Virtuelle Teams

Berlitz -

Was virtuelle und globale Teams erfolgreich macht

Sie gelten als schnelle, effiziente und kostengünstige Möglichkeit in der sich wandelnden Arbeitswelt: virtuelle Teams ersetzen immer häufiger den direkten täglichen Kontakt im Büro. Ihre Mitglieder arbeiten meist zeitlich befristet an verschiedenen Orten und kommunizieren über Telefon, E-Mail, Webkonferenzen oder Video-Chats. Beispielsweise nutzt bereits jedes zweite Unternehmen in der ITK-Branche Web-Konferenzen, in mehr als 40 Prozent kommunizieren die Mitarbeiter per Video-Chat. Gut ein Drittel der Firmen plant, die bestehenden Web- und Videokonferenzlösungen zu erweitern oder in deren Neuinstallation zu investieren. (vgl. PAC/Berlecon-Studie, "UCC-Strategien 2012") Diese neuen Formen der Zusammenarbeit bedeuten neue Herausforderungen für Koordination, Kommunikation und Projektsteuerung. Damit virtuelle Teams Erfolg haben, müssen Unternehmen einige grundlegende Aspekte beachten.

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Globale Teams

Virtuelle Teams sind häufig auch globale Teams, sodass bei der Projektarbeit oft noch verschiedene Zeitzonen und kulturelle Unterschiede zwischen den beteiligten Nationalitäten hinzukommen. Die Teamleiter brauchen somit zusätzliche organisatorische, soziale und kulturelle Kompetenzen, wenn sie virtuelle globale Teams führen. Denn kulturelle Unterschiede zwischen Abteilungen, Unternehmen und Nationalitäten sowie Sprachdefizite, unterschiedliche Kommunikationsstile und Arbeitsrhythmen können Reibungsverluste mit sich bringen. Daher ist es von Anfang an wichtig, die andere Kultur zu verstehen und anzunehmen.

Ein Beispiel: Indische Mitarbeiter sind es gewohnt, Anweisungen vom Vorgesetzten einfach umzusetzen ohne diese kritisch zu hinterfragen, was ihre deutschen Kollegen als unselbstständig empfinden. Dagegen empfinden es Inder als Unhöflichkeit, wenn ein Teammitglied plötzlich anfängt, mit dem Vorgesetzten zu diskutieren. Überdies reduziert eine Verteilung über Zeitgrenzen hinweg die Zeitfenster, in denen das Team Telefon- oder Videokonferenzen abhalten kann.

Vorteile virtueller Teams

Virtuelle Teamarbeit hat viele Vorteile

  • Die Teams sind sehr flexibel und können auch kurzfristig gebildet werden.
  • Mitarbeiter lassen sich je nach Bedarf schnell und einfach den verschiedenen Teams zuordnen.
  • Zudem können Unternehmen Fachkompetenz weiträumig einsetzen, die Entwicklungsgeschwindigkeit deutlich erhöhen und Produkte für den Weltmarkt von internationalen Experten entwickeln lassen.
  • Bei geschickter Verteilung der Aufgaben über die verschiedenen Zeitzonen hinweg können Mitarbeiter sogar rund um die Uhr an einem Projekt arbeiten.
  • Besonderer Vorzug: Es fallen keine Reisekosten an.

Warum virtuelle Teams häufig scheitern

Studien zufolge erfüllen jedoch rund 70 Prozent aller virtuellen Teams ihren Auftrag nicht (vgl. Telekom-Studie, "Zusammenarbeiten in der virtuellen Welt").

Die Gründe für das Scheitern sind ebenso zahlreich wie vielfältig

  • Häufig mangelt es an Vertrauen, Zusammengehörigkeitsgefühl und Kommunikation, den Grundlagen für funktionierende Teams.
  • Auch werden Konflikte im Team aufgrund der räumlichen Distanz meist erst erkannt, wenn es schon zu spät ist. Dies liegt oft auch daran, dass den Führungskräften die notwendigen Kompetenzen für die Leitung virtueller Teams fehlen und sie keinen direkten Einblick in das haben, was ihre Teammitglieder an den anderen Unternehmensstandorten gerade tun.
  • Mit dem Austausch per E-Mail und dem Fehlen non-verbaler Signale wächst die Gefahr von Missverständnissen.
  • Hinzu kommt, dass kulturelle Unterschiede zwischen Abteilungen, Unternehmen und Nationalitäten nicht offen thematisiert werden.
  • Außerdem gibt es immer wieder Mitarbeiter, die mit der Technik für die virtuelle Zusammenarbeit nicht zurechtkommen.
  • Oder das Team hat für die Nutzung der Medien keine Spielregeln vereinbart. Bekanntermaßen können Termindruck, Kostenprobleme oder technische Komplikationen die Stimmung im Projektteam auf eine harte Probe stellen.

Doch vor allem scheint es virtuellen Teams häufig an gegenseitigem Vertrauen und dem Willen zur Lösungsfindung zu fehlen. Und gerade diese Aufgabe, das notwendige Vertrauen im Team aufzubauen, nehmen Führungskräfte in Deutschland nach Ansicht von Experten bisher nicht ausreichend wahr.

Die Geheimnisse des Erfolgs

Damit ein virtuelles Team funktioniert und das Projekt über räumliche und zeitliche Distanzen zum Erfolg wird, sind gewisse Grundvoraussetzungen nötig. Dazu zählen unter anderem eine angemessene Technik, eindeutige Regeln sowie geeignete Mitarbeiter und Führungskräfte.

Die Auswahl des Teams

Ein entscheidender Faktor ist, das Team nach Kompetenzen zusammenzustellen. Dazu zählen nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch soziale Kompetenzen. Die idealen Mitarbeiter besitzen zusätzlich zu ihrem Expertenwissen Medienkompetenz, technisches Know-how und ein psychologisches Gespür für die Kommunikation und die Fallstricke der verteilten Zusammenarbeit.

Persönliches Kennenlernen

Ideal ist es, wenn sich die Teammitglieder zu Beginn des Projekts bei einem Kick-off-Meeting persönlich kennenlernen. Denn auch virtuelle Teams leben von persönlichen Beziehungen. So lassen sich wichtige Grundlagen schaffen wie Vertrauen, Zusammengehörigkeitsgefühl und das Wissen um die Zuverlässigkeit der Kollegen. Auch im weiteren Projektverlauf können traditionelle Meetings gute Dienste im Vertrauensaufbau leisten. Bei globalen Teams kann es hilfreich sein, die kulturellen Aspekte der Zusammenarbeit im Rahmen eines interkulturellen Teamtrainings zu erfahren.

Klare Regeln für die Kommunikation

Ein klarer Rahmen hilft, einen gemeinsamen Arbeitsstil in der Gruppe zu bilden. Daher sollten Teamleiter und Team zu Beginn der Zusammenarbeit gemeinsam Regeln zur Zusammenarbeit, zum Austausch und zum Umgang untereinander festlegen: Wie wollen wir kommunizieren? Wer informiert wen wann auf welchem Weg und in welchen Abständen? Wie und wann sind wir erreichbar? Wie gehen wir mit Konflikten um? Überdies sollte der Teamleiter regelmäßig eine Telefonkonferenz mit den Projektbeteiligten abhalten, damit alle über den gleichen Wissensstand verfügen. Wichtiger Erfolgsfaktor ist das Schaffen einer virtuellen Nähe unter den Teammitgliedern. Denn auf diese Weise entsteht eine Gemeinschaft, in der alle Teammitglieder das Gefühl haben dazuzugehören.

Technische Basis

Technische Grundlage für die virtuelle Teamarbeit sind die mittlerweile sehr gut ausgebauten Breitband- und Mobilfunknetze, auf denen die modernen Kommunikationslösungen aufsetzen. Sie sind eine Grundvoraussetzung, damit die Teamarbeit auch über räumliche und zeitliche Distanzen funktioniert. Dazu zählen E-Mail-Programme, ein gemeinsamer virtueller Arbeitsraum für die Dateiablage, Wikis zur Sammlung von Wissen und Erfahrungen, Webkonferenzen, Instant Messaging und Chats. Zudem spielt das Telefon nach wie vor eine tragende Rolle. Wichtig ist, dass jedes Teammitglied den Umgang mit den eingesetzten technischen Lösungen beherrscht und Zugang zu ihnen hat. Doch Experten zufolge hängt der Erfolg virtueller Teams nur etwa zu 10 Prozent von der Technologie ab. Die restlichen 90 Prozent machen die menschlichen Faktoren aus. Vor allem eine ausgeprägte Kommunikationskultur ist die Basis für erfolgreiches Arbeiten.

Führung

In der virtuellen Zusammenarbeit ist der Teamleiter weniger Chef und Vorgesetzter, sondern vor allem Moderator des Arbeitsprozesses. Zu dominantes und autoritäres Auftreten könnten schädlich für den Projekterfolg sein. Im Rahmen eines kooperativen Führungsstils müssen die Führungskräfte ihren Mitarbeitern mehr Selbstständigkeit gewähren und sie in die Geschäftsprozesse miteinbeziehen. Interkulturelle Kompetenz, Einfühlungsvermögen und gutes Selbstmanagement runden das Profil einer erfolgreichen Führungskraft ab. Zeichnet sich die Entstehung eines Konfliktes ab, sollten die Teamleiter frühzeitig steuernd eingreifen – aber nie per E-Mail. Wesentlich besser ist es, den persönlichen und direkten Kontakt per Telefon zu suchen.

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