Definition: Was ist eine Workation?

Workation ist ein Schachtelwort, dass sich aus den englischen Begriffen „work“ (Arbeit) und „vacation“ (Urlaub) zusammensetzt. Eine Workation ermöglicht den Arbeitsalltag an unterschiedlichen Orten. Die Angestellten reisen in der Regel an ein bestimmtes Reiseziel und arbeiten in dieser Zeit einfach weiter.

Ein Praxisbeispiel: Ihre Grafikdesignerin möchte für eine Woche an den Comer See reisen. In ihrer regulären Arbeitszeit kreiert sie auf der Terrasse sitzend neue Designs und lässt sich von der neuen Umgebung inspirieren. Sie ist regelmäßig via E-Mail und Kollaborationstools wie Zoom oder Teams mit Ihnen in Kontakt. Die Abende und das Wochenende ihrer Workation nutzt sie dazu, die Umgebung vor Ort zu entdecken und zu entspannen.

Workations ersetzen übrigens nicht den regulären Urlaub, lassen sich aber auch geschickt mit diesem verbinden: beispielsweise, wenn einzelne Mitarbeiter oder auch ganze Teams für vier Wochen verreisen, aber nur in den ersten beiden Wochen remote weiterarbeiten und anschließend in den regulären Urlaub übergehen.

Für wen eignet sich das Arbeitsmodell „Workation“?

Sonne, Strand und Meer genießen und die Arbeit einfach mitnehmen: Die fortschreitende Digitalisierung macht die Workation zu einem attraktiven Modell für alle, die ihre Arbeitsaufgaben zumindest zeitweise remote erledigen können und hierfür die Zustimmung ihres Arbeitgebers haben.

Nicht nur unter Freiberuflern, die weitestgehend selbstbestimmt arbeiten, werden Workations immer beliebter. Auch immer mehr Angestellte wünschen sich eine clevere und ausgewogene Verschmelzung von Arbeit und Urlaub. Besonders gut eignet sich eine Workation für kreative Berufe wie Blogger, Marketingexperten, Copywriter, Vlogger, Podcaster und Designer. Auch Tätigkeiten in Vertrieb, Programmierung, Softwareentwicklung, Buchhaltung, Personalentwicklung und Kundenservice können häufig während einer Workation realisiert werden.

Vor- und Nachteile von Workations für Unternehmen

Von einer Workation können sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter profitieren. Der flexible Arbeitsalltag an einer anderen Location kann neben einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit viele weitere Vorteile mit sich bringen. Allerdings gilt es auch, mögliche Nachteile und Herausforderungen von Workation-Angeboten zu beachten.

Vorteile einer Workation

Nachteile einer Workation

Motivation und Engagement:
Flexible Arbeitsbedingungen können sich positiv auf die Motivation Ihrer Angestellten auswirken. Eine verbesserte Work-Life-Balance kann die Produktivität steigern.		Koordinationsaufwand:
Eine Workation erfordert viel Planung und kann mit einem erhöhten Kommunikationsaufwand verbunden sein. Unklarheiten oder fehlende Arbeitsmittel vor Ort können die Zusammenarbeit mit den Kollegen am Heimatort erschweren.
Kreativität:
Andere Kulturen, faszinierende Städte, wunderschöne Natur – eine veränderte Umgebung kann sich positiv auf die Kreativität auswirken und zu neuen Ideen inspirieren.		Konfliktpotenzial:
Wenn die Kommunikation durch z. B. Zeitverschiebungen oder fehlende Tools im Team erschwert ist, kann das für einzelne Mitarbeiter mehr Arbeit bedeuten. Bekommen zudem nicht alle die Möglichkeit zu einer Workation, können mitunter Neidgefühle im Team entstehen.
Employer Branding:
Die Möglichkeit, Urlaub und Arbeit zu verbinden, ist ein äußerst attraktiver Benefit, den nicht nur Nachwuchskräfte schätzen. Unternehmen, die Workations anbieten, können Arbeitnehmer leichter für sich gewinnen und langfristig binden.		Kontrollverlust:
Anders als vor Ort im Büro, können Unternehmen nur schwer überprüfen, wie ihre Mitarbeiter während des Auslandsaufenthalts ihren Arbeitsalltag organisieren und welche Arbeitsmethoden sie anwenden.
Empowerment:
Eine Workation ist ein großer Vertrauensbeweis von Ihnen als Arbeitgeber. Ihre Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, weil sie selbst Verantwortung übernehmen dürfen.		Problembewältigung:
Falls Schwierigkeiten auftreten, müssen Arbeitnehmer während der Workation ein hohes Maß an Flexibilität, Resilienz und Problemlösefähigkeit beweisen.

So wird die Workation zum Erfolg: Die organisatorischen Voraussetzungen

Die Workation liefert die perfekte Balance aus Erholung und Arbeit und verläuft sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber zufriedenstellend – das ist die Idealvorstellung. Dafür ist eine umfassende Planung notwendig. Grundvoraussetzung für eine Workation ist die passende Arbeitsausstattung am neuen Arbeitsort, damit Mitarbeiter problemlos remote arbeiten und mit dem Unternehmen kommunizieren können. Hier ein paar weitere hilfreiche Tipps, damit Workations für Ihr Unternehmen zum vollen Erfolg werden:

1. Aufgaben klären und vorausschauend planen

Unternehmen, die Workations anbieten, müssen sicherstellen, dass alle arbeitsrelevanten Ressourcen wie Softwareprogramme und technisches Equipment auch im Ausland zur Verfügung stehen. Legen Sie außerdem fest, wie Mitarbeiter bei aufkommenden Schwierigkeiten reagieren können. Für die Remote-Worker ist sicherzustellen, dass vor Ort eine schnelle und stabile Internetverbindung besteht. Zudem sollten schon vor dem Auslandsaufenthalt möglichst viele individuelle Aspekte für einen optimalen Verlauf der Workation geklärt sein. Eine vorrausschauende Planung entlastet sowohl die Mitarbeiter während der Workation als auch das Team am Heimatstandort.

2. Feste Arbeitszeiten

Wenn Sie die Dauer der Workation vor Reiseantritt festlegen, beugen Sie späteren Missverständnissen und Uneinigkeiten gezielt vor. Durch klare Absprachen zu den Arbeitszeiten während der Workation können Unternehmen vermeiden, dass sich Urlaubszeit und produktive Arbeitszeit im Wege stehen.

3. Offene Kommunikation

Transparenz, zielgerichtete Absprachen und der konstruktive Umgang mit Fehlern: Eine offene Kommunikationskultur wirkt sich positiv auf das Vertrauensverhältnis zu Ihrem Mitarbeiter im Ausland aus. Für ein besonders effektives Arbeiten empfiehlt es sich, Kommunikationskanäle und -zeiten bereits vorab festzulegen. Beziehen Sie auch die Teammitglieder in die Planung mit ein, die von dem Workation-Vorhaben betroffen sind.

4. Tools für die Zusammenarbeit

Für einen reibungslosen Ablauf der Kommunikation im Team sollten Sie vor Antritt der Workation sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf notwendige Tools haben. Dazu zählen zum Beispiel passende Projektmanagement-Tools, Chat-Apps und Videokonferenz-Dienste.

Planung der Workation: Die rechtlichen Aspekte

Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Steuern: Das Arbeiten in einem anderen Land ist mit wichtigen rechtlichen Aspekten verbunden. Da sich Workations bezüglich ihrer Dauer und dem Aufenthaltsort stark voneinander unterscheiden können, sollten Sie immer den Einzelfall prüfen. Generell gilt: Eine Workation in einem EU-Land ist mit weniger bürokratischem Aufwand verbunden als ein Aufenthalt außerhalb Europas bzw. der EU.

Arbeitsrecht

Gut zu wissen: Bei einem Auslandsaufenthalt von bis zu vier Wochen greift das deutsche Arbeitsrecht. Allerdings sollten Unternehmen bei einer Reise außerhalb der EU prüfen, ob für das jeweilige Urlaubsland eine Arbeitserlaubnis notwendig ist.

Steuerrecht

Wer weniger als 183 Tage pro Jahr im Ausland arbeitet, fällt in der Regel unter das deutsche Lohnsteuerrecht. Bei längeren Workations werden sie auch im Urlaubsland steuerpflichtig. Wichtig ist immer die Prüfung des Einzelfalls unter Berücksichtigung von Doppelbesteuerungsabkommen, die Deutschland mit anderen Ländern geschlossen hat.

Sozialversicherung

Eine Workation kann sich auf den Sozialversicherungsstatus Ihres Mitarbeiters auswirken. Dies hängt von der Dauer des geplanten Aufenthalts und dem Urlaubsland ab. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, sich vor Reiseantritt bei der zuständigen Krankenkasse oder Rentenversicherung zu informieren. Es gilt zu klären, welche Regelungen für den geplanten Aufenthalt gelten und ob sie unter Umständen eine A1-Bescheinigung benötigen.

Außerdem wichtig: Ihre Mitarbeiter sollten sich vor allem bei längeren Aufenthalten rechtzeitig über eventuelle Meldepflichten im Gastland informieren und bei Bedarf eine Auslandskrankenversicherung abschließen.

Fazit: Arbeiten mit Urlaubsfeeling für mehr Mitarbeiterzufriedenheit

Die Überlegung lohnt sich: Richtig umgesetzt, biete eine Workation Ihrem Unternehmen in Bezug auf die Mitarbeiterbindung wichtige Vorteile. Denn in Zeiten von New Work wünschen sich immer mehr Arbeitnehmer eine ausgewogene Work-Life-Balance. Dazu gehört für viele ein hohes Maß an Flexibilität. Workations können die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Stress und Burnout vorbeugen. Außerdem stärkt das selbstorganisierte Arbeiten im Ausland das persönliche Wachstum, im besten Fall auch das Know-how Ihrer Mitarbeiter.

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