Das Jahresgespräch: Chancen nutzen, Fehler vermeiden

Für manche ist es ein lästiger Pflichttermin, für andere eine echte Chance: das Jahresgespräch. Im folgenden Artikel erklären wir Ihnen, welche Themen in das Gespräch gehören, wie sich Unternehmen und Mitarbeiter idealerweise darauf vorbereiten – und wie der jährliche Austausch ablaufen sollte, damit beide Seiten davon profitieren.

Warum Jahresgespräche wichtig sind

Feedback-Gespräche haben große Bedeutung für die persönliche Entwicklung im Unternehmen – das finden einer Erhebung zufolge sieben von zehn Deutschen. Aber: Nur 40 Prozent der Unternehmen bieten solche Gespräche tatsächlich an. Im Umkehrschluss bedeutet das: Sechs von zehn Unternehmen lassen diese Chance zum Austausch verstreichen.

Typischerweise blicken dabei Chef und Angestellter auf das vergangene Jahr zurück, sprechen über Erfolge und Misserfolge und planen die Aufgaben für das kommende Jahr. Auch um die Rolle des Mitarbeiters geht es in dem Gespräch: Welche persönlichen Ziele möchte er erreichen? Strebt er andere Aufgaben oder den nächsten Karriereschritt an? Welche Voraussetzungen muss er dafür erfüllen? Auch das Thema Gehalt kann im Jahresgespräch seinen Platz haben, wenngleich die eigentliche Verhandlung darüber auch an einem eigenen Termin stattfinden kann.

Mitarbeitergespräche erfolgreich führen – ein Leitfaden

Voraussetzung für ein gelungenes Gespräch, sind die Vorbereitung, Nachbereitung und eine strukturierte Gesprächsführung – und zwar durch Mitarbeiter und Vorgesetzte. Was alles dazu gehört, erläutern wir im Folgenden.

1. Vorbereitung

a) Durch den Vorgesetzten

Idealerweise verwenden Unternehmen einen standardisierten Leitfaden für Jahresgespräche – und zwar über alle Abteilungen hinweg. Dieser sollte auch den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Schließlich geht es nicht um die Bewertung der Angestellten nach mehr oder weniger beliebigen Kriterien, sondern um konstruktives Feedback und die persönliche Entwicklung nach transparenten Maßstäben.

Ein solcher Leitfaden sollte zum Beispiel folgende Punkte enthalten:

Rückblick auf das zurückliegende Jahr:

• Was ist das Gesprächsziel? Vorgesetzte sollten Mitarbeiter darüber vorab informieren, zum Beispiel in einer kurzen E-Mail oder Einladung.
• Welche Ziele wurden im vorangegangen Mitarbeitergespräch vereinbart?
• Welche sind erreicht worden, welche nicht? Woran hat es gelegen?
• Sind kritische Punkte seitens des Mitarbeiters zu erwarten? Wie lässt sich dem möglicherweise vorgreifen?

Führungskräfte sind gut beraten, sich während des gesamten Jahres immer wieder Notizen zu Ihren Mitarbeitern zu machen. Ein solcher Eintrag kann beispielweise lauten: „Kollege X bei schwierigen Kundenverhandlungen mit konstruktivem Vorschlag. Auftrag gerettet. Positives Feedback gegeben.“ Oder auch: „Deadline für wichtige Präsentation zum zweiten Mal gerissen. Kritisches Gespräch, Mitarbeiter uneinsichtig.“ Solche Notizen helfen ungemein, das Feedback im Jahresgespräch mit konkreten Beispielen begründen zu können.

Wichtig ist darüber hinaus, ausreichend Zeit für das Gespräch einzuplanen: eine bis zweieinhalb Stunden sind durchaus üblich.

Neben Erfolgen und Misserfolgen bietet das Jahresgespräch auch die Gelegenheit, die persönliche Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen zu besprechen.

Persönliche Ziele und Unternehmensentwicklung:

• Wie hat sich der Mitarbeiter entwickelt, bezogen auf fachliche und methodische Kompetenzen sowie soziale und kommunikative Fähigkeiten? Handelt es sich um eine Führungskraft mit Personalverantwortung, sollten auch ihre Führungsqualitäten besprochen werden.
• Welche Ziele und Aufgaben stehen im kommenden Jahr an (persönliche Ziele, fürs Team und fürs Unternehmen)?
• Braucht der Mitarbeiter möglicherweise eine Weiterbildung, um seine (neuen) Aufgaben zu erfüllen?

b) Durch den Mitarbeiter

Auch für Mitarbeiter empfiehlt es sich, das Jahresgespräch ernst zu nehmen. Schließlich geht es dabei nicht um einseitiges Feedback durch den Vorgesetzten. Es ist eine Chance für den Mitarbeiter, eigene Leistungen angemessen herauszustellen, Wünsche für die weitere persönliche Entwicklung zu formulieren und möglicherweise auch kritische Themen anzusprechen. Folgende Fragen können zur Orientierung dienen:

• Welche Projekte und Aufgaben sind gut gelungen? Worin bestand konkret die eigene Leistung?
• Was hat nicht so gut funktioniert? Aus welchen Gründen?
• Wie kann ich persönlich zur Verbesserung beitragen? Worum sollten Vorgesetzte sich kümmern?
• Persönliche Einschätzung: Was liegt mir gut, was möchte ich verbessern? Wie möchte ich mich im Unternehmen entwickeln?
• An welchen Weiterbildungen bin ich interessiert? Möchte ich in Elternzeit gehen oder ein Sabbatical machen? Wie lässt sich so etwas organisieren?

2. Gesprächsführung

Bei Jahresgesprächen handelt es sich um ein Feedback-Gespräch. Deshalb gelten für beide Gesprächsanlässe dieselben Grundsätze. Zunächst gilt es, eine angenehme Gesprächsatmosphäre herzustellen. Der Vorgesetzte sollte den Mitarbeiter mit Namen begrüßen und ihm ein Getränk anbieten. Telefonate und E-Mails sind für die Zeit des Gesprächs tabu.

In der Gesprächseröffnung nennt der Chef Anlass des Gesprächs und nennt die Aspekte, nach denen er das Gespräch strukturieren möchte, z. B.: „Ich möchte gerne zunächst über die verschiedenen Projekte des vergangenen Jahres mit Ihnen sprechen, anschließend über Ihre persönliche Rolle im Unternehmen und schließlich über Ihre Aufgaben im kommenden Jahr.“ Vorgesetzte sollten den Mitarbeiter dazu einladen, jederzeit Fragen zu stellen oder seine Sicht auf die Dinge dazulegen.

Empfehlenswert ist der Einstieg mit positivem Feedback. Vorgesetzte sollten hier nicht mit Lob sparen, aber dabei selbstverständlich nicht übertreiben. Statt „Sie sind mein bestes Pferd im Stall, alle Achtung!“ sollte Anerkennung konkret formuliert werden. Also etwa: „Ich erinnere mich gut an Ihre Präsentation im schwierigen Meeting mit Kunde X. Ihr Auftreten und Ihre Argumentation haben uns den Auftrag gerettet. Tolle Leistung!“

Geht es um kritische Punkte, ist es besonders wichtig, die Rückmeldung sachlich und konkret formulieren. Statt „Ich hätte Ihnen mehr zugetraut“ wäre folgende Formulierung viel besser: „Im Projekt X gab es Probleme bei Teilaufgabe Y. Wo hat es aus Ihrer Sicht gehakt?“ Und anschließend kann der Vorgesetzte seine Einschätzung formulieren und Verbesserungsvorschläge machen.

Wichtig ist es für beide Seiten, Fragen zu stellen statt vorschnell nach Gründen, Argumenten, vielleicht sogar Rechtfertigungen oder Ausflüchten zu suchen. Fragen zeigen das Interesse am Gesprächspartner. Entscheidend ist, sich offen auf die Antworten einzulassen. In solchen Situationen kann es rasch zu Missverständnissen kommen. Daher ist es nicht ratsam, direkt zu urteilen oder sich eilig zu rechtfertigen.

Achten sollten beide Seiten auch auf nonverbale Kommunikation wie Mimik und Körpersprache, sowohl auf die eigenen Signale als auch auf die des Gegenübers. Aber auch hier gilt: Fragen Sie lieber einmal nach, wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihr Gesprächspartner die Augen verdreht oder das Gesicht verzieht. Bedenken Sie, dass Sie Körpersprache schnell missdeuten können.

3. Nachbereitung

Damit beide Seiten Sicherheit über die getroffenen Vereinbarungen haben, sollte das Jahresgespräch unbedingt festgehalten werden – sei es durch ein standardisiertes Formular, sei es in einem frei gestalteten Protokoll. Mitarbeiter sollten die Gelegenheit haben, sich die Verschriftlichung noch einmal anzusehen und gegebenenfalls Anmerkungen oder Korrekturwünsche zu äußern.

Damit ist ausgeschlossen, dass sich einer der beiden Gesprächspartner im Nachhinein von Vereinbarungen distanziert. Zum Beispiel von der Absprache, dass der Mitarbeiter für das nächste erfolgreiche Projekt einen Bonus erhalten soll, oder dass nach Ablauf des ersten Quartals ein Abteilungswechsel besprochen wird.

Mitarbeitergespräch als Chance nutzen

Ob Erfolge und Misserfolge, Unternehmensziele und persönliche Entwicklung, Gehalt, Karriereschritte oder Auslandseinsätze: Das Jahresgespräch kann all diese Themen behandeln. Da es in der Unternehmensrealität oft das einzige ausführlichere Gespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern ist, sollten es beide Seiten als Chance sehen und sich intensiv darauf vorbereiten. Nur dann kann es gelingen, dass Chef und Angestellter sich im Dialog darüber verständigen, was sie voneinander erwarten und sich wünschen.

Neben inhaltlichen Fragen erfüllen Jahresgespräche eine weitere wichtige Funktion: Sie bieten die Gelegenheit, Mitarbeiter zu motivieren und erfolgreiche Arbeit angemessen zu würdigen. Denn im Arbeitsalltag kommt positives Feedback häufig zu kurz. Es ist aber wichtig, um Mitarbeiter dauerhaft zu motivieren und in ihrer Entwicklung zu fördern – und damit langfristig ans Unternehmen zu binden. Mit der richtigen Planung, Durchführung und Nachbereitung bildet das Jahresgespräch die Grundlage für eine weitere erfolgreiche Zusammenarbeit – unterstützt von beiden Seiten.