ビジネス英語とは?

ビジネス英語とは

ビジネス英語とは、会社や組織など上下関係のある環境で使われる英語を意味します。

日常英会話とは違ったフォーマルな単語や丁寧な表現を使うことにより、相手に敬意を示すだけでなく、取引を円滑に進めることができます。

また、ビジネス英語で使用される単語数は、日常英会話で使用される単語数よりも多いです。

日常英会話:約1,000~2,000単語
ビジネス英語:約8,000単語

日常英会話で使用される単語をビジネスでも使って会話をすることもできますが、場合によっては幼稚に聞こえてしまったり、洗練されていない印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、いくら日常英会話でも意思疎通できるといっても、ビジネスにふさわしい単語や表現を学んだ方が好ましいと言えます。

ビジネス英語と日常英会話との違い

日常的に話される英会話とビジネス英語は何が違うのでしょうか?

まず第一に、日常会話とビジネスとでは話す内容が大きく違います。
ビジネス英語の会話では、必ず内容に計画や目的があり、よりタスク指向だと言えます。
ビジネスを進めていくためには、話を論理的に組み立てて相手を説得させたり、業務を遂行する必要があります。

次に、ビジネス英語では日常会話よりも丁寧に話す必要があります。
日本語では上下関係を明確に分ける敬語や謙譲語がありますが、「英語には日本語のような敬語の表現はない」と聞いたことがある方が多いと思います。
しかし、英語にも丁寧な表現は存在します。

具体的には、よりフォーマルな単語を使ったり、直接的ではない表現を使ったりします。
具体例を見てみましょう。

日常英会話 ビジネス英語
buy purchase
end terminate
check verify
worry concern
same identical
I'm sorry I apologize
Say hi to... Give my regards to...
Can you...? Could / Would you...?
Can I...? Do you mind if I...?
Thanks. I appreciate it.

日常業務で使うビジネス英語

日常業務で使うビジネス英語

それではさっそく、今日から実践で使える日常業務でのビジネス英語を覚えていきましょう。

ここでは「挨拶」「電話」「Eメール」「会議」「プレゼンテーション」などのシチュエーションに分けて実用的なビジネス英語フレーズをご紹介します。

挨拶編

ビジネス英語の挨拶

一口に挨拶と言っても、日々のちょっとした挨拶や、取引先との挨拶、海外から来訪した上司への挨拶など、さまざまなシチュエーションがありますよね。

よい信頼関係を築くためにも、好印象が残せるような自己紹介や、気の利いた雑談(スモールトーク)を英語でできるように練習しておきましょう。

自己紹介

いくら母国語であっても、いざ自己紹介をするとなると構えてしまう人は少なくありません。
英語での自己紹介は、シンプルで短いものが好まれる傾向があります。
ぜひ、例文を参考に、英語での自己紹介パターンを作ってみてください。

  • Hello, I’m Yukari Watanabe. Please call me “Yuka”.
    こんにちは、渡辺ゆかりと申します。「ユカ」と呼んでください。

  • Hello, I’m Atsushi Tanaka. Everyone calls me “Atsu”.
    こんにちは、田中 敦です。「アツ」と呼ばれています。

  • Hello everyone, my name is Hiroyuki Kobayashi.
    Some people find it hard to pronounce, so feel free to call me “Hiro”.

    みなさんこんにちは、小林裕之と申します。
    人によっては発音がしにくいので、「ヒロ」と呼んでください。

スモールトーク

スモールトーク(small talk)とは、「雑談」を意味します。
初めて会う取引先や、仕事のちょっとした合間のスモールトークは、相手との距離を縮めたり、場を和ませたりする効果があります。
自然でセンスのあるスモールトークを身につけて、仕事の潤滑油として活用していきましょう。

  • How long have you worked here?
    ここでどのくらい働いているんですか?

  • I like your jacket, where did you get it?
    いいジャケットですね、どこで買ったんですか?

  • Where is the best place to get coffee near the office?
    会社の近くでコーヒーを買うのに一番よいところはどこですか?

電話編

ビジネス英語 電話対応

英語での電話対応は、相手の表情が見えない分、対面の会話よりも難易度が高いですよね。

しかし、日本語でもビジネスでの電話対応の決まり文句があるように、英語でも電話対応でよく使われるフレーズがあります。

ここでは、英語で電話を受けるとき・かけるときに使えるフレーズや、レストラン予約で使えるフレーズもご紹介します。

電話を受ける

自分から電話をかけるときよりも、電話を受けるときの方が事前準備ができない分、ハードルが高いと言えるかもしれません。

苦手意識を持っていたとしても、いくつかのフレーズを覚え、繰り返し練習すれば、いざというときにも難なく対応できるようになります。

  • Good morning, Berlitz Japan, this is Sakura Tanaka. How may I assist you?
    おはようございます。ベルリッツ・ジャパンの田中さくらです。ご用件を承ります。

  • May I have your name, please?
    お名前をお伺いできますでしょうか?

  • Hold on, please. I will transfer you to the correct department.
    そのままお待ちください。当該部署におつなぎします。

電話をかける

先に述べたように、電話をかけるときには事前に何を伝えなければならないかを前もって準備することができます。
自分のケースに当てはめて適切な文章を作ってみてください。

  • Hello, my name is Sakura Tanaka. I’m calling from Berlitz Japan.
    こんにちは、ベルリッツジャパンの田中さくらです。

  • Could I speak to (Mr. Jones in Sales), please?
    営業部のジョーンズさん)をお願いできますでしょうか?

  • I’m calling to inquire about (an invoice).
    (請求書)の件でお伺いしたくお電話しました。

予約をする

電話対応といえば、海外出張でレストランやホテルを予約する際に電話をかける機会があるという方も多いかもしれません。

電話で予約をする場合に、気を付けなければならないのは、日時を間違いなく伝えることです。
事前に伝える情報をメモしておくのがよいでしょう。

〈ホテル予約〉

  • Hello, I would like to book a double room for 2 people for 2 nights from the 3rd of February. Do you have any vacancies?
    こんにちは。2名で、ダブルルームを2月3日から2泊予約したいです。空きはありますでしょうか?

  • Hello, I would like to reserve a room for two, on the 1st of June.
    こんにちは。6月1日に2名で部屋を予約したいのですが。

〈レストラン予約〉

  • Hello, I would like to reserve a table for two, today at 7:00 PM.
    こんにちは。今夜7時に2名で席の予約をしたいのですが。

  • Hello, could I make a dinner reservation for two, for tonight, please?
    こんにちは。今夜2名でディナーの予約を取りたいのですが。

Eメール編

ビジネス英語 Eメール

英語のビジネスEメールには決まった型があります。
日本でも、社会人になりたてのときにビジネスメールの書き方を習いますよね。
不慣れなうちはどのように書いたらよいか迷ってしまうかもしれませんが、慣れてしまえば難しくありません。
英語のビジネスメールの基本的な型とフレーズを覚えていきましょう。

宛名

宛名には、宛先の相手との距離感や、役職に配慮してどれを使うのかを選びます。

  • Dear Mr. / Ms. +ラストネーム,

一番フォーマルな印象を与える書き方です。

  • Dear +ファーストネーム,

信頼関係が成り立っている相手に対しては、ファーストネームでも構いません。

  • Dear Sir or Madam,

初めて連絡する際、担当者名が不明の場合にはこのように記載します。

書き出し

初めてメールを送る相手に対しては、日本語でビジネスメールを書くときと同様に、まず、自己紹介から書き出します。
その他、すでに取引のある相手や、社内の同僚に対しては相手を気遣うフレーズを使いましょう。

  • My name is Hiroshi Tanaka and I’m from Berlitz Japan.
    ベルリッツ・ジャパンの田中博と申します。

  • I hope this (E-mail) finds you well.
    お元気でお過ごしでしょうか。

用件

英語のビジネスメールでは、なぜ連絡をしているのか、できるだけ簡潔に用件を述べるようにしましょう。
用件を正確に伝えるために遠回しな言い方は避けるように気を配ることがポイントです。

  • I am writing with regard to confirming the delivery time.
    納期について確認したくご連絡しております。

  • This is to inform you that we have received your payment on April 1st.
    4月1日にご入金の確認ができましたことをご連絡いたします。

結語

日本語の「敬具」にあたる結語は、英語のビジネスメールでは必ず使用されます。
相手の立場や役職によって使い分けるようにしましょう。

〈フォーマル〉

  • Yours sincerely,

  • Sincerely,

〈ややフォーマル〉

  • Best regards,

  • Kind regards,

会議編

ビジネス英語 会議

母国語でない、英語での会議への参加に不安を覚える方は多いかもしれません。
しかし、英語の会議だからといって難しい単語ばかりが使われるわけではありません。
しっかり備えて、積極的に会議に参加していきましょう。

司会進行をする

会議では一般的に、会議の目的や議題を明確にしてから本題に入ります。

  • Good morning, everyone. Shall we get started?
    みなさん、おはようございます。始めましょうか?

  • The purpose of this meeting is to discuss the new project.
    この会議の目的は、新プロジェクトについて話し合うことです。

  • We are here today to discuss the new project.
    本日集まっていただいたのは、新プロジェクトについて議論するためです。

発言をする

日本の文化と異なり、英語圏のビジネスマンは会議で発言をしないと「やる気がない」というネガティブな印象を持たれてしまいます。
謙遜せずに、積極的に意見を共有していきましょう。

  • I thought of a good idea.
    よいアイデアが思いつきました。

  • I came up with a new idea for increasing production.
    生産増大のための新しいアイデアを思いつきました。

  • I just had a new idea.
    新しいアイデアを思いつきました。

議事録を取る

議事録」は英語で “minutes” と言います。
会議での決定事項を正確に記録するために必須な議事録ですが、英語で書くとなると一苦労です。
そこで、英語で議事録作成する際に重要とされる “5W1H” を使ったフレーズをご紹介します。

    1.What(何が)

    • Action items are as follows.
      実施事項は以下のとおりです。

    2.When(いつ)

    • The due date is tomorrow.
      期日は明日です。

    3.Where(どこで・どこに)

    • On his business trip next month, Mr Kato will visit Sapporo, Matsumoto and Nagoya.
      来月の出張で、加藤さんは札幌、松本、名古屋に行きます。

    4.Who / whom(誰が・誰に)

    • Mr. Aoki is responsible for media relations.
      青木さんはメディア対応に責任を持ちます。

    5.Why (なぜ・目的)

    • To clarify project management and administrative procedures.
      プロジェクト管理と管理手順の明確化のため

    6.How / how much / how many(どのように・いくら・いくつ)

  • The total budget has been reduced to 300,000 JPY.
    総予算は30万円に減額されました。

プレゼンテーション編

ビジネス英語  プレゼンテーション

外資系企業に勤める方はもちろん、海外企業に向けてプレゼンをする機会は増えてきているのではないでしょうか?
母国語であっても、人前に立ってプレゼンをするのは緊張するものですよね。
ここでは、初めて英語でプレゼンに挑む人のために、実践で使える英語のフレーズや流れをご説明します。

オープニング

プレゼンの出だしとなるオープニングでは、挨拶から始まり、目的、所要時間、質疑応答についてなど、全体の概要を説明します。

  • Thank you for making the effort to come today.
    本日はお越しいただき、ありがとうございます。

  • Today, I would like to talk to you about (product innovation).
    本日は弊社の製品の新技術に関して説明したいと思います。

  • There are three things I’d like to cover today. Firstly, I will talk about (our new technology). Then I will explain (new product features). Finally, I will describe (our new pricing system).
    プレゼンテーションは3部に構成されており、まず(弊社の新しいテクノロジー)、次に(製品の特長)について、最後に(新プライシングシステム)についてご説明いたします。

  • This presentation will take about one hour.
    プレゼンテーションは1時間くらいかかります。

  • We’ll have a Q&A session at the end of the presentation.
    プレゼンテーションが一通り終わってから質疑応答時間を行います。

本題

オープニングを終えたら、いよいよ本題に入ります。
オープニングで用いた例文のように、“First…” “Then…” “Finally…” といった「連結フレーズ」を活用することで、聴衆も得た情報を整理しやすく、伝わりやすいプレゼンになります。

  • I’d like to start by looking at (our new technology).
    まず最初に(私たちの新しい技術)について説明します。

  • Next, I’d like to talk about (new product features).
    次に(製品の特長)についてお話しいたします。

  • Let’s move on to (our new pricing system).
    次に(我々の新しいプライシングシステム)についてお話しいたします。

質疑応答

多くの場合、プレゼンの最後に質疑応答の機会が設けられます。
質疑応答への入り方や、答えるのが難しい質疑への回答フレーズを覚えていきましょう。

  • If you have any questions, I’d be happy to answer them now.
    ご質問があれば、お答えいたします。

  • That’s a really good question.
    とてもよい質問ですね。

  • To be honest, I don’t really know. Could I get back to you about that?
    正直なところ、分かりかねます。後ほどお返事してもよろしいですか?

クロージング

本題を終え、クロージングに入ります。
クロージングでは、重要なポイントを繰り返して強調することが重要です。
流れとしては、プレゼンの終わりを告げ、本日の概要・結論を述べ、清聴に感謝をして締めくくります。

  • We are coming to the end of today’s presentation.
    本日のプレゼンテーションの最後になります。

  • That concludes my presentation. However, I’d like to quickly summarize the main points again.
    これで私のプレゼンテーションを終えたいと思います。しかし、改めて主要なポイントを簡潔にまとめさせていただきます。

  • In conclusion, (you can see that changes in technology are transforming our business).
    結論は、(テクノロジーは私たちのビジネスにおいて変容が見られます。)

  • Thank you very much for your interest and attention.
    ご関心とご清聴をありがとうございます。

知っておくと便利なビジネス用語

ビジネス英語  用語

ビジネスでは、あらゆる場面でビジネス用語が用いられています。
英語にも多くのビジネス用語が存在し、その業界ならではの専門用語も存在します。
はじめのうちは覚えるだけで一苦労かもしれませんが、知っていると業務の効率も上がります。ぜひ、少しずつでも覚えるようにしてみてください。

部署名

みなさんは、英語で部署名をスラスラと言えますか?
英語の部署名は、会社や組織によって大きく異なりますが、ここでは一般的に使われている部署名をご紹介します。

  • 総務部:General affairs department

  • 経理部:Accounting department

  • 人事部:Human resource department (HR)

  • 営業部:Sales department

  • 広報部:Public relations department (PR)

役職名

役職は英語で “Title” と言います。
役職名も組織によって異なり、正解が一つではないことに注意が必要です。
例えば、下記のように「部長」は一般的に “General manager” と記載されますが、アメリカでは “Vice president” と表記されることもあります。

  • 会長:Chairman / Chairperson

  • 社長:President

  • 役員:Board member

  • 常務:Managing director

  • 部長:General manager / Vice president 

略語

ビジネス英語では、略語も多く利用されています。
見たことはあるけど、意味を知らなかった、というものもあるのではないでしょうか?
効率的なメールのやり取りのためにも、頻出する略語をマスターしていきましょう。

  • FYI (For your information):ご参考までに

  • FYR (For your reference) :ご参考までに

  • TBD (To be determined):未確定

  • WFH (Work from home):在宅勤務

  • n/a (not applicable):当てはまらない・適用せず

  • p.p. (per procurationem):代理にて

ジャーゴン

ジャーゴン (Jargon) とは、「専門用語」や「業界用語」を意味します。
ビジネスシーンで使われるジャーゴンをご紹介します。

  • Best practice

“Best practice” とは、ビジネスにおいて最良の結果が生み出され、広く採用されるのに最も優れた手順や方法を意味します。

(例)

The current best practice of this model is likely to become outdated.
このモデルの現在のベストプラクティスは時代遅れになる可能性があります。

  • In the loop

“In the loop” は「(グループのメンバーになって)最新情報を提供する」という意味です。

(例)

Please keep me in the loop when discussing the delivery time.
納期について議論する際は、私も参加させてください。

  • Action points

“Action point” とは、会議で決定事項として確定したものの中から実行に移すべき項目を指します。議事録の中に “action points” として記載されます。

(例)

As an action point for this month, our team will have the Q4 wrap-up meeting.
今月のアクションポイントとして、私たちのチームは第4四半期の総括会議を行います。 

知っておくと便利なビジネスフレーズ

ビジネス英語のフレーズ

英語での実務をする上で、便利なビジネスフレーズにはどんなものがあるのでしょうか?
いざというときに役に立つ、すぐに使える英語のビジネスフレーズをご紹介します。

依頼をする

ビジネスシーンでは、社内・社外問わず、欠かすことのできない「依頼」のフレーズ。
言い方を間違ってしまうと、相手に不快感を与えて業務に影響が出てしまうことも。
丁寧な表現を覚えていきましょう。

  • Could you send the quotation for the airfreight by the end of the day?
    本日の終わりまでに航空貨物料金の見積りを送っていただけますか?

  • Is it possible for you to book the board room for Monday morning for me?
    月曜日の朝、会議のために役員室の予約を取っていただくことは可能ですか?

  • Would you mind calling me back at your earliest convenience?
    ご都合がつき次第早く、折り返しお電話いただいてもよろしいでしょうか?

感謝をする

ビジネスでは何かとお礼を述べる機会が多いものですが、一辺倒に “Thank you” ばかりを使ってしまっていませんか?
感謝を述べるフレーズのバリエーションを持っていると、きっとよりよい人間関係構築に役立つでしょう。

  • I would like to thank you for your support with the new project.
    新プロジェクトにおいてご尽力いただき、ありがとうございました。

  • I appreciate your assistance.
    あなたの支援に感謝します。

  • We are very grateful for the help you have provided.
    あなたの助力に大変感謝しています。

謝罪をする

ビジネスで思わぬ問題が発生したとき、少しでも早くお詫びの気持ちを伝えることが重要です。
適切に謝罪をしなければ、誠意が伝わらなかったり、会社全体の信頼を失ってしまったりと、大きなトラブルに発展しかねません。

特に海外の取引先とはメールでのやり取りが多いため、適切な謝罪の言葉を述べられるようにビジネスにおける謝罪のフレーズを学んでおきましょう。

  • We are terribly sorry for the delayed delivery.
    納期が遅れ、大変申し訳ございません。

  • We sincerely apologize for the inconvenience this has caused.
    この度はご不便をおかけして大変申し訳ございません。

  • We deeply regret the misunderstandings.
    誤解を招き、大変申し訳ございません。

まとめ

今回は、ビジネスでのさまざまな場面で使えるフレーズをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

意外と難しい単語は使わずとも、すでに知っている単語を組み合わせるだけでビジネスでもプロフェッショナルな印象を与える表現をすることができます。

ぜひ、実務で使ってみて、コミュニケーションの幅を広げていきましょう。

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