Change Management: Definition und Zielsetzung

Der Wandel der Zeit lässt sich nicht aufhalten, doch Unternehmen können gezielt auf neue Situationen reagieren. Change Management ist der planvolle Umgang mit bisher unbekannten Gegebenheiten, sei es die Übernahme neuer Zielmärkte oder die Einführung neuer Technologien. Solche Herausforderungen werden als Chancen begriffen, auf die ein Unternehmen frühzeitig reagieren muss. Gelegentlich spricht man in diesem Zusammenhang auch von Veränderungsmanagement.

Soll auf nachhaltige Verpackungen umgestellt werden? Leidet das Unternehmen an einem erhöhten Kostendruck, weil neue Konkurrenten in die Branche eingetreten sind? Welche internen und externen Herausforderungen auch immer ein Unternehmen überwinden muss: Methoden aus dem Change Management bereiten die Belegschaft gezielt auf Umstellungen vor und begleiten sie durch betriebliche Veränderungen. Das wichtigste Ziel aller Change-Management-Maßnahmen ist es, die Mitarbeiter von den neuen Arbeitsweisen oder Routinen zu überzeugen und ihr Arbeitsverhalten dementsprechend anzupassen. Der Weg zu diesem Ziel ist ein Prozess, der schrittweise erfolgt und manchmal zeitaufwendig sein kann.

Change Management nach Kurt Lewin: Drei Phasen der Veränderung

Was ist Change Management und welche Phasen durchlaufen betriebliche Veränderungen? Um diesen Fragen nachzugehen, entwickelte der deutsch-amerikanische Sozialpsychologe Kurt Lewin ein organisationstheoretisches Modell. Nach Lewins Definition lässt sich Change Management in drei Phasen unterteilen.

Phase 1 – Auftauen (Unfreezing)

Ganz gleich, ob ein unvorhergesehenes Ereignis wie die Corona-Pandemie eingetreten ist oder ob das Unternehmen schon länger mit internen Schwierigkeiten kämpft und Änderungen deshalb dringend notwendig sind: In der ersten Phase des Change Managements geht es darum, die Mitarbeiter für eine neue Idee zu gewinnen. Denn gerade in der Anfangszeit stoßen Change Management-Methoden häufig auf Widerstand vonseiten der Beteiligten. Führungskräfte sollten deshalb offen ansprechen, warum Veränderungen in dieser Phase und in diesem Ausmaß notwendig sind.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sie leiten eine Hotelkette und möchten die Willkommensmappe der Gäste zukünftig durch ein In-Room-Tablet ersetzen. Gäste können dieses auch nutzen, um mit der Rezeption zu kommunizieren. Aber nicht alle Ihre Mitarbeiter sind von dieser Idee begeistert. Manche sorgen sich, dass sich Gäste von der neuen Technologie überfordert fühlen könnten und es vermehrt zu Beschwerden kommt. Solche Kritikpunkte sollten Sie als Führungskraft ernst nehmen und Ihrem Team gleichzeitig verdeutlichen, warum Ihr Unternehmen die Idee dennoch umsetzen sollte. Verweisen Sie dabei auf Daten und Fakten: Ein In-Room-Tablet spart Druckkosten und die digitale Kommunikation mit den Gästen erleichtert Abläufe im Hotel.

Phase 2 – Verändern (Changing)

In der zweiten Phase des Change Management nach Lewin findet die organisatorische Veränderung statt. Nachdem Ihre Mitarbeiter mit den anstehenden Veränderungen vertraut gemacht wurden und sich auf bevorstehende Veränderungen eingestellt haben, können Sie anfangen, die gewünschten Neuerungen zu implementieren. Je nach Komplexität sind dazu mehrere Schritte notwendig. Besonders wichtig ist in dieser Phase des Change Managements die offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern. Anfangs kann es durchaus zu Problemen oder Pannen im Ablauf kommen. Besprechen Sie auftretende Schwierigkeiten mit Ihrem Team und erarbeiten Sie gemeinsam Lösungsmöglichkeiten für eventuelle Hürden.

Für das Beispiel mit dem In-Room-Tablet bedeutet dies Folgendes: Ihre Mitarbeiter müssen sich zunächst mit der neuen Technologie vertraut machen und lernen, für welche Aufgaben sie in Zukunft zum Einsatz kommt. Klären Sie alle wichtigen Fragen – zum Beispiel, wer dafür zuständig ist, den Gästen die Funktionen des In-Room-Tablets zu erklären.

Phase 3 – Einfrieren (Refreezing)

Geschafft: Sie und Ihr Team haben die Veränderung in den ersten Wochen erfolgreich durchgeführt. Nach einer Anleitung beim Check-in nutzen viele Hotelgäste jetzt das In-Room-Tablet regelmäßig, um den Zimmerservice zu bestellen oder einen Tisch im Restaurant zu buchen. Aber damit Ihre Mitarbeiter nicht wieder in alte Muster zurückfallen, ist es wichtig, die neuen Strukturen zu festigen und zum neuen Status Quo zu machen.

Change Management Methoden gelingen dann besonders gut, wenn alle motiviert sind, die neue Routine auf Dauer beizubehalten. Trainings und Workshops helfen dabei, alle Mitarbeiter mit den Neuerungen vertraut zu machen. Wenn es dann gut läuft, sollten Sie das Ihrem Team auch regelmäßig mitteilen. Feiern Sie die ersten Erfolge gemeinsam oder sprechen Sie Ihren Mitarbeitern beim nächsten Meeting ein Lob aus. Wenn Ihre Mitarbeiter die Veränderung als positiv und erfolgreich erleben, verbessert dies das Arbeitsklima und Ihr Team bleibt motiviert.

Ganz gleich, ob es um die Umsetzung neuer gesetzlicher Anforderungen oder die Neuausrichtung des Produktportfolios Ihres Unternehmens geht: Die drei Phasen des Change Management nach Kurt Lewin eignen sich, um den organisatorischen Wandel im Betrieb zu erklären.

Was ist das 5-Stufen-Modell des Change Management?

Auch individuell erleben Mitarbeiter verschiedene Stadien der Veränderung. Als Führungskraft kann es hilfreich sein, zu erkennen, welche Reaktionen vonseiten der Angestellten zu erwarten sind, wenn Änderungen eingeführt werden. Die schweizerisch-amerikanische Psychiaterin Elisabeth Kübler-Ross beschreibt ebenfalls Stufen der Change Journey, die Mitarbeiter durchlaufen, wenn altbewährte Routinen mit Hilfe von Change Management aufgebrochen werden.

Angst vor dem Unbekannten, zu wenig Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten und Unwissen von organisatorischen Zusammenhängen – es gibt viele Gründe, warum Mitarbeiter Neuem anfangs skeptisch gegenüberstehen. Welche Stufen Arbeitnehmer im Veränderungsprozess typischerweise durchlaufen, wird im Folgenden anhand des Beispiels einer Unternehmensfusion mit einer ausländischen Gesellschaft erklärt.

Stufe 1 – Denial (Verweigerung)

Nach dem Meeting ist die Überraschung groß: Der Arbeitgeber plant, sich mit einem Unternehmen aus dem Ausland zusammenzuschließen. Deswegen soll ab sofort Englisch als Unternehmenssprache eingeführt werden. Viele Mitarbeiter reagieren auf diese Änderungen zunächst einmal abwehrend. Sie möchten liebgewonnene Routinen beibehalten und sind der Meinung, dass Veränderungsprozesse unnötig sind. Manche verdrängen die angekündigten Änderungen und glauben nicht, dass diese wirklich eintreten werden. Sicher wird der Arbeitgeber seine Meinung noch einmal ändern und Deutsch als Geschäftssprache beibehalten.

Stufe 2 – Anger (Ärger)

Die Fusion ist beschlossene Sache und die Mitarbeiter realisieren, dass sich ihre Arbeitsumgebung tatsächlich unwiderruflich verändert hat. Viele reagieren jetzt frustriert und verärgert. Die Vorstellung, künftig PowerPoint-Präsentationen auf Englisch zu halten und acht Stunden am Tag in einer Fremdsprache zu kommunizieren, überfordert die Angestellten. Manche Mitarbeiter wehren sich entschieden gegen die Änderungen und sprechen weiterhin mit ihren Kollegen und Vorgesetzten auf Deutsch. In dieser Stufe sind disziplinierte Change Management-Methoden besonders wichtig: Führungskräfte sollten ihrem Team ein offenes Ohr schenken und selbst als Vorbild agieren, was die Unternehmensänderungen angeht.

Stufe 3 – Bargaining (Verhandeln)

Nachdem sich die Gemüter etwas beruhigt haben, fangen Arbeitnehmer an, Kompromisse zu finden. Sie versuchen, für sich selbst das Beste an der Veränderung herauszuholen, während andere Teile weiterhin skeptisch gesehen werden. Im Teammeeting sprechen Sie Englisch, unterhalten sich aber immer noch mit ihren Kollegen auf Deutsch, sobald der Vorgesetzte außer Hörweite ist. Auch in dieser Phase hängt der Erfolg des Change Managements von einer gelungenen Kommunikation ab: Als Führungskraft sollten Sie auf geäußerte Kritik konstruktiv reagieren und Ihren Mitarbeitern, falls notwendig, Hilfestellungen anbieten.

Stufe 4 – Try-Out & Commitment (Testen & Engagement zeigen)

In dieser Phase sind Mitarbeiter gewillt, sich selbst einzubringen und neue Erfahrungen zu machen. Vielleicht haben sie gemerkt, dass internationale Zusammenarbeit eine berufliche und persönliche Bereicherung ist. Sobald die erste Hemmschwelle überwunden ist, macht es sogar Spaß, sich auf Englisch zu unterhalten. Positive Erfahrungen sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein gelungenes Change Management, denn sie stärken die Eigenmotivation der Mitarbeiter.

Stufe 5 – Future State (Zielzustand)

Was vor wenigen Wochen und Monaten noch unvorstellbar war, ist jetzt zum ganz normalen Berufsalltag geworden: Die Mitarbeiter kommunizieren im Büro durchgehend auf Englisch. Der Prozess ist abgeschlossen und die betrieblichen Neuerungen sind zum neuen Status Quo geworden. Um diesen Zielzustand dauerhaft beizubehalten, müssen Unternehmen Ihre Mitarbeiter unterstützen und das Veränderungsmanagement bewusst planen und gestalten.

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Was ist gelungenes Change Management? Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

Neue Ideen können in einem Unternehmen nur fruchten, wenn es Ihnen gelingt, die Mitarbeiter dafür zu begeistern. Change Management-Instrumente und -Maßnahmen erzielen besonders schnell Erfolge, wenn die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

  • Formulieren Sie das Ziel des Change Managements klar und deutlich.
    Veränderungen können nur dann erfolgreich durchgeführt werden, wenn alle Beteiligten wissen, welche Vorgehensweisen das Unternehmen plant. Das Ziel der Change Management-Maßnahmen sollte im Idealfall mit allen Beteiligten abgestimmt werden.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über bevorstehende Änderungen.
    Nur dann haben Mitarbeiter das Gefühl, in die Entscheidungsfindung mit eingebunden zu sein, anstatt vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Suchen Sie aktiv Feedback und kommunizieren Sie offen mit Ihrem Team.
  • Erklären Sie, warum die Veränderung notwendig ist.
    Wenn Ihre Mitarbeiter nachvollziehen können, warum die Unternehmensentwicklung von dem Erfolg der Change Management-Maßnahmen abhängt, werden sie diese eher akzeptieren.
  • Finden Sie geeignete Maßnahmen für Ihr Unternehmen.
    Was ist die beste Change Management-Strategie für Ihr individuelles Problem? Veränderungsmanagement muss auf spezifische Gegebenheiten angepasst werden, um wirkungsvoll zu sein.
  • Bieten Sie Change Management-Trainings an.
    Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, neue Skills zu entwickeln und sich ausreichend für die Veränderungen zu qualifizieren.
  • Ermöglichen Sie schnelle Erfolge.
    Wenn erste Ergebnisse schnell sichtbar sind, stärkt das die Motivation Ihrer Mitarbeiter.
  • Nehmen Sie Kritik ernst.
    Widerstand gegen Neues ist eine natürliche Reaktion, die Ihr Team vor Überforderung schützt. Eine konstruktive Kritik ermöglicht Ihnen, Probleme zu erkennen, die vielleicht bisher übersehen wurden.
  • Stellen Sie notwendige Ressourcen bereit.
    Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur materielle Ressourcen, sondern auch ausreichend Zeit und Hilfestellungen durch Führungskräfte bereitstellen.
  • Unternehmenskultur muss sich mit wandeln.
    Veränderungsprozesse im Unternehmen haben weitreichende Auswirkungen auf die Unternehmenskultur. Vor diesem Hintergrund sollten Sie überprüfen, ob die Werte Ihres Unternehmens noch mit den Änderungen im Einklang zu bringen sind.

Fazit: Change Management funktioniert als Zusammenspiel

Change Management funktioniert nur als Zusammenspiel aller Beteiligten. Beachten Sie dabei, dass sich nicht alle Änderungen detailliert im Voraus planen lassen. Bei komplexen Vorgängen, die von schwer vorhersehbaren Ereignissen abhängen, kann ein agiles Change Management sinnvoll sein. Mitarbeiter werden dann schrittweise an die Veränderungen herangeführt. Ausprobieren sollte erwünscht sein und Fehler sind mit der richtigen Fehlerkultur im Unternehmen kein Problem.

Ob agil oder klassisch – Change Management-Methoden sind Schlüsselkompetenzen für alle, die am Markt langfristig Bestand haben wollen. Nicht nur während der Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen erfahren, wie wichtig die Anpassung auf unvorhergesehene Ereignisse für den Unternehmenserfolg ist. Falls Sie unsicher sind, wie Sie Change Management in Ihrem Unternehmen gestalten können, unterstützen wir Sie gerne mit unserem Seminarangebot. Lernen Sie praxiserprobte Strategien kennen, um mit Neuerungen umzugehen und stärken Sie Ihre eigene Rolle in Change Management-Prozessen.