiten, sind Sie als Projektleiter dafür zuständig, die Rahmenbedingungen des Projektes zu überwachen und festzustellen, ob alles nach Plan läuft. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:
- Hält das Team den Zeitplan ein oder gibt es Verzögerungen?
- Stehen jedem Team noch ausreichend Ressourcen zur Verfügung?
- Ist das Budget ausreichend oder muss es vielleicht noch angepasst werden?
- Werden alle Zwischenziele erreicht?
Um den Überblick über Ihr laufendes Projekt zu behalten ist es wichtig, mit Ihrem Team offen zu kommunizieren. Regelmäßige Besprechungen sorgen dafür, dass Verzögerungen oder Fehler frühzeitig erkannt werden und gemeinsam behoben werden können. Dies hält die Motivation aufrecht.
4. Projektabschluss
In der letzten Phase des Projektmanagement-Prozesses geht es darum, Ergebnisse an die Stakeholder zu übergeben und erbrachte Leistungen zu dokumentieren und bewerten. KPI-Berichte zeigen Ihnen, welche der vorher festgelegten Ziele erreicht wurden und wo es Schwachstellen gab. Nehmen Sie die Gelegenheit wahr und besprechen Sie in einem abschließenden Team-Meeting, wo Probleme aufgetreten sind und wie sie beim nächsten Mal vermieden werden können. Der positive und konstruktive Umgang mit Fehlern hilft Ihnen und Ihrem Team, sich für zukünftige Projekte zu wappnen und aus Misserfolgen zu lernen.
Beim klassische Projektmanagement steht per Definition die intensive Planung im Vordergrund. Dies macht Projekte vorhersehbar: Alle Aufgaben sind klar verteilt, es gibt eine genaue Deadline und die Ziele stehen von Anfang an fest. Deswegen eignet sich der Ansatz besonders gut für Projekte mit aufeinanderfolgenden Arbeitsabläufen.
In einer schnelllebigen Welt, in der sich Rahmenbedingungen von einem Tag auf den anderen ändern können, fehlt es dem klassischen Projektmanagement jedoch häufig an Flexibilität. Für komplexe und schwer vorhersehbare Vorhaben eignen sich andere, flexiblere Projektmethoden besser.