Aus dem betrieblichen Alltag ist es nicht wegzudenken, aber haben Sie sich schon einmal gefragt, was eigentlich hinter dem Buzzword Projektmanagement steckt und welche Methoden sich am besten für Ihr Vorhaben eignen? Wie der Begriff definiert ist und mit welchen praktischen Umsetzungsstrategien und strategischen Erfolgsfaktoren sich ein gelungenes Projektmanagement gestalten lässt, lesen Sie hier.
Was ist Projektmanagement? Definition und Zielsetzung
Der Begriff Projektmanagement beschreibt die Planung, Organisation und Abwicklung eines betrieblichen Vorhabens und umfasst alle Aufgaben, die zu seiner erfolgreichen Durchführung notwendig sind. Dabei werden unterschiedliche Methoden und Techniken angewendet, um Unternehmensziele zu erreichen. Projektmanagement per Definition bedeutet die termingerechte und qualitative Realisierung eines Plans unter Berücksichtigung betrieblicher Ressourcen und möglicher Risiken.
Das Management der gesamten betrieblichen Projektlandschaft wird als Multiprojektmanagement bezeichnet. Gemeint ist die Überwachung einer Vielzahl von Projekten, die parallel laufen oder in Abhängigkeit zueinander stehen. Das Multiprojektmanagements ist darauf ausgerichtet, übergeordnete Unternehmensziele zu erreichen.
Klassisches Projektmanagement: Die vier Phasen der Umsetzung
Projekte sind so unterschiedlich wie die Unternehmen, die sie durchführen. Und natürlich stehen beispielsweise bei der Entwicklung einer mobilen App durch einen Softwareentwickler andere Dinge im Vordergrund als bei der Planung einer neuen Ausstellung in einem öffentlichen Museum. Dennoch lassen sich viele Vorhaben mit dem klassischen Projektmanagement erfolgreich bewältigen. Dieses durchläuft folgende vier Phasen:
1. Projektdefinition
Bevor es mit der Abwicklung eines Plans losgehen kann, sollten Sie grundlegende Punkte klären. Die wichtigste Frage: Warum wollen Sie das Projekt durchführen? Ein klar umrissenes Ziel ist einer der Grundpfeiler eines erfolgreichen Projektmanagements. Die eindeutige Definition Ihres Vorhabens hilft ihnen außerdem bei der Klärung weiterer wichtiger Fragen:
- Ist das Projekt zeitlich und finanziell machbar?
- Stehen ausreichend Fachkräfte zur Verfügung?
- Welche Schritte sind notwendig?
- Wer ist verantwortlich?
- In welchem Zeitrahmen soll der Plan durchgeführt werden?
Wägen Sie die Vor- und Nachteile Ihres Vorhabens mittels einer Kosten-Nutzen-Analyse ab und gestalten Sie den Projektmanagement-Prozess auch vor diesem Hintergrund.
2. Projektplanung
Eine umfassende Planung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein gelungenes Projektmanagement. Die im ersten Schritt erarbeitete Definition des Zielvorhabens dient als Grundlage der einzelnen Organisationsschritte. Beziehen Sie Ihre Fachkräfte unbedingt in die Planung mit ein und gestalten Sie gemeinsam die Rahmenbedingungen Ihres Projektes.
- Legen Sie die notwendigen Arbeitsvorgänge fest und stecken Sie einen zeitlichen Rahmen für jeden Zwischenschritt ab. Denken Sie daran, auch ausreichend Puffer einzuplanen falls es doch etwas länger dauert als ursprünglich geplant.
- Überlegen Sie, welche und wie viele Fachkräfte Sie für die einzelnen Arbeitsaufgaben benötigen. Stellen Sie Teams auf und verteilen Sie Verantwortlichkeiten. Planen Sie auch Vertretungen für eventuelle Krankheitsfälle und Urlaube mit ein.
- Im klassischen Projektmanagement wird das Budget vor dem Startschuss genau festgelegt. Entscheidend ist die richtige Verteilung der Ressourcen auf die einzelnen Arbeitsgruppen. Schätzen Sie gemeinsam mit Ihrem Team ein, welche Gruppen welche Arbeitsmittel benötigen.
- Identifizieren Sie die Erfolgskriterien für Ihr Projekt. Mit KPIs (Key Performance Indicators) können Sie die Leistung auf dem Weg zum Ziel kontrollieren.
- Die Bestimmung von Meilensteinen hilft Ihrem Team dabei, immer den Überblick zu behalten.
Projektmanagement ist ein komplexer Prozess, der immer auch Risiken mit sich bringt. Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit um, Faktoren zu bestimmen, die Ihre Idee möglicherweise zum Scheitern bringen könnten. Ein vorab erstellter Risikomanagementplan hilft Ihnen dabei, später gezielt auf Verzögerungen oder Störungen zu reagieren.
3. Projektdurchführung & -überwachung
Die dritte und wichtigste Phase des Projektmanagement-Prozesses ist die Durchführung: Aus einem detaillierten Plan wird nun Realität. Während die Fachkräfte und Teams an den ihnen zugeteilten Aufgaben arbeiten, sind Sie als Projektleiter dafür zuständig, die Rahmenbedingungen des Projektes zu überwachen und festzustellen, ob alles nach Plan läuft. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:
- Hält das Team den Zeitplan ein oder gibt es Verzögerungen?
- Stehen jedem Team noch ausreichend Ressourcen zur Verfügung?
- Ist das Budget ausreichend oder muss es vielleicht noch angepasst werden?
- Werden alle Zwischenziele erreicht?
Um den Überblick über Ihr laufendes Projekt zu behalten ist es wichtig, mit Ihrem Team offen zu kommunizieren. Regelmäßige Besprechungen sorgen dafür, dass Verzögerungen oder Fehler frühzeitig erkannt werden und gemeinsam behoben werden können. Dies hält die Motivation aufrecht.
4. Projektabschluss
In der letzten Phase des Projektmanagement-Prozesses geht es darum, Ergebnisse an die Stakeholder zu übergeben und erbrachte Leistungen zu dokumentieren und bewerten. KPI-Berichte zeigen Ihnen, welche der vorher festgelegten Ziele erreicht wurden und wo es Schwachstellen gab. Nehmen Sie die Gelegenheit wahr und besprechen Sie in einem abschließenden Team-Meeting, wo Probleme aufgetreten sind und wie sie beim nächsten Mal vermieden werden können. Der positive und konstruktive Umgang mit Fehlern hilft Ihnen und Ihrem Team, sich für zukünftige Projekte zu wappnen und aus Misserfolgen zu lernen.
Beim klassische Projektmanagement steht per Definition die intensive Planung im Vordergrund. Dies macht Projekte vorhersehbar: Alle Aufgaben sind klar verteilt, es gibt eine genaue Deadline und die Ziele stehen von Anfang an fest. Deswegen eignet sich der Ansatz besonders gut für Projekte mit aufeinanderfolgenden Arbeitsabläufen.
In einer schnelllebigen Welt, in der sich Rahmenbedingungen von einem Tag auf den anderen ändern können, fehlt es dem klassischen Projektmanagement jedoch häufig an Flexibilität. Für komplexe und schwer vorhersehbare Vorhaben eignen sich andere, flexiblere Projektmethoden besser.
Flexibles Projektmanagement mit alternativen Methoden
Manche Projekte müssen kurzfristig ins Rollen gebracht werden, während andere von langfristiger Planung profitieren. Manche Unternehmensaufgaben sind mit starken Risiken verbunden und wieder andere erfordern ein hohes Maß an Flexibilität. Deshalb gibt es keinen einheitlichen Ansatz, der für alle Pläne gleichermaßen funktioniert. Neben dem klassischen Projektmanagement, manchmal auch als „Wasserfallmethode“ bezeichnet, sind besonders die folgenden beiden Methoden sehr beliebt.
1. Agiles Projektmanagement
Anpassungsfähig, schnell und besonders kundenfreundlich: Agiles Projektmanagement eignet sich sehr gut für innovative und risikoreiche Projekte, die nicht immer klar definiert sind. Das Arbeiten erfolgt in kurzen Intervallen, auf die direkte Feedbackschleifen folgen. So kann problemlos auf sich ändernde Kundenwünsche reagiert werden. Außerdem werden durch agiles Projektmanagement etwaig auftretende Fehler schneller erkannt und behoben.
Um ein besonders zügiges Arbeiten zu ermöglichen, setzt das agile Projektmanagement auf flache Hierarchien. Teammitglieder arbeiten in hoher Eigenverantwortlichkeit und die Kommunikationswege sind kurz und direkt.
Ein wichtiger Vorteil der Projektmethode, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammt, ist die geringere Anfälligkeit für Risiken. Andererseits sind Projekte weniger kalkulierbar oder planbar.
2. Hybrides Projektmanagement
Klassisches und agiles Projektmanagement müssen sich nicht gegenseitig ausschließen. Elemente beider Ansätze lassen sich geschickt vereinen und auf die jeweiligen Anforderungen der Managementaufgabe zuschneiden. Diese Mischform wird als hybrides Projektmanagement bezeichnet.
Wie Sie klassische und agile Projektmethoden kombinieren, hängt stark von den Anforderungen des jeweiligen Projektes ab. Beispielsweise können Sie den Rahmen mit der klassischen Methode festlegen: Wie lautet das übergeordnete Ziel? In welchen Schritten soll es erreicht werden?
Die einzelnen Teilbereiche können mit agilen Methoden umgesetzt werden. Hier arbeiten Teams möglichst selbstbestimmt und in kurzen Zeitintervallen. Auf diese Weise führen Sie Teams, die traditionelle Arbeitsweisen gewohnt sind, in kleinen Schritten an das agile Projektmethoden heran.
Fazit: Projektmethoden ausprobieren und eigenen Weg finden
Agil, klassisch oder hybrid – in Zeiten der Globalisierung und Digitalisierung gibt es längst nicht mehr nur den einen Ansatz, der bei allen Projekten zum Erfolg führt. Für Sie als Führungskraft lohnt es sich deshalb, sich näher mit innovativen Projektmanagement-Methoden zu beschäftigen. In unserer Online-Seminarreihe Digitales Arbeiten 4.0 lernen Sie wichtige Fähigkeiten, um Ihr Team erfolgreich zu führen und Projekte jeder Art zu bewältigen. Außerdem bieten wir Führungskräfteseminare und Soft Skills Trainings an. Wählen Sie aus rund 40 Seminarthemen und lernen Sie strategische Kompetenzen, die Ihnen auch in der Arbeitswelt von morgen nützen werden. Für Ihr nächstes Projekt wünschen wir Ihnen viel Erfolg.
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