【ビジネス英語】今日から業務で使えるフレーズや用語

ビジネス英語と日常英会話との違い

日常的に話される英会話とビジネス英語は何が違うのでしょうか？

まず第一に、日常会話とビジネスとでは話す内容が大きく違います。
ビジネス英語の会話では、必ず内容に計画や目的があり、よりタスク指向だと言えます。
ビジネスを進めていくためには、話を論理的に組み立てて相手を説得させたり、業務を遂行する必要があります。

次に、ビジネス英語では日常会話よりも丁寧に話す必要があります。
日本語では上下関係を明確に分ける敬語や謙譲語がありますが、「英語には日本語のような敬語の表現はない」と聞いたことがある方が多いと思います。
しかし、英語にも丁寧な表現は存在します。

具体的には、よりフォーマルな単語を使ったり、直接的ではない表現を使ったりします。
具体例を見てみましょう。

自己紹介

いくら母国語であっても、いざ自己紹介をするとなると構えてしまう人は少なくありません。
英語での自己紹介は、シンプルで短いものが好まれる傾向があります。
ぜひ、例文を参考に、英語での自己紹介パターンを作ってみてください。

• Hello, I’m Yukari Watanabe. Please call me “Yuka”.
  こんにちは、渡辺ゆかりと申します。「ユカ」と呼んでください。

• Hello, I’m Atsushi Tanaka. Everyone calls me “Atsu”.
  こんにちは、田中 敦です。「アツ」と呼ばれています。

• Hello everyone, my name is Hiroyuki Kobayashi.
  Some people find it hard to pronounce, so feel free to call me “Hiro”.
  みなさんこんにちは、小林裕之と申します。
  人によっては発音がしにくいので、「ヒロ」と呼んでください。

スモールトーク

スモールトーク（small talk）とは、「雑談」を意味します。
初めて会う取引先や、仕事のちょっとした合間のスモールトークは、相手との距離を縮めたり、場を和ませたりする効果があります。
自然でセンスのあるスモールトークを身につけて、仕事の潤滑油として活用していきましょう。

• How long have you worked here?
  ここでどのくらい働いているんですか？

• I like your jacket, where did you get it?
  いいジャケットですね、どこで買ったんですか？

• Where is the best place to get coffee near the office?
  会社の近くでコーヒーを買うのに一番よいところはどこですか？

宛名

宛名には、宛先の相手との距離感や、役職に配慮してどれを使うのかを選びます。

• Dear Mr. / Ms. ＋ラストネーム,

一番フォーマルな印象を与える書き方です。

• Dear ＋ファーストネーム,

信頼関係が成り立っている相手に対しては、ファーストネームでも構いません。

• Dear Sir or Madam,

初めて連絡する際、担当者名が不明の場合にはこのように記載します。

書き出し

初めてメールを送る相手に対しては、日本語でビジネスメールを書くときと同様に、まず、自己紹介から書き出します。
その他、すでに取引のある相手や、社内の同僚に対しては相手を気遣うフレーズを使いましょう。

• My name is Hiroshi Tanaka and I’m from Berlitz Japan.
  ベルリッツ・ジャパンの田中博と申します。

• I hope this (E-mail) finds you well.
  お元気でお過ごしでしょうか。

用件

英語のビジネスメールでは、なぜ連絡をしているのか、できるだけ簡潔に用件を述べるようにしましょう。
用件を正確に伝えるために遠回しな言い方は避けるように気を配ることがポイントです。

• I am writing with regard to confirming the delivery time.
  納期について確認したくご連絡しております。

• This is to inform you that we have received your payment on April 1st.
  4月1日にご入金の確認ができましたことをご連絡いたします。

結語

日本語の「敬具」にあたる結語は、英語のビジネスメールでは必ず使用されます。
相手の立場や役職によって使い分けるようにしましょう。

〈フォーマル〉

• Yours sincerely,

• Sincerely,

〈ややフォーマル〉

• Best regards,

• Kind regards,

オープニング

プレゼンの出だしとなるオープニングでは、挨拶から始まり、目的、所要時間、質疑応答についてなど、全体の概要を説明します。

• Thank you for making the effort to come today.
  本日はお越しいただき、ありがとうございます。

• Today, I would like to talk to you about (product innovation).
  本日は弊社の製品の新技術に関して説明したいと思います。

• There are three things I’d like to cover today. Firstly, I will talk about (our new technology). Then I will explain (new product features). Finally, I will describe (our new pricing system).
  プレゼンテーションは3部に構成されており、まず（弊社の新しいテクノロジー）、次に（製品の特長）について、最後に（新プライシングシステム）についてご説明いたします。

• This presentation will take about one hour.
  プレゼンテーションは1時間くらいかかります。

• We’ll have a Q&A session at the end of the presentation.
  プレゼンテーションが一通り終わってから質疑応答時間を行います。

本題

オープニングを終えたら、いよいよ本題に入ります。
オープニングで用いた例文のように、“First…” “Then…” “Finally…” といった「連結フレーズ」を活用することで、聴衆も得た情報を整理しやすく、伝わりやすいプレゼンになります。

• I’d like to start by looking at (our new technology).
  まず最初に（私たちの新しい技術）について説明します。

• Next, I’d like to talk about (new product features).
  次に（製品の特長）についてお話しいたします。

• Let’s move on to (our new pricing system).
  次に（我々の新しいプライシングシステム）についてお話しいたします。

質疑応答

多くの場合、プレゼンの最後に質疑応答の機会が設けられます。
質疑応答への入り方や、答えるのが難しい質疑への回答フレーズを覚えていきましょう。

• If you have any questions, I’d be happy to answer them now.
  ご質問があれば、お答えいたします。

• That’s a really good question.
  とてもよい質問ですね。

• To be honest, I don’t really know. Could I get back to you about that?
  正直なところ、分かりかねます。後ほどお返事してもよろしいですか？

クロージング

本題を終え、クロージングに入ります。
クロージングでは、重要なポイントを繰り返して強調することが重要です。
流れとしては、プレゼンの終わりを告げ、本日の概要・結論を述べ、清聴に感謝をして締めくくります。

• We are coming to the end of today’s presentation.
  本日のプレゼンテーションの最後になります。

• That concludes my presentation. However, I’d like to quickly summarize the main points again.
  これで私のプレゼンテーションを終えたいと思います。しかし、改めて主要なポイントを簡潔にまとめさせていただきます。

• In conclusion, (you can see that changes in technology are transforming our business).
  結論は、（テクノロジーは私たちのビジネスにおいて変容が見られます。）

• Thank you very much for your interest and attention.
  ご関心とご清聴をありがとうございます。

依頼をする

ビジネスシーンでは、社内・社外問わず、欠かすことのできない「依頼」のフレーズ。
言い方を間違ってしまうと、相手に不快感を与えて業務に影響が出てしまうことも。
丁寧な表現を覚えていきましょう。

• Could you send the quotation for the airfreight by the end of the day?
  本日の終わりまでに航空貨物料金の見積りを送っていただけますか？

• Is it possible for you to book the board room for Monday morning for me?
  月曜日の朝、会議のために役員室の予約を取っていただくことは可能ですか？

• Would you mind calling me back at your earliest convenience?
  ご都合がつき次第早く、折り返しお電話いただいてもよろしいでしょうか？

感謝をする

ビジネスでは何かとお礼を述べる機会が多いものですが、一辺倒に “Thank you” ばかりを使ってしまっていませんか？
感謝を述べるフレーズのバリエーションを持っていると、きっとよりよい人間関係構築に役立つでしょう。

• I would like to thank you for your support with the new project.
  新プロジェクトにおいてご尽力いただき、ありがとうございました。

• I appreciate your assistance.
  あなたの支援に感謝します。

• We are very grateful for the help you have provided.
  あなたの助力に大変感謝しています。

謝罪をする

ビジネスで思わぬ問題が発生したとき、少しでも早くお詫びの気持ちを伝えることが重要です。
適切に謝罪をしなければ、誠意が伝わらなかったり、会社全体の信頼を失ってしまったりと、大きなトラブルに発展しかねません。

特に海外の取引先とはメールでのやり取りが多いため、適切な謝罪の言葉を述べられるようにビジネスにおける謝罪のフレーズを学んでおきましょう。

• We are terribly sorry for the delayed delivery.
  納期が遅れ、大変申し訳ございません。

• We sincerely apologize for the inconvenience this has caused.
  この度はご不便をおかけして大変申し訳ございません。

• We deeply regret the misunderstandings.
  誤解を招き、大変申し訳ございません。