How to start, write and sign off an email in French: A useful guide

Emails have become part of our daily life. Personal or professional, there’s no way to avoid them, unless you end up on a remote island. Although, I bet you wish you could write an email if you were on THAT island!

In many settings, emails have replaced letters. After all, they are much faster and straight to the point. But if you feel nostalgic, don’t miss our article on How to write a letter in French!

Anyway, you get my point. In our increasingly globalized society, effective communication across borders and cultures has become essential.

Knowing how to write an email in French will:

• help you to engage in enhanced intercultural communication, in both your personal and professional life.
• expand your academic and professional horizons. After all, French is the official language of numerous international organizations such as the United Nations, UNESCO, and the International Red Cross. Shall I mention Eurovision?
• allow you to access a wealth of knowledge, resources, and collaborative opportunities in various fields.
• send funny GIFs and memes to your francophone friends. By the way, do you know the difference between a Macron and a macaron?
• and much more!

Therefore, writing an email in French is not merely about linguistic proficiency; it is about building bridges, fostering connections, and embracing cultural diversity.

Convinced? Keep reading!

Table of contents

• How to write an email in French
• Formatting a formal or business email
• How to write a formal or business email, including email etiquette
• Email greetings in French
• How to start an email
• How to end and sign off a formal email
• Examples of business emails

How to write an email in French

Writing an email in French differs from English in several aspects, including layout, tone, formalities, and etiquette. Here's a breakdown of the key differences:

Layout:

• Salutation and closing: There are very specific expressions you should use when opening or closing an email in French, especially in a professional environment. We’ll come back to that later.
• Signature: In French, it is common to sign off with your full name and position/title. In English, signing off with just your first name is more common.

Tone:

• Formality: French emails tend to be more formal than English emails.
• Politeness: French culture places a strong emphasis on politeness. But wait, aren’t French people rude?

Formalities and etiquette:

• Addressing the recipient: In French, it is common to use titles such as "Monsieur" (Mr.), "Madame" (Mrs.), or "Mademoiselle" (Miss) followed by the recipient's last name. In English, you typically use the recipient's first name or a more casual form of address.
• Respectful language: French emails often use formal language, especially when addressing someone older, of higher rank, or with whom you are not familiar. The use of "vous" (you, formal) is more common, whereas "tu" (you, informal) is used sparingly.

In doubt, especially in a professional or formal context, stick to politeness, even if it might sound a bit cold and rigid to you.

This is better accepted in France than excessive familiarity that might be answered with: “On a pas gardé les cochons ensemble !” (in my native Alps, it’s cows we haven’t kept together). More animals in French here.

Key email writing vocabulary and phrases to keep in mind

Formatting a formal or business email in French

To format the layout of an email, you can follow these generic guidelines:

• 1. Subject Line
• 2. Salutation
• 3. Introduction (avoid to get to the point right away)
• 4. Main Content
• 5. Closing with a polite greeting
• 6. Signature with title and contact information if applicable
• 7. Proofread

Formal emails tend to be shorter than informal emails, but it all depends on the matter discussed.

Formal emails often include references to things like folio numbers, reference numbers, job ad numbers, etc. It’s a good idea to add these in the subject line, and again within the email (for example in the introduction).

How to write a formal or business email in French, including email etiquette

Writing a formal email in French requires attention to detail and adherence to certain etiquette rules. Here are some tips to help you compose a professional and polite one:

Use a formal greeting:

Begin your email with a formal salutation, such as the ones in the table below.

Maintain a polite tone:

French culture places importance on politeness and respect. Use courteous phrases such as the ones in the table below.

Use appropriate language:

Keep your language formal and professional. Avoid using slang, colloquial expressions, or informal abbreviations. Instead, use complete sentences and choose your words carefully.

Structure your email:

Organize your email into paragraphs with clear headings or sections. Begin with an introduction, move on to the main content, and end with a conclusion or a call to action. Use connectors such as "D'abord" (Firstly), "Ensuite" (Next), and "En conclusion" (In conclusion) to make your writing coherent and structured.

Pay attention to grammar and spelling:

French grammar and spelling are important. Proofread your email carefully for any errors or typos. Ensure that your verbs, adjectives, and articles agree in gender and number.

Use formal closing phrases:

End your email with a formal closing such as the ones in the table below.

Include a professional email signature.

It creates a sense of trust, legitimacy and professionalism.

Email subject lines in French

As in any language, your subject line should be short and straight to the point. And, if possible, make it enticing, so your recipient actually opens your email!

However, — and unfortunately for me, who worked in the marketing industry for years — the French language is not as straightforward as English. If you need to shorten some words, check out these abbreviations in French.

Email greetings in French

As mentioned, etiquette is very important in the French business environment. And it’s even more important when starting an email, as this is the first impression your reader will get.

For example, while you may use “cher” and “chère” (dear), this is less customary in a business setting than in English.

Use one of the greetings below to démarrer du bon pied !

How to start an email in French

When writing a formal email, you should avoid getting straight to the point. Use something like “Je me permets de vous contacter”, “J’aurais souhaité”, or one of the start lines below.

How to end and sign off a formal email in French

While starting an email properly is key to creating a good impression, signing off an email in French the right way is equally important for this good impression to last!

Spoiler alert: Pompous vocab ahead! I said pompous, not arrogant…

Email signatures in French

In your signature, below your name, provide your professional contact information, such as your job title, company name, phone number, and email address. Just like you would do on a business card. This helps the recipient identify you and contact you if needed.

Of course, it’s even better if you have a logo/artwork with all this information.

Examples of business emails in French

Example of a formal thank you email

Objet : Remerciements pour votre collaboration

Madame [name],

Par la présente, je tiens à exprimer ma profonde gratitude pour notre récente collaboration. Votre contribution précieuse a joué un rôle déterminant dans la réussite de notre projet.

Je tiens également à souligner votre courtoisie et votre disponibilité tout au long de notre collaboration.

Votre approche professionnelle et amicale a créé une atmosphère de travail agréable et productive.

Encore une fois, je tiens à vous remercier sincèrement pour votre contribution précieuse. J'espère sincèrement avoir l'occasion de collaborer à nouveau à l'avenir.

Cordialement,

[Signature]

Example of a formal request email

Objet : Demande de partnariat

Monsieur [name],

Je me permets de vous contacter afin de vous présenter une demande de partenariat.

Je sollicite votre aimable assistance pour nous accompagner dans notre projet de développement à l’international.

Si vous avez besoin de plus d'informations ou de documents complémentaires pour traiter cette demande, je me tiens à votre entière disposition pour vous les fournir dans les plus brefs délais.

Je vous serais extrêmement reconnaissant(e) si vous pouviez donner suite à ma demande dès que possible. Votre coopération précieuse contribuera grandement à notre réussite mutuelle.

Je vous remercie sincèrement de votre attention et de votre considération.

Dans l’attente de votre réponse, veuillez accepter l’expression de mes sentiments les meilleurs.

[Signature]

Example of a formal welcome or introduction email

Objet : Bienvenue chez [company name]

Cher/Chère [name],

Au nom de toute l'équipe, je tiens à vous souhaiter la bienvenue parmi nous.

Nous sommes ravis de vous accueillir a et nous sommes convaincus que votre expertise et votre contribution seront des atouts précieux pour notre entreprise.

Nous mettrons tout en œuvre pour faciliter votre intégration et pour vous soutenir dans votre nouveau rôle. N'hésitez pas à vous adresser à moi ou à tout autre membre de l'équipe si vous avez des questions, des préoccupations ou si vous avez besoin d'aide.

Une fois de plus, je tiens à vous souhaiter la bienvenue. Nous sommes impatients de commencer cette nouvelle étape de notre parcours professionnel ensemble.

Cordialement,

[Signature]

Example of a formal written warning email

Objet : Avertissement formel

Monsieur [name],

Je me permets de vous contacter pour vous informer que des préoccupations sérieuses ont été soulevées concernant votre attitude au travail.

Il est de notre responsabilité de maintenir un environnement de travail respectueux et professionnel pour tous les membres de notre équipe. Malheureusement, les récentes observations ont révélé des écarts inacceptables par rapport à nos normes et à nos attentes.

Je tiens à souligner que nous prenons cette situation très au sérieux. Nous souhaitons remédier à ce problème de manière constructive et efficace. Par conséquent, je vous demande instamment de prendre les mesures nécessaires pour corriger votre comportement et vous conformer pleinement aux politiques et aux valeurs de notre entreprise.

Nous sommes prêts à vous soutenir dans votre évolution et à vous fournir les ressources nécessaires pour vous aider à surmonter ces difficultés.

Je vous demande donc de considérer cette mise en garde comme une opportunité de rectifier la situation et de rétablir un climat de travail positif et harmonieux.

Je reste à votre disposition pour discuter de cette question plus en détail, si nécessaire. J'espère sincèrement que nous pourrons travailler ensemble pour résoudre ce problème et préserver nos relations professionnelles.

Cordialement,

[Signature]

Example of a formal sales/promotional email

Objet : Présentation de notre offre commerciale exclusive

Madame [name],

Je me permets de vous contacter pour vous présenter notre offre commerciale exclusive, conçue spécialement pour répondre à vos besoins spécifiques.

Chez [company name], nous sommes conscients de l'importance de trouver des solutions efficaces et adaptées pour favoriser votre croissance et votre réussite. C'est pourquoi nous avons développé une offre complète qui offre une valeur ajoutée significative à votre entreprise.

Ces solutions ont été conçues en tenant compte des meilleures pratiques du secteur et sont adaptées à votre secteur d'activité.

En travaillant avec nous, vous bénéficierez d'un accompagnement personnalisé de notre équipe d'experts, d'une qualité de service exceptionnelle et d'un engagement envers votre satisfaction.

Je vous invite à examiner attentivement notre proposition commerciale jointe, qui détaille toutes les informations pertinentes sur notre offre, y compris les tarifs, les conditions et les modalités.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de votre projet spécifique, n'hésitez pas à me contacter directement.

Nous sommes impatients de travailler avec vous et de contribuer à votre succès commercial.

En attendant une réponse de votre part, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Example of a referral email

Objet : Recommandation

À qui de droit,

Je me permets de vous contacter pour vous recommander chaleureusement [name], une personne exceptionnelle avec qui j'ai eu le plaisir de travailler.

Au cours de notre collaboration, j'ai pu apprécier les compétences, le professionnalisme et l'engagement de [name], ainsi que son expertise dans le secteur.

Je suis convaincu(e) qu’il/elle serait un atout précieux pour votre entreprise.

Si vous avez des questions supplémentaires ou si vous souhaitez obtenir plus d'informations, n’hésitez pas à revenir vers mois.

Je vous remercie de votre attention et de votre considération. Je suis convaincu(e) que [name] sera une excellente contribution à votre équipe.

Cordialement,

[Signature]

Now, you know how to start and how to end an email in French — and everything in between.

And this article, too, has come to an end.

But remember, it doesn't have to be all seriousness and formality. Sprinkle some French flair, add a touch of humor, and let your personality shine through your emails.

So grab your beret, sip on a café au lait, and let your keyboard dance to the rhythm of French words. Your emails will be magnifiques, and your recipients will be enchantés by your bilingual brilliance.

Last but not least, don’t miss our article on French business etiquette, to be fully equipped with the knowledge and skills to write a formal email in French like a pro.