Agenda spotkania, czyli Twój klucz do sukcesu podczas spotkania

Czy zdarzyło Ci się opuścić spotkanie, nie będąc pewnym czego dokładnie dotyczyło? Jeśli nie chcesz, by na spotkaniach z zespołem nie panował chaos, a pracownicy nie czuli, że uczestnictwo to marnowstwo ich czasu, to jest to artykuł dla Ciebie. Dowiedz się jak możesz tego uniknąć oraz jak wprowadzić harmonię do każdego z organizowanych wydarzeń.

Co to agenda spotkania?

Agenda spotkania to plan, który nadaje struktury i określa priorytety wydarzenia. Podstawowym założeniem agendy jest to, że wszystkie tematy i podpunkty wymieniane są w kolejności, w której powinny zostać omówione. Poza tym podczas przygotowywania agendy, pomocne jest także określenie ram czasowych na poszczególne punkty, a także zdefiniowanie miejsca spotkania oraz zakresów odpowiedzialności.

Jak stworzyć plan spotkania? - Wskazówki

Dobrze napisana agenda spotkania wpłynie nie tylko na zaoszczędzenia czasu, ale również na skupienie uwagi pracowników i efektywne ukierunkowanie na cel. Zanim stworzysz pytanie, odpowiedz sobie najpierw:

• Czy na pewno potrzebuję spotkania?
  Zastanów się, czy spotkanie jest konieczne, jeżeli odpowiedź brzmi “tak”, zadaj sobie pytanie “którzy pracownicy będą potrzebni?”. Być może nie potrzebujesz zwoływać całego zespołu, a jedynie jego część.
• Ustal jasne cele.
  Pomyśl. co chcesz osiągnąć, na czym skupić uwagę pracowników. Unikaj licznych dygresji, które mogą odwodzić od głównego celu.
• Poproś o wkład. Zapytaj swoich pracowników, czy pojawił się jakiś temat, o którym chcieliby porozmawiać. Skorzystaj z ich wiedzy i nie bój się prosić o pomoc podczas przygotowywania agendy.
• Rozdziel odpowiedzialność. Jeżeli podczas spotkania omawiany będzie projekt nad którym pieczę sprawowali Twoi pracownicy - dopuść ich do głosu. Jest to okazja na docenienie pracowników oraz pochwalenie ich za włożoną pracę.
• Staraj się przewidywać. Kiedy przygotujesz pulę tematów, zastanów się jakie pytania mogą paść ze strony pracowników. Uwzględnij na to czas podczas spotkania, ponieważ główny temat spotkania może zejść na drugi plan.
• Roześlij agendę przed spotkaniem. Prześlij mailem plan spotkania, pozwoli to innym na przygotowanie się do spotkania, zebranie pytań.
  

Przykładowa agenda spotkania

Data: 20/07/2023

Czas spotkania: 09:00 - 09:45

Cel spotkania: Bieżące sprawy HR

Agenda spotkania

1. Rozpoczęcie spotkania (5 minut)
   - Przywitanie i przedstawienie celu spotkania.
   - Wprowadzenie do tematu.
2. Omówienie nowych standardów pracy zdalnej. (15 minut)
   - Zwrócenie uwagi na najważniejsze zmiany.
   - Rekompensata kosztów pracy zdalnej.
   - Pytania od pracowników.
3. Przedstawienie zmian w strukturze firmy. (20 minut)
   - Informacja o awansie pracowników.
   - Poinformowanie o zmianie w strukturze działania.
   - Przedstawienie procesu przejściowego oraz jego przewidywanego czasu.
4. Jak zgłaszać delegację? - Instrukcja (15 minut)
   - Zaprezentowanie sposobu rejestracji wyjazdu służbowego.
   - Przedstawienie wytycznych.
   - Pytania od pracowników.
5. Zakończenie spotkania.
   Przesyłanie prezentacji i plików z informacją.

Jakie są najczęstsze błędy przy tworzeniu agendy spotkania?

Czego unikać podczas tworzenia planu spotkania? Przedstawimy Ci najczęstsze błędy, których warto unikać, a które mogą zaważyć o sukcesie.

• Jednostronna komunikacja. Brak przestrzeni na zadawanie pytań jest wielkim minusem - przede wszystkim nie daje nam to żadnej odpowiedzi zwrotnej, a co za tym idzie, nie wiemy czy temat jest zrozumiały i dobrze przyjęty przez pracowników.
• Nieprzygotowanie się do ewentualnych pytań. Zastanów się jakie pytania mogą paść podczas przewidzianego czasu na zabranie głosu i przygotuj się do nich. Ustal wraz z innymi członkami zespołu pulę tematów, których dotyczy temat. Postawisz się wtedy w roli specjalisty w danym obszarze.
• Zbyt mało zaplanowanego czasu. Czas ucieka, a tematy się nie kończą? Lepiej zaplanować więcej czasu na spotkanie lub ewentualnie skończyć je wcześniej oraz zaplanować kolejne, niż w pośpiechu odpowiadać na pytania pracowników.
• Nie uzgadnianie planu spotkania z pracownikami. Zdanie pracowników jest bardzo ważne. Dzięki wcześniejszej rozmowie z zespołem dowiesz się, jakie zagadnienia warto poruszyć, ponieważ są niejasne dla pracowników.
• Zbyt wielu uczestników. Nie zapraszaj osób, których spotkanie nie dotyczy. W ten sposób marnujesz jedynie ich czas, a na spotkaniu może zapanować chaos. Warto zastanowić się do jakiej grupy kierowane są poruszane tematy i zaproś te osoby, które będą niezbędne.
• Angażuj uczestników. Aktywizuj do rozmowy pracowników, by uniknąć rozpraszania się zadaniami z pracy czy nadrabianiem zaległości. Utrata skupienia członków zespołu podczas spotkania wpłynie na jego nieefektywność.

Zalety dobrej agendy spotkania biznesowego

Na spotkaniu zbierają się osoby pełniące różne role, znajdują kreatywne rozwiązania trudnych problemów, czy omawiają bieżące sprawy firmy. Niestety źle zaplanowane spotkania przynoszą odwrotny skutek - pracownicy mogą nie skupiać się, a nawet tracić czas na spotkanie, które ich nie dotyczy. Przygotowywanie planu spotkania stanowi środek zaradczy i zapewnia produktywniejszą dyskusję i większe zadowolenie uczestników.

• Przejrzystość przebiegu spotkania i priorytetów. Kiedy przygotowujesz plan spotkania, pokazujesz uczestnikom, które punkty są priorytetem i które sprawy powinny być omawiane oddzielnie. Poza tym, Twój zespół wie już wcześniej, jakie podpunkty i w której części spotkania będą omawiane, a także kiedy będzie najlepszy moment na zgłoszenie uwag lub zadanie pytań.
• Ukierunkowanie spotkań na wyniki. Kiedy wcześniej przygotujesz agendę i roześlesz ją do uczestników, wszyscy będą mogli optymalnie przygotować się do spotkania. Wypisz na przykład kilka pytań, nad którymi zespół może się zastanowić. Dzięki temu, wszyscy będą zaangażowanymi uczestnikami spotkania, a nie znudzonymi obserwatorami. A kiedy wszyscy mają wkład, poprawia się produktywność Twoich spotkań, a pożądane wyniki są osiągane bez żadnych zakłóceń.
• Niezawodne narzędzie do zarządzania czasem. Produktywniejsze dyskusje, mniejsza presja czasu, zadowoleni pracownicy – przygotowanie planu spotkania się opłaca. Jednak przynosi on oczekiwany sukces tylko wtedy, kiedy jest prawidłowo ułożony i dobrze przemyślany.
• Poprawa komunikacji. Dobrze stworzona agenda spotkania biznesowego umożliwia lepsze zrozumienie celów założonych podczas spotkania, a również aktywizuje uczestników.
• Efektywność spotkań. Wielką zaletą agendy jest przede wszystkim wprowadzenie ładu do spotkania, a tym samym wykorzystanie czasu przeznaczonego na rozmowę w pełni. Dzięki temu, że daje kontrolę, spotkanie wykorzystane jest efektywnie.

Podsumowanie

Dobrze zaplanowane spotkania, skierowane do właściwej grupy docelowej pozwoli nie tylko zaoszczędzić czas, ale również utrzymać uwagę zespołu. Agenda spotkania zapewni Ci produktywną dyskusję oraz zadowolenie zespołu. Warto pamiętać, że jeżeli spotkanie odbywa się stacjonarnie, koniecznie należy zadbać o odpowiedni wybór miejsca i uwzględnienie go w planie.