Mit dem Pareto-Prinzip die Produktivität steigern

Das Pareto-Prinzip wird auch als 80/20-Regel bezeichnet. Es besagt, dass mit 20 % des Aufwands 80 % der Ergebnisse erreicht werden. Umgekehrt verschlingen 20 % der Resultate 80 % unserer Mühen.

Das Prinzip, welches vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto ins Leben gerufen wurde, lässt sich auf ganz unterschiedliche Bereiche übertragen. Beispiele hierfür:

  • In vielen Unternehmen sorgen nur 20 % der Kunden für 80 % des Umsatzes.
  • 80 % aller Neukunden werden durch 20 % aller Marketingkampagnen auf ein Unternehmen aufmerksam.
  • 20 % der Arbeitsaufgaben eines Projekts beanspruchen 80 % der Zeit.

Natürlich sind diese Zahlen nicht als absolut zu betrachten, sondern stellen einen ungefähren Richtwert dar. Fakt ist, dass Sie in vielen Lebensbereichen schneller vorankommen, wenn Sie sich auf die Dinge konzentrieren, die den größten Output bringen. Wenn Sie wissen, welche der vielen To-do’s auf Ihrer Liste die wichtigsten Ergebnisse erzielen, können Sie diese Aufgaben bewusst zu Ihrer Priorität machen.

Ein Beispiel, wie Sie mit dem Pareto-Prinzip Ihr Zeitmanagement optimieren können: Sie müssen diese Woche neue Fachkräfte einarbeiten, haben aber aktuell viel Zeitdruck. Statt den Neuzugängen alle Abläufe zu erklären und eine ausführliche Bürotour zu machen, konzentrieren Sie sich nur auf das Wesentliche. Was müssen die neuen Angestellten wissen, damit sie heute noch anfangen können zu arbeiten? Was darf erstmal unter den Tisch fallen? Konzentrieren Sie sich auf die 20 %, die übrigen 80 % können warten und vieles kommt in „Learning by Doing“-Manier sowieso von selbst.

Die Pomodoro-Technik: Monotasking mit der Küchenuhr

Fällt Ihnen konzentriertes Arbeiten schwer? Kommen kreative Projekte nicht voran, weil Sie sich leicht ablenken lassen? Hier kann die Pomodoro-Technik helfen. Die Zeitmanagement-Methode wurde nach einer Küchenuhr in Tomatenform (Pomodoro = italienisch für „Tomate“) benannt. Der Student Francesco Cirillo nutzte sie gegen Ende der 80er Jahre beim Lernen. Er stellte sich den Timer auf 25 Minuten und lernte in dieser Zeit konzentriert. Danach gönnte er sich eine kurze Pause von 5 Minuten.

Pomodoro ist eine simple Technik, die Sie ohne großen Aufwand nutzen können. Die Zeitmanagement-Methode eignet sich besonders gut für kreative Projekte und alle Aufgaben, bei denen Konzentration eine wichtige Rolle spielt.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie müssen eine Produktpräsentation für einen wichtigen Kunden erstellen und möchten mit der Pomodoro-Technik Ihren Fokus und Ihr Selbstmanagement verbessern. Gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Schreiben Sie eine Liste mit allen Teilaufgaben, die Sie erledigen müssen.
  2. Wählen Sie eine Aufgabe aus, an der Sie arbeiten möchten; beispielsweise den Text für die Präsentation schreiben.
  3. Stellen Sie den Timer auf 25 Minuten und arbeiten Sie so lange konzentriert an nur dieser einen Aufgabe.
  4. Wenn die Zeit um ist, machen Sie einen Haken auf Ihrer To-do-Liste. Wenn Sie noch nicht mit der Aufgabe fertig sind, dann machen Sie einen Haken auf einem weiteren Blatt Papier.
  5. Gönnen Sie sich danach eine fünfminütige Pause.
  6. Stellen Sie den Timer wieder auf 25 Minuten und starten Sie in die nächste Runde.
  7. Nach vier Pomodoros machen Sie eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

Es gibt zahlreiche Apps und browserbasierte Pomodoro-Timer, die Sie kostenlos nutzen können. Oder, wenn Sie es traditionell mögen, greifen Sie eben zur altbewährten Küchenuhr in Tomatenform.

Die Eisenhower-Matrix: Effizient wie ein Staatsoberhaupt

Internationale Krisen managen, in Pressekonferenzen Rede und Antwort stehen und schwerwiegende Entscheidungen treffen: Den Alltag eines Staatsoberhauptes stellt man sich ganz schön stressig vor. Da überrascht es wenig, dass eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden von einem ehemaligen US-Präsidenten stammt. Nach Dwight D. Eisenhower wurde eine Matrix benannt, um die richtigen Prioritäten treffen zu können.

Dabei werden Aufgaben in vier Kategorien geteilt, die auch Ihnen die Entscheidungen im Arbeitsalltag erleichtern können:

  1. Wichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten Sie möglichst zeitnah selbst erledigen.
  2. Wichtig, aber nicht dringend: Schaffen Sie Platz im Terminkalender und erledigen Sie diese Aufgaben, sobald es Ihnen möglich ist.
  3. Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollten Sie nach Möglichkeit delegieren.
  4. Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben können Sie von Ihrer To-do-Liste streichen.

Die Zeitmanagement-Methode nach Eisenhower eignet sich besonders gut, wenn Sie das Gefühl haben, ständig viel zu tun zu haben, aber trotzdem nie wirklich voranzukommen. Das könnte daran liegen, dass Sie sich häufig mit dringenden Dingen befassen und die Aufgaben der zweiten Kategorie „Wichtig, aber nicht dringend“ vernachlässigen.

Langfristige Planung, die Organisation neuer Kampagnen und die Entwicklung innovativer Ideen können schnell zu kurz kommen, wenn im Berufsalltag immer wieder Projekte mit engen Deadlines in den Vordergrund treten. Mit der Eisenhower-Matrix schaffen Sie ein verstärktes Bewusstsein für die Kategorie „Wichtig, aber nicht dringend“ und können in Ihrem Terminkalender Platz für diese Dinge machen.

Organisiert in den Tag starten mit der ALPEN-Methode

Vielleicht kennen Sie das auch: Heute Morgen haben Sie sich eine To-do-Liste geschrieben und sich fest vorgenommen, all die Dinge zu erledigen. Eine Präsentation erstellen, mehrere Angebote schreiben, zwei Kunden zurückrufen. Leider merken Sie am Ende des Arbeitstages, dass Sie nur die Hälfte von dem geschafft haben, was Sie sich vorgenommen haben.

Hier kann die ALPEN-Methode helfen. ALPEN ist ein Akronym und steht für: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrollieren.

Entwickelt wurde die Zeitmanagement-Methode von Lothar Seiwert, einem deutschen Wirtschaftswissenschaftler. Sie eignet sich für alle, die ihren Tag effizienter gestalten möchten und manchmal nicht wissen, wo eigentlich ihre Zeit geblieben ist. So sehen die fünf Schritte im Einzelnen aus:

  1. Aufgaben aufschreiben:
    Schreiben Sie zunächst einmal alles auf, was heute ansteht. Seien Sie dabei gründlich und schreiben Sie auch Routineaufgaben (Mails checken, Meetings vorbereiten etc.) mit auf.
  2. Länge einschätzen:
    Überlegen Sie danach, wie lange Sie für die einzelnen Aufgaben brauchen. Versuchen Sie, die Länge möglichst realistisch einzuschätzen. Ist es wirklich an einem Tag zu schaffen, den Jahresbericht zu Ende zu schreiben und außerdem drei Kundentermine wahrzunehmen?
  3. Puffer einplanen:
    Da immer wieder unvorhergesehene Dinge geschehen, verplanen Sie nur 60 % ihrer Zeit. Nutzen Sie die übrigen 40 % als Puffer, falls zum Beispiel der Kollege krank wird und Sie sein Mail-Postfach mitbetreuen müssen.
  4. Entscheidungen treffen:
    Priorisieren Sie: Was wollen Sie heute erledigen? Was kann warten? Dies ist der wichtigste und gleichzeitig schwierigste Schritt der ALPEN-Methode. Nutzen Sie die 80/20-Regel oder die Eisenhower-Matrix, um gute Entscheidungen treffen zu können.
  5. Nachkontrollieren:
    Ziehen Sie am Ende des Arbeitstages Bilanz. Was haben Sie erledigt und was konnten Sie doch nicht schaffen? Mit der Zeit lernen Sie so, Ihren Arbeitstag realistischer zu planen.

Die Not-to-do-Liste: Welche Aufgaben dürfen in den Papierkorb wandern?

Wenn sich auf Ihrem Schreibtisch die Papiere stapeln, Sie jeden Abend Überstunden machen und trotzdem am Ende der Arbeitswoche das Gefühl haben, nicht genug geschafft zu haben, dann ist es höchste Zeit für eine Not-to-do-Liste. Auf diese Liste schreiben Sie all die Dinge, die nicht mit ihren wichtigen Prioritäten im Einklang sind und Ihnen regelmäßig die Zeit fressen.

Auf Ihrer Not-to-do-Liste gehören zum Beispiel diese Dinge:

  • Zeiträuber, zum Beispiel das ständige Checken des Smartphones oder des Mail-Postfachs,
  • digitale Ablenkungen wie das Lesen von Nachrichten im Internet und das Posten auf Social Media,
  • Aufgaben, die sich verschieben lassen, zum Beispiel das Verschicken von Weihnachtskarten an Kunden im Oktober,
  • alles, was sich delegieren oder automatisieren lässt, zum Beispiel das Schreiben von Rechnungen,
  • Dinge, die nicht in Ihren Verantwortlichkeitsbereich fallen und die Sie nur ungern erledigen. Lernen Sie hier, öfter mal „Nein“ zu sagen.

Mit einer Not-to-do-Liste verschlanken Sie Ihren Arbeitstag und haben wieder Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Unsere fünf Zeitmanagement Tipps sind erst der Anfang: Haben Sie Lust, das Thema zu vertiefen? Die Zeitmanagement-Seminare von Berlitz helfen Ihnen, Ihren persönlichen Arbeitsstil zu analysieren und Schwachstellen aufzudecken, an denen Sie gezielt arbeiten können. Eine besondere Herausforderung kann das Zeitmanagement im Homeoffice sein. Andere Seminare von Berlitz im Bereich digitales Arbeiten und Selbstorganisation thematisieren, wie Sie mit Ablenkungen umgehen können und auch in der virtuellen Welt berufliche Herausforderungen meistern.

Gerade im virtuellen Office können digitale Tools und Apps Sie dabei unterstützen, Ihre Produktivität zu steigern. Lesen in unserem Zeitmanagement-App-Guide, welche die nützlichsten sind.

Wir bringen Sie und Ihr Team voran!

Ob Soft-Skills, Management-Kompetenzen, eine neue Fremdsprache oder interkulturelle Fähigkeiten: Berlitz unterstützt Unternehmen und ihre Angestellten bei der beruflichen Weiterbildung mit vielfältigen Seminarthemen und Lernformaten.